Отчет по производственной практике ООО "СибРиз"

  Табл. 1.1 Анализ кадрового потенциала магазина ООО «СибБриз»

     При анализе кадрового потенциала магазина предприятия ООО «СибБриз» увидела положительную динамику новых должностях. Это связано с активными продажами, товарооборотом, сотрудничеством с новыми поставщиками, а также с информированием покупателей о магазине. 
 

     1.5 Информационное обеспечение и  его роль в управлении коммерческой  деятельностью 
 

     Информация, являясь своего рода ресурсом для  принятия управленческого решения  и его продуктом, предполагает наличие  источника информации и получателя (пользователя). Взаимодействие между  ними определяется понятием информационного  обеспечения.

     Информационное  обеспечение коммерческой деятельности – это система сбора и обработки  данных, позволяющих изучить ситуацию на рынке товаров и услуг в  динамике, измерить влияние определяющих её факторов и выявить возможности  управления ею в соответствии с выбранным стратегическим направлением.  

     Информационное  обеспечение, представленное в виде процесса, предполагает выполнение определённых операций (рис. 1.3).

          

     Рис. 1.3 Процесс информационного обеспечения коммерческой деятельности хозяйствующего субъекта рынка

     Сбор  данных происходит путем получения  сообщений, содержащих какие-либо сведения, предназначенные (специально подготовленные) для передачи по каналу связи от источника информации к ее пользователю. Технически эта операция совершается  с помощью специальных средств передачи (приема) данных – модемов, факсов, телефонов и т. д.

     Важным направлением совершенствования информационного обеспечения коммерческой деятельности является внедрение автоматизированной технологии получения и обработки информации.

     Автоматизация технологии получения и обработки  информации позволяет унифицировать  технические средства и программное  обеспечение для решения коммерческих задач, обеспечить централизацию накопления и обработку информации.

     Компания  ООО «СибБриз» заинтересована в эффективном управлении своей коммерческой деятельностью.

     Роль  информационной системы в ООО «СибБриз» заключается в определении потребностей в информации для управления, ее получении и своевременном предоставлении менеджерам. Необходимые сведения получают из внутренней отчетности фирмы, маркетинговых наблюдений, исследований и анализа данных.

     Система информации - постоянно действующая  система взаимосвязи людей, оборудования и приемов сбора, классификации, анализа, оценки и распространения  актуальной и достоверной информации для оптимального выбора и осуществления мероприятий. Сбор информации необходим для выявления рынков предприятия, изучения потребностей и перспектив этого рынка.

     Система информации ООО «СибБриз» состоит из:

-   системы внутренней отчетности,

-   системы сбора внешней информации,

-   системы маркетинговых исследований,

-   системы анализа и интерпретации информации.

     Для успешного ведения торговли в исследуемой фирме используется необходимое количество офисной и оргтехнической техники, рассматриваемые ниже.

     Портативный копировальный аппарат (portable copiers): формат оригинала и копии – А4. Назначение: изготовление небольшого числа копий. Используется наиболее популярная на сегодняшний день модель Canon FC-330.

     Лазерный  принтер. Использование лазерного принтера, наряду с персональными компьютерами и специальным программным обеспечением (Ventura Publisher, Aldus PageMaker), создало для фирмы технологию настольной типографии (desk publishing). Используется наиболее распространенная комплектация лазерного принтера механизмами фирмы Canon. Лазерная печать (как и сам принтер) дороже, чем у других групп печатающих устройств, однако цена на лазерные принтеры непрерывно и заметно снижаются, а расходы оправдываются весьма высоким качеством продукции, приближающейся к уровню полиграфии.

     Портативный сканер. Обеспечивает недорогой способ преобразования изображения в цифровую форму и их ввод в компьютер.

По сравнению  с настольными сканерами он обладает значительно более скромными  возможностями. Их вполне можно использовать там, где не требуется высокое качество изображения. Работа с аппаратом не требует больших навыков.

     Телефонные  каналы связи. Используются, так как они являются наиболее разветвленными и используемыми. По ним осуществляется передача звуковых и факсимильных сообщений, они являются основой построения информационно-справочных систем, систем электронной почты и вычислительных сетей фирмы.

     И, наконец, фирмой активно используется персональный компьютер, причем не один, а несколько. Он подключен к абонентской телефонной сети и получает доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью.

     Что касается применения специальных программ для поддержания внутрифирменной  информационной деятельности фирмы, то на предприятии существуют интегрированные программные системы, позволяющие работать с документами различного формата.

     "1С:  Торговля и склад" предназначена  для учета любых видов торговых  операций. Благодаря гибкости и  настраиваемости, система способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

     "1С:  Торговля и склад" автоматизирует  работу на всех этапах деятельности  предприятия и позволяет:

-  вести раздельный управленческий и финансовый учет;

- вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию;

-  оформлять закупку и продажу товаров;

-  производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;

- вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;

- формировать необходимые первичные документы (счета –фактуры, товарные расходные накладные, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.);

- автоматически строить книгу продаж и книгу покупок, вести количественный учет в разрезе номеров ГТД;

-  выполнять резервирование товаров и контроль оплаты;

- вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;

- вести учет товарных кредитов и контроль их погашения;

-  вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату.

     В "1С: Торговля и склад" можно:

- задать для каждого товара необходимое количество цен разного типа, хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен;

-  выполнять автоматический расчет цен списания товаров;

-   получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег

-   автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С: Бухгалтерии.

       Также применяется широко известная  система Microsoft Office for Windows, включающая  в себя СУБД Access 2.0, табличный процессор Excel, текстовый редактор Word , электронную почту Mail, программы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Point и многое другое.

     Итак, следует вывод, что компьютерные сети, периферийное оборудование и  программное обеспечение являются составными и неотъемлемыми частями  информационной системы коммерческого  предприятия ООО «СибБриз».

     1.6 Делопроизводство 
 

     Делопроизводство  или система документооборота, распространяется на практическую деятельность как лиц, управляющих документами, так на любых других лиц, создающих или  использующих документы в ходе деловой  деятельности. Управление документами  в организации включает следующие задачи: принятие политики или стандартов в сфере управления документами; распределение ответственности/полномочий по управлению документами; установление/распространение процедур, руководящих указаний; предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами (делопроизводству), их использованию; интегрирование управления документацией в системы деловой деятельности. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом, а также важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет предприятием защищать или сохранять их в качестве доказательства действий.

     Делопроизводство - это термин, используемый в конторской практике для набора правил работы с документами. Бывают системы документооборота, которые настраиваются на правила делопроизводства. Есть системы, которые изначально ставят своей целью выполнение именно этих правил и содержат более общие функции в достаточной мере, чтобы их назвали системами документооборота...

     Документооборот стал неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации. Определение документообороту можно дать основываясь на самом названии: Документооборот - это движение (оборот) документов, как внутри организации, так и между организациями, сотрудничающих между собой по каким-либо вопросам или в какой-либо сфере. Понятие документооборота достаточно широко, а задачи весьма многогранны, так как система документооборота в любой организации включает в себя целые подразделения и службы (в деятельности любого предприятия в обязательном порядке используются финансовые, распорядительные, административные и т.п. документы).

     Законом предусмотрены следующие обязательные виды документов: организационно-правовые, внутренние и регулирующие отношения между предприятиями.

     Организационно-правовые документы – это документы, необходимые  для открытия предприятия, его функционирования в соответствии с законом.

     Внутренние документы это - распорядительные, управленческие документы, штатное расписание, приказы, положения, инструкции, а также правила, акты, заключения, справки, все формы отчетов, первичные документы, доверенности и трудовые договоры.

     Документы, регулирующие отношения между коммерческими  организациями – прежде всего  хозяйственные договоры.

          Договоры, используемые в ООО «СибБриз» представлены (таблица 1.2)

      Таблица 1.2 Договоры ООО «СибБриз»

• Накладная – документ, используемый при передаче товарно-материальных ценностей от одного лица другому.

     В зависимости от способа, формы и  вида передачи товарно-материальных ценностей  различают следующие разновидности  накладных:

     Товарная  накладная – документ, предназначенный для оформления операций по отпуску и приёму товаров со склада. Является одним из документов первичной бухгалтерской отчётности. Содержит название организации, номер накладной, дату отпуска товара, его наименование, кем отпущен товар, кому отпущен товар, его количество, сорт, цена и другие данные, основание для отпуска товара, росписи материально ответственных лиц в его отпуске и приеме.