Использование электронной почты в деловых отношениях

ФГОУ  ВПО Урал ГУФК

БАШКИРСКИЙ  ИНСТИТУТ ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ (ФИЛИАЛ)

Факультет социально-культурного сервиса и  туризма

Кафедра Связь с общественностью

Дисциплина  Профессиональная этика и этикет 
 

Контрольная работа

НА ТЕМУ:

Использование электронной почты в деловых отношениях. 
 
 
 

                                          Работу выполнила:

    студентка 3 курса, № СТ. 301 группы

                                                            Юсупова Римма Викторовна

                                           Работу проверила:

                                                                          Хазиева Марина Анатольевна 
 
 
 
 

Дата  регистрации_______________ 
 

Уфа -2011

 

Содержание

1 Введение.……………………………………………………………………….3

2 Использование электронной почты в деловых отношениях………………..4

3 Популярность электронной почты……………………………………………4

4 Правила общения по электронной почте……………………………………..5

5 Оформление электронного письма……………………………………………5

6 Размер электронного письма…………………………………………………..9

7 Адресная книга………………………………………………………………….9

8 Электронная подпись………………………………………………………….10

9 Вывод…………………………………………………………………………...12

10 Список использованной  литературы……………………………………..…13

 

Введение

     Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала достижения НТП (Научно технического прогресса): электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь. И если, мы в большей степени имеем представление о правилах деловой переписки, телефонного разговора, то о том, как вести себя в сети Интернет, мало кто имеет представление. А ведь, и здесь существуют определенные правила этикета, которые регламентируются «Сетикетом» (Netiquette).

     Главное правило «Сетикета», такое же, как и в любом другом этикете: ведите себя так, чтобы вас было легко понять, не создавайте проблемы другим и не мешайте нормальному диалогу, даже если он ведется посредством электронной почты. Всегда ведите себя так, чтобы не обидеть человека, с которым вы ведете переписку по Интернету. В своей статье «50 практических правил Бизнес-сетикета (Сетевого Этикета)» Чак Мартин, Президент американской консалтинговой компании «The Digital Estate Group», пишет:«Сетикет (сетевой этикет) означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при использовании компьютерных сетей. Соблюдение этих правил особенно важны по причине электронности среды невозможно разделить положение бизнеса и клиента. "Правила бизнес-сетикета" появились как руководство для установления и поддержки здоровых и счастливых взаимоотношений между коммерческой деятельностью и ее клиентами».

     Существует  множество сетей коммуникационной связи, работающих по различным международным  протоколам. Например: RFS822.Имеются сети: USENET, APRAMENT, SINET, INTERNET и т.д. 
Использование электронной почты в деловых отношениях.

     Интернет открыл принципиально новые возможности для бизнеса. Компьютерные системы начали использоваться как среда для связи, между людьми начиная с середины 1970-х годов. В это время начались эксперименты по исследованию возможностей компьютерной связи между людьми на базе электронных информационных систем обмена. Систему транспортировки сообщений между людьми с помощью компьютеров назвали системами электронной почты. Электронная почта – это служба почтовой связи, в которой доставка сообщений осуществляется электронными методами с помощью компьютеров. Электронная почта – основа любого бизнеса, облегчает ведение деловых переговоров.

     Отцом основателем электронной почты  считается Рей Томлинсон, который в октябре 1971 года создал программу SNDMSG (send message) – ПШЛПСЛН (пошли послание), позволяющее создавать персональные электронные почтовые ящики обмениваться между ними сообщениями. Он же ввёл значок «@» для разделения имени пользователя и его электронного адреса. Преимущества электронной почты перед обычной: скорость пересылки сообщений; электронное сообщение может содержать не только текстовые файлы, но и программы, графику, звук и т.д. Электронная почта позволяет: посылать сообщение сразу нескольким абонентам; пересылать письма на другие адреса. Адрес электронной почты записывается по определенной форме и состоит из двух частей, разделенных символом @: user_name@server_name.

     Электронная почта (Е-mail) — способ моментальной передачи и обмена информации. Этот вид связи чрезвычайно популярен  на Западе, а в последнее время получил распространение и в нашей стране, преимущественно в деловых и научных кругах.

Основные причины способствуют этому:

-быстрота  передачи, электронное письмо доходит  в любую точку земного

шара  в течение нескольких часов;

-доступность,  услугами электронной почты можно пользоваться в любом месте  везде, где есть компьютер и телефонная розетка;

- массовость, вы не только можете свободно  общаться с любым из сотен  тысяч абонентов электронной  почты, но можете обратиться  сразу ко всем, кого интересует тема вашего сообщения.

     Электронная почта позволяет передавать и получать различные сообщения персонифицированного характера и иметь доступ к «Доске объявлений» или «Телеконференции»: сетевым новостям о коммерческих предложениях, базам данных. Деловой человек, находящийся в пути, может подключить свой персональный компьютер к сети и выбрать необходимую ему информацию из стационарного компьютера в собственном офисе.

Правила общения по электронной почте

     В настоящее время переписка по электронной почте [e-mail] является самым популярным и доступным способом общения в сети Интернет. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики - стиль письма и манера изложения   зависят главным образом от степени знакомства с адресатом. Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых:

     При составлении электронных писем необходимо соблюдать грамотность и логичность.

Оформление  электронного письма

     Во  многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в  себя структуру самого письма, правила  обращения к клиенту, реквизиты  подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере.

     В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем  виде:

1. «Шапка» в корпоративном стиле.

2. Приветствие

3. Содержание, цель обращения

4. Прощание

5. Личная  подпись с указанием контактов.

6.Ссылка  на сайт компании.

7. Логотип,  если это необходимо.

     * Электронная почта предназначена, прежде всего, для связи между знакомыми людьми и режим работы с ней приравнивается к обычному телефонному разговору, только «заочному». По электронной почте можно обращаться к незнакомым людям, но при условии, что адрес был опубликован его владельцем.

     * К незнакомым людям можно обращаться с просьбами о консультации, с вежливыми предложениями и пожеланиями, не претендуя на получение ответа. Как правило, обращения, относящиеся к сфере профессиональных или личных интересов корреспондента, вызывают доброжелательный отклик. Неполучение ответа следует рассматривать как нежелательность или невозможность установления контакта и повторять обращение не следует.

     * Начать электронное письмо необходимо с обращения. Многих просто передергивает, если они получают письмо, в котором отправитель не потрудился указать их имя, а написал что-то вроде: Здравствуйте! Часто ответом на такие письма становится: До свидания! Причем не обязательно это будет высказано в лицо. Вероятнее всего, все последующие письма будут старательно игнорироваться. Безличные обращения допускаются только, если вы пишете одновременно нескольким адресатам.

     * Отправка незатребованной корреспонденции  (бесконтрольное распространение  писем в Сети) является нарушением  правил сетевого этикета и  называется электронным спамом. В зависимости от грубости нарушения спамер может быть наказан. Сервер поставщика услуг Интернета, через которого в сеть поступило сообщение, устанавливается очень просто, а через него легко устанавливается и конкретный нарушитель.

     * При оформления электронного  письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля: «Тема» («Subject»), «Кому» («To») [e – mail адрес получателя], «Важность письма» (это при необходимости). Иногда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса можно ввести через запятые. При отправке электронного письма обязательно следует заполнять поле «Тема» (иначе письмо может быть удаленно) - из-за опасения получить в письме вирус или спам, многие пользователи удаляют сообщения без темы или с подозрительной темой, даже не читая.

     * В тексте сообщения никогда  не надо использовать прописные  буквы (текст, выделенный заглавными буквами, рассматривается как крик). В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета.

     * Никогда не выделять в письме какую-то мысль другим цветом, в особенности красным жирным шрифтом. Это производит эффект, описанный в предыдущем пункте. Старайтесь также не выделять мысль подчеркиванием или жирным шрифтом – у вашего «собеседника» может сложиться впечатление, что вы считаете, будто он не в состоянии понять, где в вашем тексте находится важная информация.

     * Есть и свои правила ответа  на сообщения электронной почты.  Содержание ответа зависит от  того, получено ли оно от известного  источника или от неизвестного. Если Вы отвечаете на деловое письмо, то рекомендуется оставить весь прежний текст без изменений, а сверху написать свой ответ.

     * Отвечать знакомым людям следует  так, как обычно отвечают по  телефону, не затягивая с ответом  более чем на сутки. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо или в данный момент выполнить поступившую просьбу нельзя, следует прямо об этом сообщить, рекомендуется также объяснить причины задержки. Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

     * Сообщения электронной почты  могут иметь вложения. Так, например, к электронному письму может  быть приложен файл с фотографией  или, например, с программой. Форматированные документы, выполненные в текстовом процессоре (например, проекты договоров), также иногда прикладывают к электронному письму. Хорошим тоном считается подтверждение получения письма с вложением, чтобы отправитель точно знал, что вложение дошло и нормально открылось.

     * Если письмо с вложением получено  от знакомого человека, значит, в  тексте письма он обязательно  должен был указать, что он  приложил и зачем. Если письмо  с вложением получено от незнакомого  лица, файл вложения следует удалить,  не читая и не просматривая, каким бы заманчивым ни было предложение им воспользоваться. Программные файлы, рассылаемые таким образом, часто содержат вирусы, а файлы документов — макровирусы.

     * Для выражения эмоций в переписке  посредством электронной почты  используют схематические изображения человеческого лица, так называемые смайлики (англ. smiley, "улыбочка"). При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, мимика и жесты. Минус общения через электронную почту заключается в том, что она лишает возможности обмениваться эмоциями; тем не менее удалось частично преодолеть этот недостаток - в настоящее время в виртуальном общении, в том числе через e-mail, широко используются так называемые "смайлики" (графическое изображение ваших чувств) – рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. Использование смайликов делает переписку более живой – автор передает не только свои мысли, но и чувства. Однако не стоит увлекаться смайлами при составление делового письма, в противном случае вы можете приобрести репутацию не серьезного человека.