Подсистема  «Этажная служба». Подсистема предназначена для автоматизации деятельности этажной службы гостиницы и решает следующие задачи: учет номерного фонда; выдача различной справочной информации о состоянии номерного фонда гостиницы; отслеживание должников за предоставленные услуги; управление работой горничных; ведение графика ремонтов номерного фонда.

      Подсистема  «Диспетчер». Подсистема предназначена для автоматизации деятельности диспетчерской службы и обеспечивает обработку заявок на проведение текущих ремонтных работ в гостинице; ведение графика плановых ремонтов номерного фонда.

      Подсистема  «Ресторан». Подсистема предназначена для автоматизации деятельности подразделений общественного питания и решает следующие задачи: ведение рецептур и технологических справочников; формирование меню; калькуляция блюд и меню; мониторинг наличия продуктов на складе и производстве; расчет затраченных продуктов; оформление движения продуктов на производстве и требований на заказ продуктов на склад; оформление документов реализации изделий; оформление списания продуктов по итогам реализации изделий и с производства; формирование различных отчетов и справок; ведение программы питания гостей и управление загрузкой залов.

      Подсистема  «Складской учет». Подсистема предназначена для автоматизации работы подразделений гостиницы, отвечающих за прием, хранение и выдачу материальных ценностей и продовольственных продуктов, обеспечивает ведение документации по их учету и движению.

      Подсистема  «Бухгалтерский учет». Подсистема предназначена для автоматизации бухгалтерского учета производственной и хозяйственной деятельности гостиницы.

      Подсистема  «Заработная плата». Подсистема обеспечивает решение задач по расчету заработной платы по правилам, принятым для каждого вида работников гостиницы с учетом действующих законодательных актов.

      Подсистема  «Кадры». Подсистема предназначена для автоматизации деятельности кадровой службы гостиницы.

      Подсистема  «Оперативный учет доходов». Подсистема обеспечивает формирование отчетных документов по видам производственной деятельности предприятия за различные интервалы времени. Виды, формы и составляющие отчетных документов определяются и настраиваются в зависимости от потребностей предприятия.

      Расчеты с клиентами. Все расчеты с гостями за предоставленные услуги производятся на автоматизированных рабочих местах, оснащенных контрольно-кассовыми машинами (ККМ) моделей IPC POSIIS-СП или IPC GRS-38001-СП, которые включены в государственный реестр. Они разрешены к использованию в отелях и ресторанах и могут быть приняты к использованию не только за стойкой портье и залах ресторана, но также в барах, буфетах, на этажах, т.е. везде, где осуществляется прием платежей за наличный расчет или кредитными картами. Использование единой системы расчетов открывает широкие возможности для введения внутренней гостиничной кредитной карты.

      Взаимосвязь с внешними электронными системами. При наличии в гостинице собственной АТС, имеющей порт для выдачи информации о прошедших телефонных переговорах, возможна стыковка системы управления с телефонной станцией с целью ускорения получения данных о зарегистрированных телефонных переговорах. Система осуществляет их тарификацию и формирование счетов за переговоры для расчетов с клиентами.

      Некоторые жалобы вызывает недостаточно полный охват функций менеджеров. В лучшем случае система берет на себя часть работы управляющего звена низшего и среднего уровня. Автоматизацию работы высшего управленческого звена приходится решать интеграцией в систему специализированного ПО, так называемых систем бизнес-аналитики (business intelligence - Bl).

      В целом, автоматизация гистиницы  «Речник» - это типовая система автоматизации деятельности средств размещения в своей структуре объединяет отделы гостиницы, находящиеся в оперативном взаимодействии друг с другом. Физически вся генерируемая информация находится на центральном сервере предприятия и представляет собой базу данных, объединяющую вполне стандартный набор базовых таблиц: номера, клиенты, бронь, счета, отчеты.

      Посредством находящихся на рабочей станции  каждого конкретного отдела наборов форм и инструментов для отображения и изменения текущей информации сотрудник гостиницы получает возможность оперативно получать доступ к виртуальной модели средства размещения, позволяющей регистрировать бронь, заселять и выселять гостей, устанавливать и изменять тарифы, вести архив событий и программными средствами анализировать текущее состояние и динамику работы отеля.

      Рассматривая  гостиничное предприятие как  совокупность функциональных отделов, получим достаточно разрозненную структуру АСУ.   

      Рис. 2.2. Структура АСУ гостиницы «Речник» 

      В данный момент далеко не каждая система  объединяет все эти модули в одно целое. В связи с широким распространением специализированных программных продуктов, сложностью разработки собственных конкурентоспособных проектов или невостребованностью этих модулей большим количеством клиентов некоторые из составных частей АСУ не входят в основной пакет и устанавливаются отдельно. Наиболее часто это касается модуля бухгалтерии, ресторана (не всякая гостиница может им похвастаться) и обеспечения дополнительных и часто нестандартных услуг, как-то: тарификация телефонных разговоров, услуги платного телевидения, система электронных платежей и т.п.

      В качестве бухгалтерской системы  используются в основном продукты компании 1С, зарекомендовавшие себя как мощные, гибкие и легкие в использовании инструменты ведения бухгалтерского учета.

      Опрос программистов гостиницы речник показал следующие результаты (приложение 11):

1. Программа «Русский отель» используется 5 лет.
2. Программа «Русский отель» слабо адаптирована к гостинице «Речник».
3. Еженедельно осуществляется проверка программы «Русский отель», т.к. она выходит часто из строя.
4. Есть необходимость в смене программы.

      Если  оценить по уровню автоматизации используемого программного продукта, то программа «Русский отель» для гостиницы «Речник» устарела.

      Выявляются  следующие недостатки в автоматизации  деятельности гостиницы:

1. Программа «Русский отель»  устарела морально.
2. Охват автоматизацией отдельных служб не полный.
3. Программа требует постоянной корректировки со стороны программистов.

      Таким образом, гостинице необходимо пересмотреть использование программы «Русский отель» на предприятии.

Выводы

 

      Гостиница «Речник» является коммерческим предприятием, производящим и предлагающим на рынке свой «товар», продукт в виде комплекса услуг, среди которых основными являются услуга размещения и услуга питания.

      Тем не менее, в гостинице «Речник» управление номерным фондом осуществляется частично вручную, частично при помощи программы «Русский отель»

      Опрос программистов гостиницы речник показал следующие результаты:

5. Программа «Русский отель» используется 5 лет.
6. Программа «Русский отель» слабо адаптирована к гостинице «Речник».
7. Еженедельно осуществляется проверка программы «Русский отель», т.к. она выходит часто из строя.
8. Есть необходимость в смене программы.

      Если  оценить по уровню автоматизации  используемого программного продукта, то программа «Русский отель» для гостиницы «Речник» устарела.

      Выявляются  следующие недостатки в автоматизации  деятельности гостиницы:

4. Программа «Русский отель»  устарела морально.
5. Охват автоматизацией отдельных служб не полный.
6. Программа требует постоянной корректировки со стороны программистов.

      Таким образом, гостинице необходимо пересмотреть использование программы «Русский отель» на предприятии. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УЛУЧШЕНИЮ УРОВНЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ГОСТИНИЦЫ «РЕЧНИК»

 

      Изучение  автоматизации гостиницы «Речник» показало, что программа «Русский отель»  устарела и есть необходимость ее смены. Для этого рекомендуем гостинице  «Речник» программу системы бронирования и комплексную систему управления гостиницей «Эдельвейс». На сегодняшний день Эдельвейс - это динамично развивающаяся система в соответствии с требованиями рынка, международными стандартами, с учетом требований и пожеланий заказчиков.

3.1. Локальная системы бронирования гостиничных услуг на основе СУБД

 

      Одним из наиболее мощных, гибких и доступных  средств по работе с БД является на сегодняшний день СУБД Access от компании Microsoft. Она обладает широким диапазоном средств для ввода, анализа и представления данных. Имея наряду с навыками работы в Access некоторые базовые знания встроенного языка программирования Visual Basic for Applications (VBA), можно самостоятельно создавать мощные бизне-приложения для своего предприятия.

      Структура АСУ представляет собой однопользовательский вариант для размещения на рабочей станции портье и состоит из нескольких связанных таблиц, представляющих из себя основу соответствующих функциональных модулей: «клиенты», «номерной фонд», «бронь» и «отчеты». Каждая из таблиц, будучи отображена в стандартном виде конструктора Access, имеет следующую структуру:

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Таблица «Клиенты» представляет собой набор  информации, аналогичный карточке гостя и служащий для более полной работы с ним службы маркетинга (если таковая имеется). Поле «№ Паспорта», будучи изначально уникальным, введено для удобства работы с базой данных и исключения путаницы (ведь имена могут повторяться). Поле «возраст» не вводится пользователем, а рассчитывается как разница системной даты и даты рождения гостя. Поле «количество заездов» служит для отображения частоты посещения гостем гостиницы. Его значение увеличивается на единицу каждый раз, когда оформляется очередной заезд, и не редактируется. На основе количества заездов может определяться статус гостя (например, «обычный гость», «постоянный клиент», «привилегированный клиент» и т.п.) и ставка скидки. Постоянные контакты, хранение как можно более полной информации о гостях способствует доброжелательным с ними отношениям и определенно склоняет их к последующему выбору именно вашей гостиницы. Так, один из наиболее эффективных инструментов упоминания о себе - поздравления с днем рождения и другими праздниками по электронной почте - многими АСУ осуществляется автоматически без всякого участия оператора АСУ.

      Таблица «номерной фонд» по большей части  предназначена для гостей и содержит необходимую для них информацию. Здесь пояснения может потребовать поле «состояние». Это, по сути, отметка о занятости номера. Ему лучше присваивать одно из четырех значений: свободен, занят, забронирован и снят с продажи. От значения «забронирован» можно было бы и отказаться, поскольку его текущее состояние - «свободен», однако такое представление номеров можно использовать для обособления части номерного фонда, предназначенной для свободной продажи, а не для бронирования.

      Но  основой такой АСУ является именно модуль бронирования. В нем принципиально  необходимо присутствие информации о датах заезда и выезда, привязка к конкретному номеру (размещенное бронирование) и данные для идентификации брони, которые, в принципе, может играть и номер паспорта гостя.

      Таблица брони представляет собой список оформленных броней, на базе которых создается таблица с сортировкой по номерам гостевых комнат и датам заезда-выезда. В ней система в соответствии с введенным запросом ищет подходящие комнаты по принципу «попадания в окно», то есть дата запрашиваемого заезда должна быть больше даты предыдущего выезда в этом номере, а дата выезда - меньше следующей даты въезда (если таковая имеется). Такое решение не отличается красотой, но занимает меньше памяти и требует меньше операций от АСУ.