Автоматизированные системы управления в гостинице

      Продолжение таблицы 3.1 

 

      Новые версии системы поставляются клиентам по мере их выпуска производителем в соответствии с лицензионными соглашениями.

      Функциональность  системы Модуль «План». Программа имеет графический модуль для отображения состояния и работы с номерным фондом - переработанный вариант знакомой многим «шах-матки». Здесь даже малоопытные пользователи могут быстро научиться бронировать номера нужной категории и оценивать загрузку. Опытным же работникам программа дает почти неограниченные возможности в работе с номерным фондом при удовлетворении запросов самых взыскательных гостей.

      При работе в модуле «План» пользователь имеет возможность просматривать информацию в трех представлениях. В виде электронной «шахматки» (рис. 1, приложение 1), в виде привычных и легко сортируемых списков гостей (рис. 2, приложение 2) и в виде статистики движения номерного фонда (рис. 3 приложение 3). Использование таких возможностей по отображению информации позволяет автоматизировать практически все каждодневные операции сотрудников - от рядовых работников службы размещения до руководителей.

      Приведем  список функций, которые реализованы в модуле «План» АСУ «Эдельвейс»:

      - учет наличия номеров по каждому типу/категории на необходимый срок;

      - оформление  брони  с указанием  сведений по гостю и условий проживания;

      - автоматическое присвоение номера  брони;

      - учет количества взрослых/детей  при оформлении брони;

      - автоматическое указание лица, производящего заявку;

      - указание организации гостя, оформление  карточки компании (внесение информации об организации, от которой прибывает гость, в том числе с использованием данных, ранее сохраненных в архиве);

      - указание адресной информации  гостя;

      - указание метода гарантирования  данной брони;

      - учет внесения авансового платежа;

      - автоматическая подстановка тарифа  по умолчанию для данного типа номеров с возможностью ручной коррекции;

      - выбор тарифа проживания;

      - возможность установления разных тарифов на каждый день предполагаемого проживания;

      - возможность скрывать назначения  платежей при распечатке счета гостя;

      - возможность печати предварительного счета;

      - указание паспортных данных гостя;

      - возможность отправки подтверждения на бронь (факс, e-mail);

      - указание VIP статуса гостя;

      - маркетинговая статистическая информация  по брони, включающая источник поступления брони, сегмент, к которому можно отнести данного гостя, географическая территория поступления гостя;

      - введение дополнительной информации по гостю;

      - введение контактной информации  гостя включая факс и e-mail;

      - введение сообщений, оставленных  для гостя при бронировании;

      - указание турагенства, пославшего  заявку (поиск данных в архиве  или оформление новой карточки);

      - указание группы гостей в случае  групповой брони;

      - указание организации-плательщика  (поиск данных в архиве или  оформление новой карточки);

      - возможность оформления раздельного проживания в одном номере нескольких гостей;

      - возможность бронирования номеров  по местам (с различными сроками проживания гостей);

      - возможность внесения данных  дополнительных гостей при их  совместном проживании и расчете;

      - возможность бронирования номерного  фонда как по типам комнат, так и с присвоением конкретных номеров гостям отеля;

      - учет специальных пожеланий гостя  (возможность планирования предоставления услуг по расписанию);

      - ведение до шести счетов на  одного гостя;

      -   оформление перенаправления начислений  на группу, других гостей, организацию  или дополнительные счета данного гостя;

      - контроль правильности введения  параметров кредитной карты;

      -  возможность внесения запланированных  изменений параметров проживания гостя (тариф, тип номера, номер комнаты) на будущие даты;

      - хранение информации о дополнительных  услугах, предоставляемых отелем по желанию гостя;

      - использование пакетов услуг;

      - возможность копирования оформленной  брони для быстрого бронирования;

      - указание причины отмены брони при ее отмене;

      - возможность индивидуальной настройки  обязательных полей;

      -   автоматический контроль за заполнением  обязательных полей;

      -  автоматическое проставление номера  счета гостя;

      -  учет статуса номера убран/не  убран/готов к заселению;

      - возможность быстрого изменения  статуса номера.

      При регистрации и поселении гостей в АСУ «Эдельвейс» реализованы следующие функции:

      - поселение по брони и без брони;

      -  возможность изменения параметров, указанных при оформлении брони;

      -  при поселении без брони - ввод  полной информации по данному гостю;

      - учет пожеланий гостя и особенностей  номерного фонда при определении номера комнаты;

      - учет статуса номера (готов/не  готов к поселению, свободен/занят);

      - контроль за передачей сообщений, оставленных для данного гостя;

      - учет поселения других гостей  в этот же номер при совместной  оплате;

      - учет поселения других гостей  в этот же номер при раздельной  оплате;

      - учет индивидуальных пожеланий  гостя по дополнительным услугам;

      - учет индивидуальных особенностей гостя (курит, VIP и т.д.);

      - автоматическая распечатка регистрационной  карты гостя;

      - учет авансовых платежей;

      - указание метода гарантии оплаты;

      - ввод/изменение номера кредитной  карты, используемой для оплаты проживания;

      - контроль правильности заполнения кредитной карты;

      - учет времени поселения гостя;

      - учет времени выезда гостя;

      - указание требуемых дополнительных  услуг и их регулярности;

      - начисление оплаты за дополнительные  услуги;

      - возможность предоставлять скидки  гостям;

      - возможность занесения маркетинговой  информации о госте;

      - регистрация паспортов и виз  иностранных граждан;

      - ведение журнала регистрации иностранных граждан;

      - отчетность для ОВИР и МВД.

      Модуль  «Группы»

      Данный  модуль отвечает за групповое бронирование и управление группами.

      Модуль  «Группы» позволяет выполнять следующие операции (рис. 4 приложение 4):

      - создание карточки бронирования группы;

      - автоматический перенос данных бронирования по группе в данные бронирования гостей - членов группы;

      - сохранение всех возможностей индивидуального бронирования для членов группы;

      -  учет статуса групповой брони  (временное, постоянное, размещенное, неразмещенное);

      - автоматическое присвоение номера  брони;

      - указание названия группы;

      - автоматическое занесение информации из архива об организации, ответственной за группу (при необходимости создание в архиве новой карточки

      организации и автоматическое занесение данных в информационную карту);

      - указание дат приезда и отъезда  группы;

      - возможность неодновременного заезда членов группы при сохранении внутригрупповых связей;

      - ведение учета внесения аванса;

      - возможность внесения примечаний  по группе;

      -   маркетинговая статистическая информация  по брони, включающая источник поступления брони, сегмент, к которому можно отнести данного гостя, географическая территория поступления гостя;