Использование электронной почты в деловых отношениях

     * Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте, позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет

     * Подписывайте свои послания. Наличие  электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать Вас, при этом обязательно включайте в подпись несколько возможных способов связи с Вами: адрес электронной почты, номера телефонов, факс.

     Помните, что e-mail - средство связи с живыми людьми - перед тем, как послать  письмо, прочтите его внимательно  еще раз и поставьте себя на место получателя.

Размер  электронного письма

Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения. Оптимальный размер текста - тот, что читается при открытии письма без прокручивания страницы. Исходя из этого принципа, нужно уметь оформлять письма. Учитывая, что немало места уходит на графы с адресом и темой письма, на суть остается несколько абзацев. Когда тем в письме планируется несколько, стоит отбивать их если не отдельными пунктами, то абзацами. Это значительно облегчает зрительное восприятие послания, смысловую разбивку предложенной на рассмотрение информации и, соответственно, ее усвоение.

Адресная  книга

     При традиционной переписке приходилось  либо хранить конверты с адресами, либо записывать их. Помнить электронные  адреса всех ваших друзей и партнеров  тоже не возможно, да и не нужно. Для  этого в любой почтовой программе  есть функция «Адресная книга», в которой можно хранить e - mail своих корреспондентов и другую контактную информацию. При использовании этой функции отправить электронное письмо намного проще «бумажного», достаточно выделить нужное имя в адресной книге и нажать кнопку «отправить почту».

Когда электронное письмо придет от респондента, занесенного в вашу «Адресную  книгу», вы всегда будете знать, от кого именно получили электронное сообщение, так как зафиксированный контакт отразиться в поле «От» (« From»).

Электронная подпись

     Электронная подпись – это специально созданный  файл ( signature ), который представляет собой текстовую подпись. Наличие  электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для  деловой переписки. Электронная  подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.

     Всегда  используйте подпись – она  поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ

Основные  правила составления электронной  подписи:

1.Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.

2.Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

3. Подпись должна выключать в себя вашу фамилию и имя, электронный адрес, адрес страницы в Интернет (если есть), а также текст или слоган, дающий представление о вашем бизнесе, (либо) продуктах, (либо) услугах. Иногда в подписи включают свои любимые афоризмы.

4. Ваш e-mail и адрес страницы в Интернет должны быть активными. Это значит, что не все почтовые программы "узнают" электронные адреса электронной почты и Интернета, вида ivanov@mail.ru или www.ivanov.ru. Нужно к адресу электронной почты  подписать "mailto:адрес почтового ящика" а к веб-адресу – "http:// адрес сайта".

5. Используйте разделительную линию, отделяющую подпись от основного сообщения. Разделительная линия способствует привлечению внимания к вашим данным.

6 .Полезно иметь несколько вариантов подписей, которые можно гибко использовать в зависимости от характера переписки.

 7.Однажды созданная подпись, будет автоматически включаться во все ваши исходящие письма.

      Вывод

       В наше прогрессирующее время необходимо успевать заключать сделки на международной арене, пока тебя не обогнали конкуренты. Для этого необходимо умение правильно общаться, сотрудничать с фирмами. Не всегда удобно ехать из одного конца города в другой или тем более в другую страну, чтобы решить какой-то срочный  вопрос. Для этого и создана деловая переписка. Грамотное оформление письма, это залог успеха. Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе вам могут посчитать безответственным и легкомысленным человеком, что конечно не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации! Электронная почта – не только новый вид связи, но и новый метод общения, образа мышления и действия. 

Список  использованной литературы

1. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи, Москва: Феникс, 2002 г.

2. Граудина Л.К., Ширяев Е.Н. Культура русской речи, Москва: Норма, 2005г.

3. Документы и делопроизводство. Справочное пособие / Сост. М.Т. Лихачев, Москва, 1991 г.

4. http://www.faq-www.ru/etiquet_e-mail_perepiski.htm2. по книги Игнатьевой Е.С. «Международный этикет. Особенности делового этикета разных стран». ИД «Феникс», Ростов-Дон,  2008 год

5. Кондратьева С.И., Маслова Е.Л. Деловая переписка. - Москва: Маркетинг, 2001 г.

6 Как написать электронное письмо http://secretarissa.ru/stati/etiket-elektronnoj-pochty/

7. Культура русской речи. Учебник для вузов/под ред. проф. Л.К. Граудиной и проф. Е.Н. Ширяева. - Москва: Издательская группа НОРМА-ИНФРА М,1999 г.

8. Культура устной и письменной речи делового человека. Справочник. Практикум, 4-е изд. - Москва: Флинта: Наука, 2000 г.

9. Лагутина Т.М., Щуко Л.П. Деловое письмо. - СПб.: Издательский дом Герда, 2003 г.

10. Леонтьев В.А. - «Новейшая энциклопедия персональную компьютера 2008» - ОЛМА-ПРЕСС Образование 2008г.

11.Леонтьев В.А. - «Новейшая энциклопедия интернета 2008» - ОЛМА-ПРЕСС Образование 2008г. Фрагмент книги «Международный этикет. Особенности делового этикета разных стран». ИД «Феникс», Ростов-Дон в 2008 году. http://www.psycho.ru/library/2906 

12. Плещенко Т.П., Федотова Н.В., Чечет Р.Г. Стилистика и культура речи, Москва: ТетраСистемс, 2001

13. Я. Соловьёв «Современный этикет» Издательство «Ось- 89»

14. Словарь делового человека (для вузов) / под ред. В.Ф. Калипова. - Москва: Интерфакс, 1994 г.

15. Электронная почта http://festival.1september.ru/articles/515673/