Информационные системы

Конфигурация «Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры»представляет собой программу для автоматизации деятельности подразделений торгового предприятия:

- Контур бухгалтерского учета – ведется практически пл всем участкам: денежные средства, материалы, основные средства и нематериальные активы, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет зарплаты, налоговый учет. Используется по журнал ордерная учетная система;

- Расчет заработной платы – контур предназначен для проведения расчетов с персоналом и налогового учета с фонда оплаты труда;

- Кадровый учет – контур для работы с персоналом, предназначен для работников отдела кадров;

- Складской учет товарно-материальными ценностей, ведется на складе и менеджерами офисных подразделений;

- Торговля товарами – управленческий учет товаров выполняется в различных формах: оптовая и розничная торговля со склада или через магазин, офис;

- Финансовый учет выполняется по данным бухгалтерской отчетности. Может быть выполнен раздельный учет по разным подразделениям или фирмам торгового объединения.

Система содержит режимы приема и обработки данных с торгового оборудования: контрольно-кассовых аппаратов, РОS-терминалов и др.

Комплексная конфигурация «Производство + Услуги + Бухгалтерия» предназначена для автоматизации предприятий, основными видами деятельности которых являются производство продукции, оказание услуг и сопутствующая торговля. Данная конфигурация является базовым решением для построения информационных систем близкой по уровню методологии MRP II.

Программа комплексной конфигурации «Производство + Услуги + Бухгалтерия» позволяет автоматизировать деятельность в целом производственного предприятия.

«Оперативный учет» ведется по направлениям:

- «Производство» для отделов планово-экономического, планирования производства, технологической подготовки производства, и самого производства. Обеспечиваются следующие задачи: планирование объемов производства и контроль исполнения планов; разузлование сложных изделий введение спецификаций; нормирование затрат и определение потребностей на производство; автоматизированный расчет фактической и плановой себестоимости, учет выпуска продукции, учет незавершенного производства, учет производственных затрат по месту их возникновения, видам продукции и видам затрат, формирование производственных отчетов по выполненным работам и оказанным услугам.

- «Расчеты с контрагентами» для отделов сбыта и снабжения. Выполняемые задачи: формирование договоров и выполнение расчетов по договорам с поставщиками, формирование заявок покупателей с оценкой их выполнения, проведения взаимозачетов, а при необходимости автоматическое построение книг покупок и продаж;

- «Складской учет». Обеспечивается: учет складских запасов и готовой продукции, материалов и товаров, порционный учет стоимости товаров, сырья и материалов, учет остатков.

«Бухгалтерский учет» включает все основные разделы, сектора, причем ведение учета выполняется в одной информационной базе, что обеспечивает более тесную интеграцию оперативного и бухгалтерского учетов:

- Банковские операции и касса;

- Основные средства и нематериальные активы;

- Учет материалов и учет затрат на производство;

- Поставщики и покупатели, дебиторы и кредиторы, расчеты с бюджетом;

- Подотчетные лица и учет заработной платы;

- Бухгалтерский учет налогов и аудиторские отчеты, - книги покупок и продаж;

- Налоговый учет и формирование налоговой отчетности;

- Анализ финансового состояния и формирование бухгалтерской отчетности.

Чтобы реализовать полный состав функций и задач по стандарту MRP конфигурация «Производство + Услуги + Бухгалтерия» интегрируется в единый комплекс с конфигурациями «Зарплата и Кадры» и «Финансовое планирование»

3.2 Пример работы специалиста

Прием наличных денег кассами предприятия производится по приходным кассовым ордерам по форме № КО-1, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации.

Для автоматического оформления операций по поступлению наличных денежных средств в кассу организации в «1С:Бухгалтерии» предназначен документ «Приходный кассовый ордер».

Для выписки приходного кассового ордера заполняется экранная форма документа.

Прежде всего, следует в реквизите «Касса» установить тип кассы: рублевая или валютная. Этот реквизит определяет дебетуемый счет (50.1 или 50.11). Если выбран тип кассы «валютная», то следует также выбрать валюту, в которой будет сформирован кассовый ордер.

В группе реквизитов «Корреспондирующий счет, аналитика» выбором из Плана счетов следует указать счет и объекты аналитического учета (субконто), по кредиту которого будет корреспондировать счет 50.

Заполнение реквизита «Движение денежных средств» производиться выбором из соответствующего справочника.

В реквизите «Принято от» указываются реквизиты лица, от которого принимаются денежные средства. Если денежные средства вносит сотрудник организации, то с помощью кнопки выбора «...» в правой части поля ввода его можно выбрать из справочника «Сотрудники».

В текстовом реквизите «Основание» указывается основание для внесения денежных средств в кассу, например «оплата за отгруженные товары по накладной № 23».

Если к приходному кассовому ордеру прилагаются какие-либо документы, то они перечисляются в текстовом реквизите «Приложение».

В реквизите «Сумма» указывается сумма вносимых в кассу денежных средств.

В тех случаях, когда получение денежных средств связано с оплатой продукции, товаров, работ и услуг, облагаемых налогом на добавленную стоимость, в форме ввода следует включить режим «Указать в тексте НДС» и указать ставку налога (реквизит «Ставка НДС»). Сумма налога рассчитывается автоматически, исходя из контекста оплаты от суммы за вычетом налога с продаж.

В тех случаях, когда получение денежных средств связано с оплатой продукции, товаров, работ и услуг, облагаемых налогом с продаж, в форме ввода следует включить режим «Учитывать налог с продаж» и указать ставку налога (реквизит «Ставка НП»). Сумма налога рассчитывается автоматически от общей суммы обратным пересчетом. Дополнительно можно установить вывод суммы налога в печатной форме ордера.

С помощью флажка «Формировать проводки» можно задать режим проведения документа при записи. Если он установлен, то при проведении формируются проводки, а если снят, то документ проводится без формирования проводок.

После заполнения реквизитов формы ввода следует нажать на кнопку «Печать», распечатать приходный кассовый ордер и проверить правильность его составления.

Заполненный документ сохраняется и проводиться. В приходном кассовом ордере главный бухгалтер ставит свою подпись бухгалтер – главный кассир расписывается в получении денежных средств и ставит штамп «Получено» на квитанции с указанием числа, даты, года. Квитанция остается у лица, которое внесло денежные средства.

Выдача наличных денег из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам по форме № КО-2 или другим надлежащим образом оформленным документам (платежным ведомостям, расчетно-платежным ведомостям, заявлением на выдачу денег, счетам и другими), на которых ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера.

Для автоматического оформления операций по расходу денежных средств из кассы организации с использованием расходного кассового ордера в типовой конфигурации предназначен документ «Расходный кассовый ордер».

Для оформления расходного кассового ордера необходимо заполнить экранную форму документа в следующем порядке:

1. Реквизит «Движение денежных средств» заполняется выбором из одноименного справочника. Если для вида движения задан корреспондирующий счет и объекты аналитического учета, то при выборе этого вида движения в документе будут автоматически заполнены соответствующие одноименные реквизиты.

2. В реквизите «Касса» установить тип кассы: рублевая или валютная. Этот реквизит определяет кредитуемый счет (50.1 или 50.11). Если выбран тип кассы «валютная», то следует также выбрать валюту, в которой будет сформирован кассовый ордер.

3. В группе реквизитов «Корреспондирующий счет, аналитика» выбором из плана счетов следует указать счет и объекты аналитического учета (субконто), по дебету которого будет корреспондировать счет 50 при проведении документа.

4. Заполнить значение реквизита «Выдать». Если выдача денежных средств производится сотруднику организации, то с помощью кнопки выбора в правой части поля ввода его можно выбрать из справочника «Сотрудники».

5. В текстовом реквизите «Основание» указать, на каком основании денежные средства выдаются из кассы.

6. Если имеются дополнительные документы, то заполнить реквизит «Приложение».

7. Заполнит реквизит «По документу». Если денежные средства выдаются сотруднику организации, то в этом поле выводятся паспортные данные сотрудника из справочника «Сотрудники». Для иных лиц в поле следует указать данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность получателя денежных средств.

8. указать сумму получаемых из кассы денежных средств.

Как правило, при проведении документа «Расходный кассовый ордер» необходимо сформировать проводки. Вместе с тем, если проводки по выплатам из кассы были введены другими документами или вручную, то с помощью флажка «Формировать проводки» можно установить режим проведения документа: если он установлен, то при проведении формируются проводки, а если снят, то документ проводиться без формирования проводок.

Как уже отмечалось, выплата из кассы денежных средств может производиться по расходным кассовым ордерам по форме № КО-2 или иным документам. Например, выплата заработной платы может производиться по платежной ведомости по форме Т-53 (код по ОКУД 0301011) с выпиской одного расходного кассового ордера на общую сумму после выдачи по ведомости денежных средств. Реквизиты этого расходного кассового ордера указываются на платежной ведомости после ее закрытия. Поскольку проводки по выплате заработной платы формируются при проведении документа «Выплата заработной платы из кассы», то при выписке расходного кассового ордера в этом случае в форме ввода следует снять флажок «Формировать проводки».

После заполнения реквизитов формы ввода следует нажать на кнопку «Печать», распечатать расходный кассовый ордер и проверить правильность его составления. Заполненную экранную форму нужно сохранить, для этого следует нажать на кнопку «ОК». При этом на вопрос «Провести документ?» следует ответить «Нет».

После этого расходный кассовый ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером и передается бухгалтеру – главному кассиру. Бухгалтер – главный кассир проверяет документы получателя, выдает денежные средства и предлагает последнему расписаться в их получении в расходном кассовом ордере. После выдачи денег бухгалтер – главный кассир расписывается в расходном кассовом ордере и ставит штамп «Оплачено» и указывает день, месяц и год.

Бухгалтер – главный кассир при обработке отчета должен найти записанный документ «Расходный кассовый ордер» в журнале «Касса», открыть его для редактирования дважды щелкнув мышью, и сохранить с проведением. Для этого следует нажать кнопку «ОК» и ответить «Да» на вопрос «Провести документ?».

При проведении документа автоматически формируется операция с проводкой по кредиту субсчета 50.1 «Касса организации в рублях» или 50.11 «Касса организации в валюте», и дебету субсчета, выбранного в экранной форме документа. При необходимости также будут автоматически произведены записи по налоговому учету.

Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге по типовой форме № КО-4 (код по ОКУД 0310004).

В конце рабочего дня бухгалтер – главный кассир составляет отчет кассира в двух экземплярах, один из которых с приходными и расходными кассовыми ордерами и приложениями передает главному бухгалтеру, а второй после его подписи главным бухгалтером оставляет у себя. Собранные за отчетный период отчеты прошиваются в установленном порядке.

Для составления отчета в типовой конфигурации предназначен отчет «Кассовая книга». Для составления отчета следует выбрать пункт «Кассовая книга» в меню «Отчеты»главного меню и в форме ввода указать период, за который необходимо сформировать отчет.   

Справочник «Статьи движения денежных средств»

Справочник «Статьи движения денежных средств» используется для учета движений денежных средств по их видам. Такой учет является одним из требований для автоматического заполнения «Отчета о движении денежных средств» .

Каждый вид движения денежных средств описывается в справочнике значениями двух реквизитов: «Наименование» и «Вид движения денежных средств».