Правила этики и основы этикета деловой переписки

16. Будьте  терпимы к недостаткам людей,  если эти недостатки не мешают бизнесу. 

17. Помните,  что человека можно оскорбить  не только словом; поза,         мимика часто не менее выразительны. 

18. Не  страшитесь талантливых подчиненных. 

19. Хвалите  на людях, порицайте с глазу  на глаз. 

20. Умейте  слушать, имейте бесконечное терпение. 

          Осваивая цивилизованный рынок,  современные предприниматели должны  знать, что лишь 10-15% желающих утвердиться  в рыночном мире добиваются своих целей. И именно следование правилам делового этикета и этике делового общения является залогом успеха в бизнесе. Другими словами, соблюдение правил делового этикета и деловой этики - один из необходимых элементов вашего профессионализма. Мировые экономические связи обязывают деловых людей знать правила хорошего тона и других стран. Здесь нарушение правил этикета могут привести даже к разрыву деловых связей и обернуться потерей рынков сбыта. Правила делового этикета со временем меняются, некоторые из них в настоящее время утратили свою обязательность, например, элементы поведения по отношению к женщине. Еще недавно считалось, что мужчина должен непременно оплачивать счет в ресторане, если обедает в обществе женщины, распахивать перед ней двери, попускать ее вперед при выходе из лифта.  

Сегодня такие правила не являются обязательными. Современный деловой этикет рекомендует  выходить из лифта первым тому, кто  находится ближе к двери. Женщина  надевает пальто сама, но если у нее  при этом случаются затруднения, мужчина обязан помочь ей. Быть просто вежливым и доброжелательным недостаточно. В деловом этикете общие принципы приобретают специфическую окраску, что выражается в следующих основных правилах:

* Будьте  во всем пунктуальны 

* Не  говорите лишнего 

* Думайте не только о себе, но и о других

* Одевайтесь  как принято 

* Говорите  и пишите хорошим языком  

- Первое правило - будьте во всем пунктуальны:

         Опоздания любого сотрудника мешают работе, кроме того они свидетельствуют о том, что на такого человека нельзя положиться. Для делового человека очень важно умение рассчитывать время, необходимое для выполнения того или иного задания. К тому же всегда оказывается, что на работу вам требуется больше времени, чем вы предполагали; и главное, как только вы наконец-то принялись за работу, всегда найдется какая-нибудь другая, которую надо сделать раньше. Кроме того, полезно держать в уме еще один закон: если дела идут слишком хорошо, значит, скоро что-то должно случиться. Из всего этого можно сделать простой вывод: на выполнение заданий надо выделять время с запасом, учитывая проблемы, которые могут возникнуть.

- Второе правило - не говорите лишнего:

           Любой сотрудник обязан хранить секреты своей организации, это правило касается всех дел фирмы или учреждения: от кадровых до технологических. Это же относится и к разговорам сослуживцев о их личной жизни.

- Третье правило - думайте не только о себе, но и о других:

          Нельзя успешно вести дела, не учитывая мнения и интересов партнеров, клиентов, покупателей. Часто причинами неуспеха в делах становятся проявление эгоизма, зацикленности на своих интересах, стремление навредить конкурентам, даже сослуживцам, чтобы выдвинуться в рамках собственного предприятия. Стремитесь всегда терпеливо выслушивать собеседника, учитесь уважать чужое мнение и понимать его, избавляйтесь от нетерпимости к инакомыслию. Никогда не унижайте оппонента, имейте в виду, что рано или поздно вы столкнетесь с человеком, который будет вынужден поступить с вами также.

- Четвертое правило - одевайтесь как принято

          Главное - одеваться соответственно вашему окружению на службе, не выбиваясь из контингента работников вашего уровня. Ваша одежда должна демонстрировать ваш вкус.

- Пятое правило - говорите и пишите хорошим языком

          Все, что вы говорите и пишите, должно быть изложено хорошим языком, грамотно. Умение человека грамотно говорить влияет в целом на его образ. От умения общаться часто зависят ваши шансы заключить тот или иной контракт. Деловому человеку, для того чтобы преуспеть, надо овладеть и искусством риторики, то есть мастерством красноречия. Очень важно следить и за своей дикцией - произношением и интонацией. Никогда в деловом общении не употребляйте жаргонных словечек и оскорбительных выражений; учитесь слушать других и при этом показывать, что вам интересно.  

Вопросы поиска делового партнера и проверки его финансовой  надежности

очень актуальны. Качественное улучшение  информированности  снижает  степень риска.

   

 Надежная  информация  нужна  до   начала   переговоров.   Предположим,

информация  получена. Как ее можно  интерпретировать?  Если  денег  мало,  то возможно он беден или удачно ими оперирует. Если денег  много,  то  возможно они лежат без движения, возможно он богат, возможно на его  счету  находятся заемные средства. 

      Платежеспособность   фирмы   определяется   на   основе   анализа   ее бухгалтерского отчета за ряд лет; его можно выполнить самостоятельно  или  с привлечением специалистов по  финансам.  На  экономическое  положение  фирмы могут влиять не только производственные, но  и  политические  факторы. 

      Итак,  получение  надежной  информации   до   начала   переговоров   с потенциальным    партнером    позволяет   снизить    расходы     и    делает предпринимательскую деятельность более доходной. 

      Собрав, нужные сведения о компании, начинают думать как же связаться  с нею. Для этого на помощь приходит деловая переписка. 

      Все разнообразие официальной  корреспонденции может быть  разделено   на два основных вида: 

      А)  официальная   переписка   между   государственными   организациями

различных    стран;    этот    вид    корреспонденции     используется     в дипломатической практике; 

      Б) деловые письма; имеющие часто  полуофициальный  характер  и   широко применяемые при организации деловых контактов и т.д. 
 

        Стиль официальной переписки может измениться в зависимости от языка и традиций различных стран, однако он подчиняется  некоторым  общим  правилам, определяемым международной практикой. 

     Любой документ, будь  то  вербальная  нота  или  коммерческое  письмо, содержит несколько обязательных  позиций:  обращение,  комплимент,  подпись, дата, адрес. 

      Кроме  того,  при  оформлении   деловой   корреспонденции   желательно придерживаться следующих общепринятых правил: 

      1. Служебные письма пишутся на  чистом бланке или листе бумаги,  только на его лицевой стороне; 

      2. Каждая страница нумеруется  арабскими цифрами; 

      3. Служебные письма печатаются  на машинке; 

      4. В тексте не допускается подчистки,  исправления; 

      5. Письмо складывается текстом  внутрь; 

      6. На письмо необходимо дать ответ в течении 10 дней.       

      Деловое письмо имеет длительную  историю. Оно развивалось вместе  с экономическими и специальными  отношениями, отражало этнические  традиции, несло на себе отпечаток  светского и официального этикета.  

Особенно  была богата этикетными формами деловая  переписка феодального периода. В частности, в ней было много выражений почтения и уважения, которые источались в адрес получателя письма, независимо от истинного отношения к адресату. Вот, например, как подписывал письма шефу корпуса жандармов А.Х.Бенкендорфу А.С.Пушкин: "С глубочайшим почтением и совершенной преданностью честь имею быть, милостивый государь, Вашего сиятельства покорнейший слуга Александр Пушкин". Несмотря на внешнее проявление уважительности со стороны лиц дворянского сословия, в деловом письменном общении были заметны социальные различия. Они выражались в уничижительном характере делового сообщения со стороны людей, находившихся на низших ступенях социальной лестницы при обращении к вышестоящим и повелительном, властном тоне вышестоящих в адрес нижестоящих.  С развитием капиталистических отношений деловое письмо стало унифицироваться, избавляться от многих дворянских этикетных норм, а проявляющиеся в нем служебные отношения приобретать более демократический характер. Особенно упростилась деловая переписка в последние десятилетия, став сухой, чисто официальной. В наш стремительный век это в определенной степени оправдывается необходимостью в меньших затратах времени на написание делового письма, необходимостью в четком и ясном изложении сути просьбы, предложения и т.д. Вместе с тем можно согласиться и с точкой зрения, когда высказывается сожаление о постепенном исчезновении из делового письма ряда этикетных форм, в частности слов уважаемый, уважаемые, с уважением, выражений извинений и благодарности, придающих переписке человеческий характер. Чаще и чаще обращения к людям заменяются обращением к фирме, организации и т.д., под которыми подразумеваются работающие там люди.  

        Переписка как форма делового общения делится на  деловую и частно-официальную.  

        Деловое письмо - это корреспонденция, направленная от имени одной организации, учреждения, фирмы другой организации, учреждению, фирме. Она может быть адресована коллективному адресату или одному человеку, который выступает в качестве не частного, а юридического лица. К такой корреспонденции относятся коммерческие и другие письма.  

         Частно-официальным является такое деловое послание, которое адресуется от имени частного лица к организации, от организации к частному лицу, от частного лица к частному лицу.  

          К деловой корреспонденции предъявляется ряд требований. Прежде всего деловое письмо должно вызвать интерес у адресата. Для этого необходимо на основе убедительных фактов, данных, сведений показать адресату выгодность партнерства или невыгодность разрыва деловых взаимоотношений. Содержание письма должно побуждать его к действию, принятию важных для адресата решений.  

          В отличие от светского письма в деловой переписке избегают образного выражения мыслей с помощью сравнений, метафор, (перенесения одних свойств предмета или явления на другой на основании их общих признаков), аллегорий (изображения отвлеченной идеи или понятия посредством конкретного образа) и гиперболы (преувеличения).  

          Излагать содержание делового письма следует точно и лаконично. В тексте предпочтительны простые распространенные предложения. При изложении содержания необходимо избегать частностей, второстепенных деталей. Доказательства, соображения подкрепляются лишь самыми важными аргументами, фактами или цифрами. Чтобы не превратить письмо в таблицу или статистический справочник, нужно не перегружать его цифровыми данными. Цифры, перечни, списки и т.п. даются в приложении.  

         Текст делового письма следует делить на абзацы. Каждый абзац должен содержать законченную мысль и начинаться с новой строки. Нормальным считается абзац из двух-трех предложений.  

         Суть просьбы, предложения условий для сотрудничества и т.д нужно излагать в доступной форме и логической последовательности. Прежде чем употреблять профессиональные термины, сокращения, надо представить себе, понятны ли они будут адресату, не приведет ли это к просьбам их уточнений и разъяснений. В таком случае вы потеряете время, а время, как говорится, - деньги.  

         Тон письма должен быть уважительным и корректным, даже если назревает конфликтная ситуация. При обострении взаимоотношений следует всегда задуматься, не по вашей ли вине она возникла, все ли вы сделали для того, чтобы избежать ее. Даже разрыв отношений должен оставлять какие-то мосты. Возможно, они в будущем еще пригодятся. Это, конечно, не означает всепрощенства, пассивного принятия аморальных поступков.