Автоматизация процессов приема и регистрации документов от физических лиц в Управлении Федеральной налоговой службы по РСО-Алания

Основной особенностью ФНС  является трехуровневая система  канцелярий. Собственную канцелярию имеет не только руководитель ведомства, но и его заместители, а также  руководители департаментов. В связи  с этим на уровнях центрального аппарата и управлений действует многоканцелярская  структура, что позволяет обеспечить работу с документами различных  групп только тем пользователям, которые наделены соответствующими правами доступа.

 

1.4 Документооборот входящей корреспонденции

 

Порядок прохождения документов внутри УФНС по РСО-А закреплен в специальных технологических схемах. В таких схемах нашли отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Вся корреспонденция на бумажных носителях, доставленная в адрес  УФНС в течение рабочего дня, поступает в отдел общего и хозяйственного обеспечения. Та корреспонденция, которая доставляется нарочными непосредственно руководству УФНС по РСО-А через бюро пропусков, передается в этот же рабочий день в отдел для ее регистрации.

В отделе проверяется правильность доставки корреспонденции по адресу и целостность упаковки. В том  случае, если документы были доставлены ошибочно, они возвращаются отправителю.

При нарушении целостности  упаковки работник, доставивший почту  в отдел, проставляет на упаковке пометку «Поступило в поврежденном виде», которую заверяет своей подписью с расшифровкой и датой. Затем  почтовое отправление направляется на исполнение с упаковкой.

Вся корреспонденция, поступившая  почтой, вскрывается в отделе. Конверты с надписью «Лично» вскрываются  только адресатом.

Работники службы проверяют наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп «Получено без приложений» или делается аналогичная запись от руки.

Все конверты, в которых  поступила бумажная корреспонденция, подлежат уничтожению, кроме случаев:

- если проставленная на  конверте в почтовом штемпеле  дата получения или отправления  имеет значение в качестве  доказательства времени отправки  или получения данной корреспонденции;

- если в документе нет  адреса отправителя и (или)  соответствующих реквизитов (номер,  дата);

- если дата, проставленная  на документе, расходится с  датой в почтовом штемпеле  на конверте более чем на  двадцать календарных дней;

- обязательно к обращениям  и декларациям граждан;

- обязательно к документам, связанным с рассмотрением дел  в судах общей юрисдикции и  арбитражных судах, а также  по решениям, определениям и постановлениям  судов.

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с  уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте служит доказательством дня получения  документа.

В правой нижней части лицевой  стороны первого листа каждого  полученного документа, а так  же на конвертах корреспонденции, которая  не вскрывается в Отделе, проставляется  штамп, на котором указывается дата регистрации документа и его  входящий номер.

На письменных обращениях граждан, доставленных в приемную руководителя УФНС по РСО-А  лично, проставляется штамп «Получено».

Регистрация входящей корреспонденции  производится в день поступления. Та корреспонденция, которая поступила  в течение последних 30 мин. рабочего дня, регистрируется на следующий рабочий  день.

Прием, обработка и регистрация  корреспонденции, поступающей по электронной  почте, регламентируется Положением об обмене информацией, которое разрабатывается  УФНС по РСО-А на основе соответствующих нормативных актов ФНС России. По электронной почте в УФНС может поступать информация ФНС России, Управления, от органов местной исполнительной и муниципальной власти, налогоплательщиков.

При получении на официальный  электронный почтовый ящик обращений  налогоплательщиков оператор, осуществляющий прием, проверяет наличие в сообщении  либо в файле обратного адреса. В случае отсутствия указанной информации, электронное сообщение не регистрируется, а заявителю направляется ответ  о причинах отказа в приеме обращения.

Первичная обработка завершается  регистрацией документа: в соответствующих полях проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции. Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

В контроле исполнения документов можно выделить:

- контроль по существу  решения вопроса, выполнения поручения;

- контроль за сроками исполнения задания.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов  на контроль;

- проверку своевременности  доведения документов до конкретных  исполнителей;

- предварительную проверку  и регулирование хода исполнения;

- снятие документов с  контроля;

- учет и обобщение результатов  контроля исполнения документов.

Контролю подлежат все  документы, требующие исполнения. В  УФНС по РСО-А контроль исполнения документов будет автоматизирован и осуществляется средствами на основе регистрационных данных, содержащихся во входящих документах.

Контроль исполнения документов производится сотрудниками отдела общего и хозяйственного обеспечения, а  также сотрудниками других отделов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации  поступивших в ИФНС документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет  право ставить на контроль Отдел  сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными  сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции  определяет конкретный срок.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- поступивших из УФНС России и органов государственной власти субъектов Российской Федерации – с даты подписания (утверждения) документа;

- поступивших из других  организаций, а также обращений  граждан – с даты их поступления.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- поступившие из ФНС  России и органов государственной  власти субъектов Российской  Федерации: с конкретной датой  исполнения – в указанный срок; без указания конкретной даты  исполнения – с пометкой «Срочно», «Незамедлительно» или аналогичной  пометкой, а также запросы судебных  приставов – в 3-х дневный  срок, с пометкой «Оперативно» - в  10-и дневный срок.

- все остальные документы  исполняются в срок не более  месяца со дня поступления документа в УФНС.

При необходимости изменения  срока исполнения документа, поставленного  на контроль, ответственный исполнитель  не позднее чем за 3 дня до его истечения представляет на имя руководителя или его заместителя мотивированную служебную записку о продлении срока исполнения. Продление срока осуществляется отделом при получении электронной копии служебной записки с резолюцией соответствующего должностного лица.

Во время постановки документа  на контроль, в регистрационной форме проставляется отметка о контроле.

Исполнение документа  контролируется с момента постановки на контроль, после осуществления, которой  документ передается исполнителю. При  этом сотрудником отдела, ответственным  за контроль, может быть проведена  проверка своевременности доведения  документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа осуществляются предварительные  проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых фиксируются  в регистрационной карточке.

Документ считается исполненным  и снимается с контроля только после фактического выполнения по существу, документального подтверждения  исполнения и направления результатов  заинтересованным организациям и лицам. Снятие документа с контроля оформляется  отметкой об исполнении документа и  направлении его в дело.

Рассмотрим процедуру  работы с входящей документации на примере личного письменного  обращения налогоплательщика о  получении в налоговой инспекции  выписки из Eдиного Государственного Реестра Индивидуальных Предпринимателей (ЕГРИП).

Форма заявления может быть составлена налогоплательщиком в произвольной форме.

Несмотря на то, что заявление может быть составлено в произвольной форме, установлен перечень реквизитов, которые должны присутствовать в нем, иначе возможен отказ в получении справки. Эти реквизиты позволяют четко идентифицировать налогоплательщика, представившего запрос: полное наименование организации (ФИО физического лица), ИНН (только для организаций), подпись руководителя организации (физического лица), печать организации. Наличие данных реквизитов необходимо, если запрос представлен на бумажном носителе не на бланке организации.

 

Начальнику УФНС № 30 России по РСО-Алания г. Владикаваз  Таймазову Тимуру Борисовичу от  Фарниева Алана Казбековича 363000, г. Владикавказ, ул.Августовских событий , д. 32     ЗАЯВЛЕНИЕ   Прошу выдать выписку из Eдиного Государственного Реестра Индивидуальных Предпринимателей (ЕГРИП).   15.05.2011 Подпись

Рис.2. Пример заявления в УФНС по РСО-А о выдаче выписки из ЕГРИП для ИП без образования  юридического лица

 

Заявление предоставляется налогоплательщиком или его представителем в двух экземплярах. Так как в УФНС реализован принцип «одного окна», запрос принимает сотрудник отдела по работе с физическими-юридическими лицами. Инспектор проверяет заявление на наличие необходимых реквизитов. В случае их отсутствия запрос возвращается налогоплательщику с просьбой дописать необходимые реквизиты.

Если замечаний по заявлению нет, налоговый инспектор регистрирует его в БД с созданием регистрационной карточки. На обоих экземплярах заявления в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, в котором указывает дата приема и регистрационный номер документа.

На следующий день заявление для исполнения передается в общий отдел (по работе с налогоплательщиками-юридическими лицами).

В отделе инспектор проверяет  заявление на наличие оснований, по которым справка может быть не предоставлена налогоплательщику. При наличии оснований для отказа в выдаче справки, инспектор не позднее четырех рабочих дней со дня регистрации запроса докладывает о данном факте начальнику или его заместителю и подготавливает в двух экземплярах письмо о неисполнении государственной функции с указанием причины.

Если же оснований для  отказа в выдаче справки нет, то инспектор  оформляет справку в установленный 5-ти дневный срок.

Схематично порядок прохождения  документа можно представить  следующим образом (рис.3).

 

 

 

 

 

 

Запрос  заявителя на выдачу выписки

Да

Правомерность запроса

Нет

Общий отдел – прием, предварительное рассмотрение, регистрация

Общий отдел – прием, предварительное рассмотрение, регистрация

Контрольный Отдел– проверка и формирование справки

Контрольный Отдел – подготовка аргументированного письма о возврате заявления

Оформление исходящего документа, отправка или вручение заявителю

 

Рис.3. Схема прохождения запроса от налогоплательщика

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Информационное обеспечение задачи