Правила этикета

Есть несколько общепринятых правил телефонных разговоров:

если разговор прервался, то перезвонить  должен тот, по чьей инициативе состоялся  разговор;

следует говорить максимально кратко и по существу;нельзя говорить слишком громко в трубку, избегая в то же время и слишком тихой речи;если вы ошиблись номером, нельзя спрашивать , или - лучше переспросить ;

если вы звоните кому-то и на ваш звонок не отвечают, не кладите  трубку, пока не услышите 4-6 длинных  гудков - вашему собеседнику может  потребоваться некоторое время  для того, чтобы подойти к телефону;

как минимум несколько раз подумайте  перед тем, как звонить в неурочное  время - слишком рано утром или  поздно вечером. Как правило, не следует  звонить до 8 утра и после 11 вечера;

нельзя звонить по ставшему вам  известным номеру домашнего телефона вашего партнера, если только он сам  не дал этот номер вам и не сказал, что ему можно позвонить домой. Следует избегать деловых звонков  по домашним номерам в выходные и  праздничные дни.

Неудобные ситуации

Часто бывает так, что телефонный звонок застал вас во время важного разговора  или совещания. В таких случаях  лучше всего попросить собеседника  оставить свой номер телефона и пообещать  перезвонить ему позже. Лучше  всего обозначить возможное время  ответного звонка (при этом не забудьте выполнить свое обещание).

Если у вас посетители, а вам  необходимо позвонить, то следует попросить  у них прощения, а сам звонок постараться сделать максимально  коротким.

Бывает так, что вы в гостях и  вам необходимо позвонить. Это можно  сделать, только предварительно попросив разрешения у хозяев.

Отправляясь в гости или на деловое  свидание, вы в случае необходимости  можете оставить своим сотрудникам  или родственникам телефонный номер  того места, куда вы идете. Правда, необходимо спросить разрешения хозяев или своих  деловых партнеров заранее.

При этом следует предупредить о  том, что вы ожидаете звонка. Но лучше  все-таки избегать подобных ситуаций.

Если у вас сотовый телефон

Достижения современной науки  и техники позволяют нам почти  постоянно находиться в пределах досягаемости телефонного звонка. Сотовый  или иной радиотелефон прочно вошел  в быт бизнесменов, финансистов, журналистов и людей многих других профессий. Но в то же время он ни в коем случае не должен мешать окружающим. Практически у каждого такого телефона есть возможность отрегулировать громкость и тембр звонка так, чтобы он был почти не слышен никому, кроме вас.

Идя в театр, на концерт или в  музей, следует отключить звонок или вообще выключить телефон. Звонок телефона в театре неуместен и  отнюдь не прибавит вам авторитета в глазах окружающих.

Но бывает и так, что вы ждете  звонка и сигнал сотового телефона застал вас во время беседы, обеда  с деловым партнером или переговоров. В этом случае обязательно надо извиниться, а сам разговор свести к минимуму. То же относится и к той ситуации, если вам надо сделать срочный  звонок. По возможности, лучше при  этом отойти в сторону.

Сотовые телефоны недешевы, разговор по ним в несколько раз дороже, чем по обычной телефонной линии. Громкий и без особой нужды  продолжительный разговор в окружении  многих людей наверняка не прибавит вам авторитета в их глазах, напротив, оставит у них впечатление  о выскочке, желающем пустить пыль в глаза.

Если вы звоните на номер сотового телефона, то следует помнить, что  ваш абонент вынужден будет оплачивать этот разговор по весьма высокому тарифу. Ваш собеседник может быть в дороге, за рулем автомашины и, отвлекая его, вы можете подвергнуть его опасности. Поэтому будьте кратки и отложите обсуждение деталей до другого раза.

Есть несколько общепринятых правил этикета телефонных разговоров:

если разговор прервался, то перезвонить должен тот, по чьей инициативе состоялся разговор;

следует говорить максимально кратко и по существу;

нельзя говорить слишком громко в трубку, избегая в то же время и слишком тихой речи;

если вы ошиблись номером, нельзя спрашивать, или — лучше переспросить;

если вы звоните кому-то и на ваш звонок не отвечают, не кладите трубку, пока не услышите 4–6 длинных гудков — вашему собеседнику может потребоваться некоторое время для того, чтобы подойти к телефону;

как минимум несколько раз подумайте  перед тем, как звонить в неурочное время — слишком рано утром или поздно вечером. Как правило, не следует звонить до 8 утра и после 11 вечера;

нельзя звонить по ставшему вам известным номеру домашнего телефона вашего партнера, если только он сам не дал этот номер вам и не сказал, что ему можно позвонить домой. Следует избегать деловых звонков по домашним номерам в выходные и праздничные дни.

Ситуация 3: Вы звоните.

Прежде чем звонить, необходимо подумать, о чем Вы хотите сообщить или какие вопросы задать, какую  информацию хотели бы получить: это  сэкономит время собеседника  и Ваше. К телефонному разговору  необходимо тщательно готовиться: четко  определить для себя цель звонка, заранее  подобрать необходимые документы, материалы, их номера и даты, адреса, номера телефонов, которые могут  Вам пригодиться во время беседы. Вам поможет также заранее  составленный план беседы, вопросы, ответы на которые Вы хотели бы получить. Разговор по каждой теме должен заканчиваться  вопросом, предполагающим однозначный  ответ.

По окончании разговора полезно  потратить 3-5 минут на анализ содержания разговора, его стиля, своих возможных  ошибок и их причин.

Несколько рекомендаций, вытекающих из требований этикета телефонных разговоров:

Куда бы Вы не звонили, никогда не следует начинать разговор с вопросов «Кто это?», «Кто говорит?».

Как только вас соединили с абонентом, следует назвать свои имя и  фамилию, а также место работы и должность: это сориентирует собеседника  и приблизит Вас к главной  цели звонка. 
Если трубку снял секретарь, то, поздоровавшись и представившись, необходимо кратко изложить причину звонка. Если Вы сами этого не сделаете и секретарь Вас об этом спросит – не обижайтесь: это обязанность секретаря, к которой надо относиться с пониманием и уважением. Имя и фамилия должны произноситься четко и неторопливо.

Любой телефонный разговор предполагает вежливость и корректность. Однако излишняя вежливость неуместна. Нагромождение  слов «Будьте добры, попросите, пожалуйста, если можно… Если Вам не трудно» отнимает время и создает впечатление Вашей неуверенности и даже приниженности. Во всех случаях сохраняйте чувство достоинства Вашего собеседника и свое собственное.

Помните, что Вы звоните в удобное  для Вас время, поэтому не стоит  обижаться, если Вас попросят перезвонить.

Избегайте «повисших в воздухе» звонков. Даже если Ваш вопрос решился, и необходимость в повторном  звонке отпала, в любом случае лучше  перезвонить. Этот звонок укрепит Ваши личные взаимоотношения и Вашу репутацию  человека обязательного и воспитанного.

Если Вы звоните человеку, которого не оказалось на месте, попросите  передать ему, что Вы звонили.

Договорившись о телефонном звонке, перезванивая, Вы не всегда уверены, что  Вас помнят. В этом случае следует  назвать себя и напомнить содержание предыдущего разговора.

Будьте кратки и лаконичны в  изложении проблемы, с которой  Вы обращаетесь в другое учреждение.

Никогда не говорите по телефону с  набитым ртом, не жуйте и не пейте. Если во время разговора Вы чихнули  или закашляли, постарайтесь прикрыть трубку рукой, чтобы этого не было слышно. Если Вам покажется, что собеседник все слышал, надо сказать «извините».