Деловое письмо обычно носит четко нацеленный характер и посвящается одному вопросу, содержание которого следует целиком подчинять его решению (заключению сделки, изложению делового предложения, передаче информации и т.п.).  

         Важнейшее нравственное требование к содержанию письма - честностъ, правдивость. Задержки с ответом, бессознательно допущенная ошибка, неточность должны повлечь за собой извинительные просьбы.  

         В отличие от управленческого распоряжения, приказа в деловой переписке коммерческого, партнерского характера следует избегать повелительного тона, сомнений в полезности заказываемого товара или услуги.  

         В служебной переписке употребляются многие виды писем, различающихся по своим целям и характеру. В их числе письма-извещения, письма-напоминания, письма-приглашения, письма-просьбы, письма-предложения, письма-подтверждения, письма-согласия, письма-отказы, информационно-разъяснительные письма, письма-циркуляры или распорядительные письма, письма-разрешения, письма-запрещения, сопроводительные письма.  

          Для коммерческой переписки характерны письма-запросы, письма-ответы на запросы, письма-предложения, письма-заказы, письма-рекламации, гарантийные письма.  

         Письмо-запрос направляется от покупателя к продавцу, от импортера - к экспортеру с целью выяснения возможности поставки определенной продукции или оказания услуг. Оно также содержит просьбу направить предложение на поставку товаров. В таком письме обычно указываются наименование и вид товара, а также условия, на которых заказчику хотелось бы получить товар.  

         В свою очередь адресат, получив письмо-заказ, посылает заказчику отчет на запрос, в котором может сообщаться о принятии запроса к рассмотрению, обещание направить предложение в определенный срок или содержаться отказ поставки товара с мотивировкой отказа. Продавец, если его устраивают пожелания покупателя и он заинтересован в быстром заключении сделки или контракта, может и без предварительных сообщений направить предложение (оферту). В предложении помимо наименования и вида товара указываются его количество, упаковка, сроки поставки, условия платежа и доставки. Если условия предложения приемлемы для покупателя, он направляет письмо-заказ, в котором повторяются основные пункты предложения. При получении заказа продавцом высылается подтверждение, которое является свидетельством о принятии заказа к исполнению.  

         Заказ отличается от сделки или контракта тем, что невыполнение заказа не влечет за собой санкций, которые, как правило, указываются при оформлении сделки (контракта). Преимущество заказа перед сделкой в упрощении процедуры заключения договора. В случае, если покупатель и продавец расходятся по каким-то позициям, переписка продолжается до принятия окончательного решения одной или двух сторон, ведущих письменные переговоры.  

        При нарушении деловыми партнерами условий договора потерпевший направляет в адрес нарушителя письмо рекламацию (претензию). В нем указываются основания для предъявления претензии, приводятся ее доказательства и конкретные требования потерпевшей стороны. К письму прилагаются документы потерпевшей стороны, подтверждающие рекламацию. Таковыми могут быть акт приемки, акт испытаний, акт экспертизы и т.д.  

        В переписке партнеры, вступающие в правовые отношения, прибегают к гарантийным письмам. В них подтверждаются условия делового сотрудничества, даются определенные обещания, берутся обязательства.  

       В деловой переписке, как коммерческой, так и некоммерческой имеют место и сопроводительные письма, в которых сообщается о направляемых или возвращаемых документах. Названия высылаемых документов перечисляются в приложении, размещенном под текстом.

   

    Деловое письмо обычно состоит из заголовка (зачина), основного текста (доказательства) и концовки.

Заголовок содержит название фирмы (учреждения), отправляющей письмо, почтовый и телеграфный адрес, телетайп и телефакс, номера телефонов, расчетный счет, дату отправления письма. Месяц в деловой корреспонденции пишется полным словом (например: 1 июля 1993г.).  

           Как правило, солидные организации, учреждения, предприятия, фирмы для деловой переписки используют бланки с нанесенными на них типографским способом формальными элементами заголовка (реквизитами). Для посылки писем за рубеж реквизиты должны быть продублированы на английском или ином языке. В заголовке рядом с обозначением места и даты обычно помещается ссылка на содержание письма или повод, по которому оно написано.  Указание на содержание письма подчеркивают.

        

  Ниже штампа могут также ставиться номера письма отправителя и письма адресата, на которое дается ответ.   

          Ставить исходящий номер на письмах, адресуемых за рубеж, не рекомендуется. Там ограничиваются датой отправки и содержанием письма.  

          В деловой переписке, помимо адреса и названия фирмы или учреждения, написанного на конверте, названные атрибуты помещаются и в заголовке (в правой верхней части письма). Если письмо адресовано фирме или учреждению, то сначала указываются наименование фирмы (учреждения) в именительном падеже, а затем почтовый адрес. В документе, направляемом на имя руководителя (организации), наименование организации входит в состав наименования должности руководителя.  

         В письме, адресованном частному лицу, сначала пишутся почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата. Если известна должность адресата, желательно указать ее после имени.  При обращениях к отдельным лицам употребляется неформальное выражение Дорогой.  

          Следует иметь в виду, что имена, адреса, обращения, каждое слово официального названия должности, название объектов переписки пишутся с заглавной буквы.  

         После обращения обычно следует вводная фраза. Она формулируется в зависимости от типа письма и его цели. Поэтому вступление характеризуется большим разнообразием. Вместе с тем есть ряд этикетных оборотов, которые употребляются при написании деловых писем наиболее часто и являются стереотипными. Знание их или наличие под рукой сокращают время написания послания и во многих случаях повышают культуру письма.  

Мы крайне удивлены Вашим письмом от... в  котором Вы сообщаете...  

Мы с  удивлением узнали из Вашей телеграммы (телекса), что...  

В дополнение к нашему письму от 12 февраля с.г. сообщаем, что...  

Разрешите написать Вам...  

Мы вынуждены  напомнить Вам...  

Настоящим еще раз напоминаем (сообщаем)...  

Мы сожалеем (выражаем сожаление) по поводу Вашего отказа (молчания)...  

К сожалению, мы до сих пор не получили Вашего ответа на наше письмо от... и вынуждены  еще раз Вам напомнить (попросить)...  

В связи  с Вашим письмом от... сообщаем, что, к нашему сожалению...  

Уведомляем Вас...  

Ставим  Вас в известность...  

Доводим до Вашего сведения...  

По Вашей  просьбе направляем Вам...  

Просим  извинить нас за задержку с ответом  на Ваше письмо от...  

Пожалуйста, примите наши извинения за...  

Мы благодарим Вас (признательны Вам, выражаем благодарность) за оказанную услугу (помощь, поддержку).  

        Содержание письма зависит от проблем и задач, которые приходится решать посредством переписки. Оно в деловом письме не должно быть пространным. Нередко содержание исчерпывается одним или немногочисленными предложениями, выражающими просьбу, согласие или отказ. Приведем примерные фразы, которые могут составить основу кратких писем:  

Настоящим просим сообщить о сроках отгрузки...  

Просим  ускорить отправку...  

Просим  поставить нас в известность о...  

Просим  сообщить нам о Вашем решении  по вопросу...  

Обращаемся  к Вам с просьбой выслать...  

Настоящим сообщаем, что Ваш запрос (заказ, предложение) принят нами. В ответ  па Ваши требования... сообщаем, что  нами приняты следующие меры...  

В ответ  на Вашу просьбу (наказ) с сожалением сообщаем (должны, вынуждены сообщить), что ее (его) выполнить не можем (не имеем возможности).  

        При написании основного текста письма употребляются обороты-скрепы:  

В связи (в соответствии) с Вашей просьбой...  

В связи  с вышеизложенным...  

Одновременно  с этим...  

Во-первых... во-вторых... и т.д.  

В первую очередь...  

Кроме того... более того... помимо того...  

Считаем необходимым (важным, нужным, целесообразным)...  

В дополнение к вышеизложенному (вышесказанному, отмеченному выше) сообщаем...  

Следует (необходимо, нужно, надо, хочется, считаем  необходимым) добавить (отметить, заметить)...  

          В конце делового письма содержатся просьбы писать или информировать, а также пожелания, надежды на дальнейшее сотрудничество, получение заказов и т.д. Здесь же могут быть извинения и благодарности.  

Заканчивается письмо формулой вежливости с указанием  должности, фамилии и инициалов  лица, подписывающего письмо, а в  некоторых случаях ставится и  печать.  

Как в  других структурных элементах делового письма, так и в концовке используются устойчивые выражения, например:  

Просим  сообщить о Вашем согласии. С уважением...  

Просим  написать нам о своем решении. С уважением...  

Просим  Вас поставить нас в известность. С уваженнем...  

Просим  Вас информировать нас о принятых Вами мерах. С уважением...  

При получении  письма просим Вас подтвердить письменно  
 

         Если к письму прилагается документация, чертежи и т.д., то в конце указывается наличие приложения, например: "Приложение: от №..."

 

       Согласно служебному этикету ответ на письмо подписывает равный (или выше) по должности работник. Так, если инициативное письмо подписал директор (президент, председатель), то и ответ на него также подписывает такой же руководитель, в крайнем случае его заместитель.

                             
 

      
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

 

Этика делового общения вообще и деловые  беседы (споры, переговоры) в

частности к науке этике- наука о нравственности и морали, об отношениях между

людьми  и обязанностях, вытекающих из этих отношений.

Все люди различны между собой и поэтому  они по разному воспринимают ситуацию,

в которой  оказываются.

Различия  в восприятии часто приводят к  тому, что люди не соглашаются друг с

другом  по определенному поводу.