Использование Microsoft Access на предприятии

В объекте Запросы есть специальный значок Создание запроса в режиме конструктора, который открывает специальный бланк, называемый бланком запроса по образцу. В верхней области отображается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы – по одному на каждое поле будущей результирующей таблицы. При создании запроса на основе нескольких взаимосвязанных таблиц в бланк запроса необходимо поместить все участвующие в запросе таблицы. Таблицы, к которым обращен запрос, можно открыть с помощью контекстного меню. Далее, с помощью двойного щелчка мышью на нужном поле, его можно поместить в столбец нижней части бланка. Так на примере таблицы «Годовая сумма остатков». Запрос составлен при помощи двух связующих между собой таблиц: «Остатки» и «Справочник продукции». Запрос составлен с задачей высчитать и вывести на экран годовую сумму остатков по каждому виду продукции. Заголовками в этом запросе будут три главных поля: Код продукции, Наименование, Остаток. В столбце «Остаток» групповой операцией выберем параметр «sum», что подразумевает под собой суммирование остатков за все месяцы по каждому коду продукции.

Готовый запрос «Годовая сумма  остатков» выглядит следующим образом.

Если необходимо, чтобы  отобранные в результате выполнения запроса данные, были упорядочены  по какому либо полю, применяют Сортировку, которую можно увидеть в нижней части бланка. Возможна многоуровневая сортировка – сразу по нескольким полям. Вложенность сортировки идет слева направо.

Бывают случаи, когда некоторое  поле необходимо в формировании запроса, но нежелательно, чтобы оно появлялось на экране. В таких случаях сбрасывают флажок для этого поля в строке Вывод на экран в нижней части бланка.

Дополнительным средством, обеспечивающим отбор данных по заданному  критерию, является Условие отбора. Соответствующая строка также присутствует в нижней части бланка запроса. Для каждого поля можно задать индивидуальное условие, используя логические отношения, причем, заполнение одной строки для разных полей, означает, что они соединены логической операцией AND. Если для одного поля логические отношения расположены в двух строках, они соединены логической операцией OR. В составленном запросе на основе таблицы «Годовая сумма реализации» задействованы два её заголовка: «Код продукции» и «Sum-Количество» условием отбора, которого служит сумма количества реализованной продукции по каждому коду продукции превышающей 7 тысяч тонн за год.

Для выполнения запроса нужно  нажать кнопку на панели инструментов или перейти в режим таблицы, выполнив команду Вид → Режим таблицы.

При закрытии для сохранения запроса ему дают имя.

Создание  форм

Формы позволяют вводить  данные в таблицы базы без непосредственного  доступа к самим таблицам.

Автоформы. В отличие от таблиц, структуру которых лучше  формировать вручную, формы удобно готовить с помощью средств автоматизации. Существуют три вида автоформ: «в столбец», «ленточные» и «табличные». Автоформа  «в столбец» отображает все поля одной  записи – она удобна для ввода  и редактирования данных. «Ленточная»  автоформа отображает одновременно группу записей – ее удобно использовать для оформления вывода данных. Табличная  автоформа по внешнему виду ничем  не отличается от таблицы, на которой  она основана.

Для создания автоформы следует  открыть панель Формы в окне База данных и воспользоваться командной кнопкой . В открывшемся диалоговом окне Новая форма выбирают тип автоформы и таблицу, на которой она основывается. После щелчка на кнопке ОК автоформа формируется автоматически и немедленно готова к работе, т.е. к вводу или отображению данных.

Автоформа основывается только на одном объекте, она называется еще простой формой. Если форма  основывается на полях из нескольких связанных таблиц, то она называется сложной. Для ее создания используют другие средства.

Уточнение текста надписей, местоположения, размеров, шрифтов  и других параметров отображения  элементов формы осуществляется в режиме Конструктора форм.

Для открытия формы в режиме конструктора следует выделить необходимую  форму на панели Формы в окне База данных и воспользоваться командной кнопкой .

Если форма уже была открыта, перейти в режим конструктора можно, используя командную кнопку Вид.

При запуске базы данных автоматически запускается Главная кнопочная форма, созданная средствами ACCESS. Она представляет собой удобный интерфейс для работы и навигации по БД. Для её создания необходимо выполнить Сервис ® Служебные программы ® Диспетчер кнопочных форм. Откроется окно диспетчера кнопочных форм. Далее необходимо создать необходимые подчиненные кнопочные формы, а затем изменить их, наполнив кнопками. При этом необходимо для каждой кнопки указать название, выполняемое ею действие и если необходимо – объект, над которым выполняется это действие.

В главной кнопочной форме (ГКФ), представлены кнопки, которые  ссылаются на основные категории  БД (Отчеты, Формы), а так как база данных ориентирована на продажу  товаров, то формы, необходимые в  первую очередь для продажи, также  представлены на ГКФ. Кнопка «Выход»  позволяет закрыть БД.

При нажатии кнопок, ссылающихся  на категории, будут открываться  подчинённые кнопочные формы. Рассмотрим работу кнопочных форм.

В кнопочной форме «Отчеты» содержатся отчеты, создаваемые для анализа работы магазина и предоставления данных по товарам.

Так как количество товаров, находящиеся на складе, постоянно  изменяется, создана подчиненная  форма Склад, содержащая отчеты о количестве товаров на складе с возможностью поиска определенного товара (Количество техники на складе, Количество техники на складе (по модели), Количество техники на складе (по названию)).

Данная кнопочная форма  предназначена для ввода данных в таблицы через формы для  ввода данных (Партии товара, Покупатели). Заполнение данных таблиц невозможно без заполнения данными некоторых  второстепенных таблиц, поэтому создана  подчиненная кнопочная форма  Базисные данные.

Данная форма предназначена  для ввода информации в некоторые  второстепенные таблицы посредством  форм (Названия техники, Поставщики, Производители).

Форма «Счета» предназначена  для ввода информации о счетах: кто и на какую сумму расплатился  по счету за определенное число с  определенной скидкой и какой  товар продан по данному счету. На данной форме так же расположены  кнопки добавления записи, выхода из формы  и печати данной формы. Для упрощения  ввода данных использован Мастер подстановок, реализующий выбор номера при помощи всплывающего списка с набором данных.

Форма «Техника» предназначена  для ввода информации о технике: Номер техники – однозначный идентификатор товара в БД, Номер производителя (вводится при помощи всплывающего списка), Номер названия (вводится при помощи всплывающего списка), модель, дата выпуска, срок гарантии, цена, номер партии (вводится при помощи всплывающего списка), количество на складе – первоначальное количество товара на складе, Изображение товара. На данной форме так же расположены кнопки добавления записи, выхода из формы и печати данной формы.

Форма Партии товара предназначена для ввода информации о партиях товара. Номер партии – однозначный идентификатор партии в БД; Номер поставщика вводится при помощи всплывающего списка и представляет собой наименование поставщика данной партии; Дата представляет собой дату поставки партии. На данной форме так же расположены кнопки выхода из формы и печати данной формы.

Назначение остальных  форм понятно из их названий.

Создание отчетов

Отчет – это гибкое и  эффективное средство для организации  просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить  в него рисунки и диаграммы.

Пользователь имеет возможность  разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью  мастера. Мастер по разработке отчетов  выполняет всю рутинную работу и  позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся  диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается  на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных  пользователей, так как позволяет  быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После  этого можно переключиться в  режим конструктора и внести изменения  в стандартный макет.

Создание итогового отчета с помощью мастера начинается с нажатия кнопки . В окне Новый отчет нужно выбрать Мастер отчетов и запрос, в котором бы присутствовали нужные поля. Затем просто необходимо отвечать на вопросы, появляющиеся в диалоговых окнах Мастера. Переход к новому окну по кнопке Далее.

На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя  масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы в нижней части экрана. После завершения необходимых вам  операций закройте окно просмотра отчета.

 

 

 

Заключение

 

В проделанной работе были опробованы и использованы основные методы и объекты системы управления базами данных Microsoft Access.

Помимо использованных разделов, Microsoft Access содержит в себе также средства для интеграции разных приложений Office 2003 и возможности работать в Web.

Так как интеграция информационных систем во все сферы жизни увеличивается  с каждым днем, то актуально становится разработка подобных баз данных. При  этом разработчик должен учитывать  то, что наиболее простые БД могут  быть подвержены избыточности, но при  этом нельзя и увлекаться делением БД на много составных таблиц. Также  современные средства дружественного интерфейса позволяют разработать  интуитивно понятные приложения, что  является одним из основных требований заказчика. При создании БД необходимо принять во внимание область, для  которой разрабатывается база данных. Например, при формировании БД для  магазина, разработчик должен ориентировать  её в первую очередь на продажу.

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой  деятельности современного человека и  функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципа построения и эффективного применения соответствующих  технологий и программных продуктов.

Современные информационные системы (ИС), реализующие интеграцию данных, характеризуются огромными  объемами хранимых данных, сложной  организацией, необходимостью удовлетворять  разнообразные требования многочисленных пользователей.

Цель информационной системы - обработка данных об объектах реального  мира. В широком смысле база данных - это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению. Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков. Это возможно сделать, если данные структурированы.

 

 

 

Список литературы

 

1. Бекаревич Ю. Б., Пушкина Н. В., Смирнова Е. Ю. Управление базами данных. СПб.: Изд. СПбГУ, 1999.
2. Гарсиа-Молина Г., Ульман Дж., Уидом Дж. Системы баз данных. Полный курс. — М.: «Вильямс», 2003. — 1088 с.
3. Гончаров А. Access 97 в примерах.-С.-Петербург: Питер, 1998.
4. Горев А., Ахаян Р., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. СПб.: Питер, 1997.
5. Иллюстрированный самоучитель по Access2002: электронный учебник, 2004.
6. Информатика. Базовый курс /Симонович С.В. и др. - СПб: Издательство «Питер», 2000. – 640с.
7. Информатика. Учебное пособие /Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. – Иркутск: ИрГТУ, 1999. – 116с.
8. Информатика. Учебное пособие /Под ред. В.Г. Кирия. – Иркутск: ИрГТУ,1998 часть 2. – 382с.
9. К. Дж. Дейт Введение в системы баз данных = Introduction to Database Systems. — 8-е изд. — М.: «Вильямс», 2006. — С. 1328.
10. Когаловский М.Р. Энциклопедия технологий баз данных. — М.: Финансы и статистика, 2002. — С. 800.
11. Коннолли Т., Бегг К. Базы данных. Проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика = Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. — 3-е изд. — М.: «Вильямс», 2003. — 1436 с.
12. Корнелюк В. К., Веккер 3. Е., Зиновьев Н. Б. Access 97. М.: СОЛОН, 1998.
13. Кузин А. В. Базы данных: учеб, пособие для студ. высш. учеб, заведений А.В.Кузин, С.В.Левонисова. — 2-е изд., стер. — М. : Изда-тельский центр «Академия», 2008. — 320 с.
14. Кузнецов Сергей Дмитриевич Основы баз данных. — 1-е изд. — М.: «Интернет-университет информационных технологий - ИНТУИТ.ру», 2005. С. 488.
15. Макарова Н.В. Информатика.- Москва: Финансы и статистика, 1997.
16. Мари Свонсон. Microsoft Access 97: наглядно и конкретно.-Москва: Microsoft Press, Русская редакция, 1997.
17. Материалы справки по Access 2002, предоставленные на странице http://office.microsoft.com/ru-ru/access/FX100646931049.aspx?CTT=96&Origin= CL100570041049
18. Пасько В. Access97 для пользователя.-Киев: BHV, 1997.
19. Райордан Р. Основы реляционных баз данных/Пер, с англ. — М.: Издательско-торговый дом «Русская Редакция», 2001. — 384 с.: ил.
20. Скотт Баркер. Использование Microsoft Access 97.-Киев-Москва: Диалектика, 1997.
21. Тархов С.В., Рамбургер О.Л., Минасов Ш.М. Технология работы в интегрированном офисном пакете: Лабораторный практикум по дисциплине «Информатика». Кафедра Информатики УГАТУ, Уфа, 2004 г.
22. Томас Коннолли, Каролин Бегг Базы данных. Проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика = Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management Third Edition. — 3-е изд. — М.: «Вильямс», 2003. — С. 1436.
23. Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений / Под ред. проф. А. Д. Хо-моненко. — 4-е изд., доп. н перераб. — СПб.: КОРОНА принт, 2004. — 736 с.