Использование Microsoft Access на предприятии

Если в базе данных уже существуют ранее созданные таблицы, на третьем  шаге мастер поможет связать создаваемую  таблицу с уже созданными. Для  связывания создаваемой таблицы  с другими таблицами базы данных выбирают из списка уже существующих в базе данных таблиц таблицу, с которой  можно было ее связать, и нажимается кнопка Связи. На экране откроется окно диалога «Связи». В нем по умолчанию  выбрана опция «Таблицы не связаны». Устанавливается один из двух возможных  типов создаваемых связей и кнопка ОК.

После того как указана вся необходимая  информация для создания таблицы. На следующем шаге указывается режим  дальнейшей работы:

Изменение структуры таблицы —  после завершения работы мастера  на экране открывается режим конструктора для возможной модификации созданной  структуры таблицы;

Непосредственный ввод данных в  таблицу — после завершения работ  мастера на экране открывается режим  таблицы, позволяющий приступить к  вводу данных в таблицу;

Ввод данных в таблицу с помощью  формы, создаваемой мастером — после  завершения работы мастера на экране открывается экранная форма ввода  информации в созданную таблицу.

Установив требуемый режим, необходимо нажать кнопку Готово. Этим шагом запускается  мастер на формирование таблицы. После  завершения этого процесса в зависимости  от выбранной опции на экране откроется  окно конструктора таблицы, окно просмотра  таблицы, или экранная форма ввода  данных в таблицу.

 

Создание таблицы в  окне конструктора

Создание таблиц в окне конструктора предоставляет более широкие  возможности по определению параметров создаваемой таблицы. Есть возможность  перейти в конструктор таблиц из мастера по созданию таблицы или  же непосредственно из окна диалога  «Новая таблица», выбрав из списка вариантов значение Конструктор, и нажав кнопку ОК. В результате выполнения этих действий откроется окно конструктора таблицы.

В верхней части окна диалога  находится таблица, которая содержит следующие атрибуты создаваемой  таблицы: наименование поля, тип данных и описание. Кроме этих основных атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми  в нижней части конструктора и  определяющими условия ввода  данных. Наименование каждого из полей  таблицы, как правило, выбирается произвольно, но таким образом, чтобы отразить характер информации, которая будет  храниться в данном поле. Тип поля определяется типом данных, хранящихся в этом поле.

 

Создание таблицы с  помощью мастера

MS Access содержит целый ряд таблиц, использование которых возможно  в качестве прототипов требуемых  таблиц. При использовании мастера  можно не только сэкономить  время на создании таблиц, но  и обеспечить стандартные имена  и типы данных полей таблиц.

Для того чтобы вызвать мастера  для создания таблицы, в окне диалога  «Новая таблица» выбирают опцию Мастер таблиц и нажимают кнопку ОК. На экране откроется окно диалога, представив необходимый материал для работы.

В левой части окна диалога находится  список «Образцы таблиц». При выборе таблицы из этого списка меняется расположенный рядом список «Образцы полей», содержащий предлагаемые образцы  полей для выбранной таблицы.

Сначала необходимо из списка «Образцы таблиц» выбрать прототип таблицы, которая похожа на создаваемую таблицу. Затем из списка «Образцы полей» выбирают поля таблицы и размещают их в  списке Поля новой таблицы.

Выбор таблиц и полей для выбранной  таблицы. Кнопки выбора полей.

Для выбора полей используются кнопки со стрелками, которые расположены  правее списка «Образцы полей».

Используя кнопку «Переименовать поле», можно в случае необходимости  изменить наименование любого из выбранных  полей в списке Поля новой таблицы. Сформировав список полей создаваемой  таблицы, нажать кнопку «Далее».

Заметьте, что при использовании  мастера таблиц нет необходимости  заботиться о типах данных. Когда  выбирается поле из списка «Образцы полей», мастер предполагает, что он знает, какой тип данных подойдет. После  того как таблица создана, можно  перейти в режим конструктора таблиц и посмотреть, какие типы данных выбрал мастер для полей.

На следующем шаге создания таблицы  задаётся имя таблицы и определяется ключевое поле.

Мастер предлагает свой вариант  имени, который можно принять, нажав  клавишу Tab. Если мы хотим присвоить  таблице какое-либо другое имя, необходимо ввести его в текстовое поле.

Теперь можно указать мастеру, чтобы он автоматически подобрал для таблицы первичный ключ, и  нажать кнопку Далее для перехода в следующее окно диалога.

Если в базе данных уже существуют ранее созданные таблицы, на третьем  шаге мастер поможет связать создаваемую  таблицу с уже созданными. Для  связывания создаваемой таблицы  с другими таблицами базы данных выбирают из списка уже существующих в базе данных таблиц таблицу, с которой  можно было ее связать, и нажимается кнопка Связи. На экране откроется окно диалога «Связи». В нем по умолчанию  выбрана опция «Таблицы не связаны». Устанавливается один из двух возможных  типов создаваемых связей и кнопка ОК.

После того как указана вся необходимая  информация для создания таблицы. На следующем шаге указывается режим  дальнейшей работы:

Изменение структуры таблицы —  после завершения работы мастера  на экране открывается режим конструктора для возможной модификации созданной  структуры таблицы;

Непосредственный ввод данных в  таблицу — после завершения работ  мастера на экране открывается режим  таблицы, позволяющий приступить к  вводу данных в таблицу;

Ввод данных в таблицу с помощью  формы, создаваемой мастером — после  завершения работы мастера на экране открывается экранная форма ввода  информации в созданную таблицу.

Установив требуемый режим, необходимо нажать кнопку Готово. Этим шагом запускается  мастер на формирование таблицы. После  завершения этого процесса в зависимости  от выбранной опции на экране откроется  окно конструктора таблицы, окно просмотра  таблицы, или экранная форма ввода  данных в таблицу.

 

Ввод  и корректировка данных с помощью  формы

Формы являются специальными окнами, которые позволяют обслуживать  базу данных более эффективно, чем  при табличном представлении  информации. Примером служит форма  «Таблица 1». В форме «Таблица 1» перечислены все таблицы и имеются текстовые поля для ввода значений. В нижней части формы находятся четыре кнопки навигации( как в окне таблицы), с помощью которых можно легко перемещаться по записям таблицы. Для перемещения внутри записи удобно использовать клавиши «стрелки». Эти кнопки позволяют добавить в таблицу новую запись.

С помощью формы вводятся данные в таблицу: Таблица1 данные. Для перехода от формы к таблице выполняется команда Вид-Режим таблицы. Чтобы вернуться к форме, следует выполнить Вид-Режим формы.

 

Создание базы данных

Реляционные базы данных (БД) представляют связанную между собой совокупность таблиц-сущностей базы данных (ТБД). Связь между таблицами может находить свое отражение в структуре данных, а может только подразумеваться, то есть присутствовать на неформализованном уровне. Каждая таблица БД представляется как совокупность строк и столбцов, где строки соответствуют экземпляру объекта, конкретному событию или явлению, а столбцы - атрибутам (признакам, характеристикам, параметрам) объекта, события, явления. При практической разработке БД таблицы-сущности зовутся таблицами, строки-экземпляры - записями, столбцы-атрибуты - полями.

Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит  в том, что можно хранить логически  сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между  ними, объединяя их в единую базу. Такая организация данных позволяет  уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов.

Для решения поставленной задачи принята  схема базы данных, представленная на рисунке. Для открытия схемы данных необходимо выбрать команду «Схема данных» в меню «Сервис». В данной схеме представлена взаимосвязь  всех таблиц базы данных и отношения  между ними.

Составляющими базу данных являются три таблицы, из которых:

1. Справочник продукции – содержит информацию о товарах;
2. Объёмы реализованной продукции – содержит информацию о реализованном количестве продукции за каждый месяц;
3. Остатки – содержит информацию об остатках не реализованного товара.

Для создания таблицы в  режиме конструктора необходимо:

1. открыть базу данных;
2. на вкладке «Таблицы» выбрать «Создание таблицы в режиме конструктора», откроется окно конструктора;
3. ввести имена полей таблицы и выбрать тип данных для каждого поля;
4. изменить свойства полей, если это необходимо;
5. выбрать ключевое поле, если это необходимо;
6. выполнить «Файл»®»Сохранить» и сохранить таблицу, при этом если ключевое поле не было выбрано, Access предложит его создать;
7. закрыть таблицу.

Ниже описана структура  таблиц «Справочник продукции», «Объёмы  реализованной продукции».

Таблица «Справочник продукции» предназначена для однозначной  идентификации товара номером и  хранения данных о товаре. Структура  таблицы представлена в Ошибка! Источник ссылки не найден..

Таблица 1 - Структура таблицы «Справочник продукции»

Тип данных	Применение	Поле
Текстовый	Текст или числа, не требующие  проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 знаков)	Код продукции, наименование, склад.
Дата\Время	Для хранения календарных  дат и текущего времени	Дата изготовления, срок годности.

Эта таблица была создана  для полного предоставления информации о реализованной продукции, путем  ввода данных из первичных источников. Создание данной таблицы полностью идентично созданию таблицы «Остатки» за исключением графы «Цена».

 

Установка связей между таблицами

Вся необходимая работа осуществляется в специальном окне Схема данных, которое открывается кнопкой на панели инструментов или командой Сервис → Схема данных.

Одновременно с открытием  окна Схема данных открывается диалоговое окно Добавление таблицы, из которого выбираются таблицы, между которыми создаются связи.

Добавление таблиц осуществляется выделением их в списке и щелчком  на кнопке Добавить. После добавления всех необходимых таблиц, окно Добавление таблиц, закрывается щелчком на кнопке Закрыть.

В итоге в окне Схема данных будут представлены все таблицы, создаваемой базы данных со списками своих полей. Ключевые поля выделены жирным шрифтом.

Определение связи по простому ключу. Для установки связи по простому ключу выделяется Первичный ключ в родительской таблице и затем мышкой перетаскивается на дочернюю (подчиненную) таблицу. После того как кнопка мыши отпускается, появляется диалоговое окно Изменение связей, в котором видно по каким полям устанавливается связь. В этом же окне обеспечивается целостность БД, отметкой параметров Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.

После нажатия кнопки Создать между таблицами будет установлена связь Один ко многим, обозначенная на схеме как 1 : µ.

Определение связей по составному ключу. Установить такую связь между таблицами можно по составному ключу. Для этого нужно в главной (родительской) таблице, при нажатой кнопке Shift, выделить поля, входящие в составной ключ и перетащить их на подчиненную таблицу. Далее в правой половине окна Изменение связей выбрать соответствующие поля подчиненной таблицы, которые будут соответствовать частям составного ключа родительской таблицы. Список полей появится при щелчке мышью на соответствующем поле. Необходимо отметить также параметры Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.

Создание запросов

Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать  и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять  итоговые значения и выводить их в  компактном формате, подобном формату  электронной таблицы, а также  выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать  самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически  выполняют основные действия в зависимости  от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать  запросы можно в режиме конструктора.