Автоматизированные системы управления в гостинице

      - указание адресата для отправки  формы подтверждения указанным способом;

      - указание VIP статуса группы;

      - выбор группового тарифа проживания;

      - указание языка общения группы;

      - определение способа разделения оплаты между группой и ее членами;

      - указание от какой организации  прибывает группа и связь с  этой организацией;

      - указание от какого турагенства  прибывает группа и связь с  этим турагенством;

      - назначение различных скидок  и комиссионных;

      - возможность назначения гостям  группы индивидуальных тарифов;

      - возможность установления отдельных  тарифов на каждый день предполагаемого проживания группы по всем типам номеров;

      - автоматическое и/или ручное выделение  номеров членам группы;

      - создание структуры автоматического перенаправления начислений;

      - возможность бронирования номерного  фонда как по типам комнат, так и с присвоением конкретных номеров гостям отеля;

      - при работе с группой автоматически  создаются индивидуальные карточки членов группы, изменяются статусы бронирования, выписываются члены группы;

      - возможность передачи сообщений  членам группы.

      Модуль  «Счета»

      Этот  модуль предназначен для работы со счетами гостей и позволяет автоматизировать процессы выписки, управление и хранение счетов за предоставленные отелем услуги.

      Функции, реализованные в модуле «Счет» (приложение 5):

      - ведение лицевых счетов гостей и групп;

      - печать счетов и счетов-фактур;

      -  интерфейс с фискальными регистраторами, внесенными в Госреестр РФ (Спарк 617Ф, Меркурий 114-1Ф, Штрих ФР-Ф, Mstar-Ф);

      - возможность использования до  шести дополнительных счетов на одного гостя;

      - гибкая система налогов;

      - прием любых форм оплаты;

      - возможность ведения расчетов  по обязательной предоплате (запрещение оказания услуг в кредит);

      - возможность перенаправления платежей  на группу или дополнительные счет гостей;

      -  возможность переноса отдельных  платежей со счета гостя на  счета других гостей/групп;

      -  автоматическое начисление стоимости  оказанных услуг (в т. ч. за проживание);

      - возможность ручного начисления  услуг;

      -  начисление платежей в различных  валютах с автоматическим пересчетом по курсу гостиницы;

      -  возможность коррекции начисленных  платежей;

      - ведение журнала производимых  операций;

      -   возможность автоматического почасового расчета и т.д.

      Модуль  «Архив»

      Специальный модуль программы предназначен для  хранения информации о гостях, компаниях и турагентствах, с которыми работает гостиница. Следует заметить, что и единожды внесенная в программу информация о госте может быть легко найдена даже по прошествии многих месяцев. Но именно архив позволяет с минимальными затратами времени внести для постоянного гостя, вновь бронирующего номер в вашей гостинице, все его паспортные данные, адрес, особые пожелания, словом, избавляет сотрудников от большой части рутинной работы.

      И, конечно, информация в архиве гостей/компаний не является статичной: вы всегда сможете внести в хранящуюся информацию требуемые изменения, посмотреть и распечатать автоматически накопленную статистику за необходимый период. Функции, реализованные в модуле «Архив» (приложение 6):

      -  хранение базы данных по всем гостям, фирмам, турагенствам;

      - ФИО гостя, адресная информация;

      -  контактная информация гостя,  включая факс и e-mail;

      - статус гостя;

      - специальные требования и пожелания гостя;

      - паспортные данные;

      - язык общения гостя;

      - применяемый тариф;

      - валюта расчетов с данным гостем;

      - список предыдущих посещений  гостиницы;

      - данные о полученных доходах  с гостя;

      - дополнительная информация по  гостю;

      - маркетинговая статистическая информация;

      - связь с организацией;

      - связь с организацией-плательщиком;

      - связь с турагенством;

      - учет адресной информации компании;

      - учет данных по контактным  лицам - работникам компании;

      - учет маркетинговой и статистической информации о компании;

      -  учет используемых тарифов по  умолчанию для этой компании;

      - хранение примечаний по компании;

      -  связь с карточкой турагенства,  с которой работает компания;

      -  возможность оформления групповой  брони от компании;

      - ведение базы данных по турагенствам;

      - ведение адресной информации  турагенства;

      - учет данных по контактным  лицам - работникам компании;

      - хранение примечаний по компании;

      -  возможность выборки данных по  гостям присланных данным турагенством;

      -  учет принесенного дохода и начисленных комиссионных по каждому турагенству;

      -  учет и анализ статистической  информации по турагенству.

      Ежедневные  операции

      В программе предусмотрена возможность  проведения ежедневных операций. Закрытие бизнес-дня, часто называемое ночным аудитом, занимает в системе примерно 15 минут.

      Функции, реализованные в рамках меню «Ежедневные  операции»:

      - закрытие смены кассира;

      - печать кассового отчета;

      - контроль суммы наличных в  кассе;

      -  возможность печати отчетов (оборот, кассовый отчет, платежи (дебиторы/депозиты), журнал проводок);

      -   автоматическое начисление задолженности  за проживание;

      - обработка платежей и оборота  за день;

      -  обработка резервирований (неразмещенных,  незаехавших, невыехавших);

      - автоматическое начисление платежей  за проживание, услуги и т.д. с возможностью ручной корректировки;

      - автоматическое обновление тарифа;

      - формирование статистики по гостинице;

      -  печать необходимых при закрытии  дня отчетов;

      -  возможность полуавтоматического  зачисления проводок за проживание на счет гостя;

      - создание резервной копии БД;

      - сервисные функции при работе  с фискальными регистраторами.

      Модуль  «Отчеты».

      В АСУ «Эдельвейс» реализована  возможность создания и предоставления аналитических отчетов по более чем 100 признакам, благодаря чему возможно охватывать все стороны работы гостиницы. Здесь и списки планируемых заездов и выездов, и статистические отчеты по загрузке номерного фонда и доходности, отчеты планирования питания гостей, списки должников и многое другое. Отдельную группу составляют отчеты, наличие которых продиктовано российским законодательством: кас совый отчет, статистика в ОВИР, квитанции оформления операций возврата и ряд других.

      В программе есть несколько встроенных мини-генераторов отчетов. Они расположены в различных модулях и обеспечивают наибольшую оперативность и удобство работы пользователя.

      В модуле «Отчеты» все отчеты разбиты  на группы: общие, отчеты за день, отчеты за месяц, статистические отчеты.

      Виды  отчетов:

      - отчеты по бронированию гостей  и групп за любой выбранный период;

      - необходимые отчеты по гостям  отеля с сортировкой по заезду, проживанию, выезду, статусу, категорией и другим аналитическим признакам;

      - доходность и загрузка номерного  фонда (данные могут быть получены за любой выбранный период; можно отфильтровать данные по типам комнат и видам оплаты);

      - статистика по номерному фонду;

      -отчеты, содержащие такие показатели, как  средняя стоимость номера, средний доход от номера, процент загрузки и т.д.;

      - специальные отчеты по иностранным  гражданам;

      - статистика в ОВИР;

      - доходность за любой выбранный  период;

      - специальные отчеты по VIP-гостям и их персональным пожеланиям, сообщениям гостям и персоналу;

      - отчеты для поэтажной службы (листы  уборок);

      - отчеты по задолженностям за  проживание и телефонные переговоры;

      - отчеты по питанию для представления  в ресторан.

      Модуль  «Журнал»

      Модуль  «Журнал» предназначен для ведения  учета всех операций, проводимых в  системе персоналом гостиницы. Встроенный генератор отчетов и удобный фильтр (по пользователю, по дате, по услуге, по № счета и т.д.) позволяет разрешить любую спорную ситуацию, возникшую в отеле.

      Модуль  «Горничные»

      Модуль  «Горничные» служит, в основном, для того, чтобы контролировать и изменять статусы комнат, а также иметь возможность заблокировать их при постановке на ремонт и т.п.

      Модуль  «Банкет»

      Модуль  «Банкет» АСУ «Эдельвейс» предназначен для управления загрузкой помещений, которые, в отличие от комнат номерного фонда, как правило, арендуются на непродолжительный срок (как правило, до нескольких часов). Помимо залов ресторанов, кафе и пр., сюда же могут быть отнесены и другие помещения, например, сауна, конференц-зал и т.п.

      Модуль  «Статистика»

      В модуле «Статистика» предоставляется  возможность просмотреть статистику в табличной или графической формах.

      Модуль  «Бухгалтерия»

      Этот  модуль предназначен для работы со счетами организаций-дебиторов. Здесь контролируется состояние расчетов с дебиторами, оценивается текущая задолженность, заносятся данные о пришедших платежах и заносятся авансовые платежи.