Информационные системы в финансово-экономической деятельности

    В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий.

    Подход  к построению СУБД значительно видоизменялся на протяжении почти 40 лет. На смену ВЦ предприятия и АСУП на их основе пришли персональные компьютеры и настольные (персональные) системы управления базами данных, затем с развитием коммуникаций появились распределенные системы и концепции управления крупными предприятиями - корпорациями на основе бизнес-процессов.

    При этом в условиях динамичного изменения  бизнес-процессов в последние  годы сформировался ряд определенных требований к функциональным возможностям тех СУБД, производители которых стремятся поддерживать свои продукты на высоком, конкурентоспособном уровне.

    1. Создаваемые средствами СУБД  приложения должны обладать высокой  степенью мобильности и легко  переноситься на разные компьютерные  и сетевые платформы. 

    2. Коммуникационный обмен данными становится асинхронным, а информационные процессы длительными, и поэтому возникает необходимость журнализации состояния баз данных и проведения возможного отката/восстановления для расширенных временных рамок (дни, недели).

    3. Средства СУБД должны допускать возможность гибкого варьирования архитектуры различных ИС для соблюдения разумного компромисса при разделении функциональных возможностей системы между рабочими станциями клиентов и серверами.

    4. Создание "менеджеров процессов"  может быть эффективным только в таких условиях, когда средства программирования СУБД объектно-ориентированы и возможно создание стабильных приложений при динамичном изменении маршрутизации сквозь эти задачи.

    5. Производителям СУБД следует  обеспечить соответствие поставляемых ими продуктов открытым стандартам взаимодействия.

    6. Расширение бизнес-процессов за  пределы одной компании и необходимость  создания глобальных информационных  связей выдвигает серьезную задачу  поддержки высокой степени готовности  систем, работающих 24 часа в сутки все 365 дней в году.

    Перечисленные требований к СУБД как к интегрирующим  звеньям информационных систем новой  архитектуры позволяют взглянуть  на существующие ныне на рынке продукты разных производителей под соответствующим  углом зрения. Адекватность предлагаемых сегодня СУБД новым требованиям определит для их будущих владельцев и клиентов преимущества создаваемых ИС, их гибкость, мобильность, возможность легкой перестройки и, в конечном счете, способность к выживанию.  

    6. Проектирование баз данных и работа с ними в Access 

    В деловой или личной сфере часто  приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых  связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты. Система база данных в MS Access представляет собой совокупность инструментов для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы. В MS Access поддерживаются два способа создания базы данных. Вы можете создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Кроме этого имеется возможность создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных для вас баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную вами базу данных.

    Система Access -- это набор инструментов конечного  пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access.

    Создание  приложений без программирования с  использованием макросов Access. Пользователи электронных таблиц и баз данных должны быть знакомы со многими ключевыми понятиями, используемыми в Access. Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен. Microsoft Access (далее -- просто Access) -- это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя.

    В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

    База  данных - это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Система СУБД Access является универсальным средством для создания и обслуживания базы данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

    Каждая  база данных хранится в виде файла с расширением .mdb.

    База  данных создается пользователем  для решения определенных задач. Работа над созданием БД должна начинаться с постановки задач и целей, основных функций, выполняемых БД и информации, содержащейся в ней. Эта работа выполняется внекомпьютерной сфере. При проектировке таблиц нужно помнить, что информация в таблице не должна дублироваться, не должно быть повторений и между таблицами. Если определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах.

    Основные  цели, преследуемые при создании реляционной  БД:

    1. обеспечить быстрый доступ к  данным в таблицах;

    2. исключить ненужное повторение данных, которое может являться причиной ошибок при вводе и нерационального использования дискового пространства компьютера;

    3. обеспечение целостности данных  таким образом, чтобы при изменении  одних объектов автоматически  происходило соответствующее изменение связанных с ними объектов.

    7. Проектирование и использование  запросов, отчетов, форм в Access

    Формы Access позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых  функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

    Формы создаются из набора отдельных элементов  управления: текстовые поля для ввода  и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и статические (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы).

    Формы Access являются многофункциональными; они позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют производить проверку корректности данных, содержащихся в таблице. Access позволяет создавать формы, включающие другие формы (форма внутри формы называется подчиненной). Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат.

    Запросы являются важным инструментом в любых  системах управления базами данных. Они  используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определен-ному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных. При помощи этих мощных гибких средств можно:

    Формировать сложные критерии для выбора записей  из одной или нескольких таблиц;

    Указать поля, которые должны быть отображены для выбранных записей;

    Выполнять вычисления с использованием выбранных данных.

    В Access существует четыре типа запросов для  различных целей:

    Запросы на выборку отображают данные из одной  или нескольких таблиц в виде таблицы.

    Перекрестные  запросы собирают данные из одной  или нескольких таблиц в формате, похожем на формат электронной таблицы. Эти запросы используются для анализа данных и создания диаграмм, основанных на суммарных значениях числовых величин из некоторого множества записей.

    Запросы на изменение используются для создания новых таблиц из результатов запроса  и для внесения изменений в данные существующих таблиц. С их помощью можно добавлять или удалять записи из таблицы и изменять записи согласно выражениям, задаваемым в режиме конструктора запроса.

    Запросы с параметрами -- это такие запросы, свойства которых изменяются пользователем при каждом запуске. При запуске запроса с параметром появляется диалоговое окно, в котором нужно ввести условие отбора. Этот тип запроса не является обособленным, т. е. параметр можно добавить к запросу любого типа.

    Конечным  продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

    Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:

    Отчеты  в одну колонку представляют собой  один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое средство Access Автоотчёт позволяет создать отчет в одну колонку щелчком по кнопке панели инструментов Автоотчет. Отчеты в одну колонку используются редко, поскольку такой формат представления данных приводит к лишней трате бумаги.

    В ленточных отчетах для каждого  поля таблицы или запроса выделяется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем начинается печать следующей группы записей.

    Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в  одну колонку при использовании  колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это делается в настольных издательских системах и текстовых процессорах. Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее. Формат многоколоночных таблиц позволяет сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку выравнивание столбцов едва ли соответствует ожиданиям пользователя.

    В основном отчёты проще всего построить  при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Список  использованной литературы 

1. Автоматизированные  информационные технологии в банковской деятельности под ред. Титоренко  Г.А., М.: Финстатинформ, 1997г.
2. Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. - 352 с.
3. Гончаров А.В. “Microsoft Access 7.0 в примерах”.. СПб - Питер, 1997. - 256 с.
4. Иванов В. Microsoft Office Sistem 2003.учебный курс СПб.:БХВ-Петербург. Киев Издательская группа. 2004,2003.-640 с.
5. Информационные системы в экономике: Учебник В.В. Дика Москва Финансы и статистика.1996г.
6. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. - СПб.: Питер, 2002. - 304 с.
7. Лазарев И.П.. “Microsoft Access для чайников”.. СПб - Питер, 2004. - 256 с.
8. Марченко А. П. Microsoft Access : Краткий курс. - СПб.: Питер, 2005. - 288 с.
9. Рудакова О.С. Банковские электронные услуги. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1997. - C.169-170
10. Современные методы и средства проектирования информационных систем А. М .Вендров Москва: Финансы и статистика 1998г.
11. http://www.consulting.ru
12. http://www.monax.ru/
13. http://www.swift.ru