Коммерческая деятельность

Бухгалтер помогает менеджерам, указывая на возникающие отклонения, а менеджер может принять необходимые меры для выявления их причин. Например, бухгалтер указывает на отклонение от норматива материальных затрат обусловленное избыточным потреблением материала при выполнении определенной операции, а менеджер подразделения должен исследовать весь процесс и выявить причины, вызвавшие этот перерасход. Результатом такого исследования будут корректирующие мероприятия. Если обнаружится, что причиной отклонения является постоянное  изменение внешней среды, то норматив следует пересмотреть.

Рис. 2.5.Анализ отклонений по распределяемым производственным затратам

Изменения норм оформляются извещением, форма которого определяется видом затрат (табл. 2.3 – 2.5).

Таблица 2.3. Изменение норм заработной платы

Таблица 2.4. Изменение норм на материалы

Таблица 2.5. Изменение норм на текущее обслуживание и ремонт

Существенной частью процесса контроля затрат в предприятия является принятие решения по результатам анализа. Приведем примерный перечень причин и виновников отклонений.

Причины отклонений: 
1. Изменение технологии. 
2. Изменение нормативов. 
3. Переделка некачественно выполненных работ. 
4. Брак (неисправимый). 
5. Отсутствие материалов, топлива, ГСМ. 
6. Отсутствие электроэнергии. 
7. Отсутствие автотранспорта. 
8. Поломки оборудования и механизмов. 
9. Аварийные и внеплановые ремонты механизмов и оборудования. 
10. Отсутствие фронта работ. 
11. Простои по атмосферным условиям (внутрисменные и цело-сменные). 
12. Замена материалов на более дорогостоящие. 
13. Перерасход материалов (количественный). 
14. Исправления конструкций, полученных от поставщиков. 
15. Перерасход количества машино - смен механизмов. 
16. Излишние (против норм) автомобильные перевозки. 
17. Нарушения трудовой дисциплины. 
18. Метеорологические условия и т.д.

Виновниками отклонений от норм могут быть:  
1.  Производитель работ, мастер, механик, менеджер. 
2.  Рабочие бригады (звена).  
3.  Отдел снабжения.  
4.  Отдел главного механика.

Отклонения  оформляются путем выписки специальных сигнальных документов (табл. 2.6 – 2.8).

Таблица 2.6. Дополнительный наряд (сигнальный)

Таблица 2.7. Листок на доплату.

 

 

 

Таблица 2.8. Требование (сигнальное)

 

Для анализа  причин и выявления в последующем  виновников отклонений фактических  затрат от нормативных, а также оперативного их контроля на каждое место возникновения  затрат открывают учетную карточку (табл. 2.9). Так, на пример в управлении механизации такую карточку заводит механик. В карточку заносят: количество машинистов, обслуживающих машину, их почасовая оплата труда, потребляемые материалы (ГСМ, запчасти и т.п.), на основе которых исчисляется нормативная себестоимость 1 часа работы строительной машины (1 маш.-ч.) по прямым переменным затратам.

Таблица 2.9. Учетная карточка

Учетные данные по центрам ответственности отражают в отчетах об исполнении сметы, составляемых через короткие промежутки времени. Из этих отчетов руководители центров  ответственности получают информацию об отклонениях от сметы, детализированную информацию о затратах производства по местам возникновения, центрам ответственности и предприятию в целом. Пример такого отчета приведен в табл. 2.10.

Таблица 2.10.

На более  высоких уровнях управления отчет  менее детализирован. Как видно из табл. 2.11, информация директора по производству о контроле деятельности содержит данные анализа значительных отклонений от сметы затрат для каждого начальника участка, т.е. центра ответственности (функциональной зоны) и объяснения соответствующих руководителей. Учет по центрам ответственности основан на том принципе, что лучше относить на центр те затраты, на которые в силах воздействовать руководитель этого центра. Часто ответственность за определенную статью расходов может быть разделена. Например, ответственность за количество используемого сырья несет начальник производственного цеха, но служащий отдела снабжения отвечает за цену этого сырья. Иногда бывает трудно точно определить ответственное лицо. Чрезмерные потери могут возникать из-за небрежной транспортировки и разгрузки материалов транспортным участком или из-за закупки материалов низкого качества служащим отдела снабжения.

Таблица 2.11. Ежемесячные отчеты ответственных лиц об исполнении сметы затрат.

Тем не менее все различия между фактическими и сметными затратами обязательно должны быть отражены в отчете, чтобы можно было выявить причины отклонений, установить ответственность и принять корректирующие меры. 

Рассмотрим  порядок расчетов отклонений от сметы на конкретном примере. 

Строительная  организация «ЛОАС» производит тротуарную плитку. Технологический процесс  состоит из одной операции, а нормативные  затраты для этой операции отражены в карточке по учету нормативов затрат (табл. 2.12).

Таблица 2.12. Карточка по учету нормативов затрат для изделия тротуарная плитка

 

«ЛОАС» планирует  произвести в апреле 12000 м² плитки. Смета, выглядит следующим образом (табл. 2.13).

Согласно годовой  смете постоянные накладные расходы  составляют 10500 р. и предполагается, что они возникают равномерно в течение года.

На основании  фактических данных о затратах на производство продукции (тротуарной плитки) составляются отчеты (табл. 2.14).

 

 

 

 

 

Таблица 2.13. Смета на выпуск тротуарной притки в апреле 2000 г.

Таблица 2.14. Отчет о выполнении смета затрат на выпуск тротуарной плитки в апреле 2000 г.

Для контроля за эффективностью использования строительной техники начальник участка ежемесячно составляет отчет, в котором показывает объем выполненных работ, выручку  от реализации, фактические прямые переменные затраты и их отклонение от нормативных (табл. 2.15). На основании отчетов начальников участков и данных бухгалтерского учета составляется отчет о результатах деятельности по каждому виду работ и в целом по управлению механизации (табл. 2.16).

Таблица 2.15.  

 

Таблица 2.16.

Итоги работы подводятся ежемесячно: дается характеристика работы отдельных участков (центров  ответственности); при этом анализируются  отклонения фактических затрат от нормативных, выявляются причины этих отклонений и допустившие их лица. По результатам  работы разрабатываются мероприятия, направленные на соблюдение установленных  сметой затрат и на их снижение.

Такая система  управления затратами позволяет  оперативно выявить все излишние расходы управления механизации, вовремя  принять меры по их устранению и  тем самым снизить затраты  на производство, что является первостепенной задачей каждой строительной фирмы в современных условиях.

 

2.3. Организация учета затрат и формирование себестоимости на малых предприятиях

Действующими  нормативными документами для отечественных  предприятий предусмотрено два  варианта учета затрат. Традиционным для нашего учета является так  называемый калькуляционный вариант. Здесь с кредита счетов учета израсходованных ресурсов собираются затраты отчетного периода с подразделением на прямые и косвенные (накладные). Расходы, собранные на счетах 25 и 26, подлежат списанию в конце периода в дебет счетов 20 и 23 по принадлежности с одновременным их распределением между объектами калькулирования. Счета 25 и 26 закрываются; калькулируется производственная фактическая себестоимость готовой продукции.

При списании затрат на реализованную продукцию (работы, услуги) они относятся в  дебет счета 46 "Реализация" с  отражением в графе 16 "Реализовано".

При определении  затрат на законченную производством  продукцию (работы, услуги) выявляется фактическая их себестоимость, которая списывается с кредита счета 20 "Основное производство" в дебет соответствующих счетов по направлениям использования продукции (работ, услуг) - на склад (счет 41 "Товары), реализацию (счет 46 "Реализация") и др. Затраты, приходящиеся на незаконченную продукцию, числятся на счете 20 как незавершенное производство.

Другой принципиально  новый для отечественной теории и практики вариант предполагает разделение всех затрат за отчетный период на производственные, связанные непосредственно  с производственным процессом, и  непроизводственные, зависящие от длительности отчетного периода (например, арендная плата за производственные помещения). Прямые производственные затраты собираются по дебету счетов 20 и 23, косвенные затраты - по дебету счета 25 с кредита счетов учета производственных и финансовых ресурсов. В конце отчетного периода  в расчет себестоимости отдельных  видов продукции, работ, услуг, помимо прямых производственных затрат, включаются косвенные производственные затраты, учтенные в течение отчетного  периода на счете 25, что отражается записью по дебету счетов 20 или 23 и  кредиту счета 25. Периодические же затраты, собираемые на счете 26, при  этом варианте не включаются в себестоимость  объектов калькулирования, а списываются  в конце отчетного периода  непосредственно на уменьшение выручки  от реализации продукции.

Малые предприятия  должны осуществлять бухгалтерский  учет в соответствии с общими методологическими  основами, устанавливаемыми Планом счетов бухгалтерского  учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и Инструкцией по его применению. Вместе с тем применение всех счетов этого раздела  МП, имеющими относительно простую организационную структуру производства и  управления, нецелесообразно. В данном случае можно ограничиться двумя счетами: 

20 – Основное производство. Предназначен для отражения затрат, связанных с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием услуг.

26 – Общехозяйственные расходы. На  нем могут объединяться общехозяйственные затраты и расходы по сбыту продукции.

Учет затрат на производство на МП независимо от отраслевой принадлежности ведется на одном счете 20 с выделением затрат на управление и общехозяйственное обслуживание (табл. 2.17).

Таблица 2.17.

Это обусловлено следующими факторами:

• простая технология производства, специализация на производстве однородной продукции (работ, услуг) и как следствие отсутствие собственных вспомогательных производств и обслуживающих хозяйств;
• незначительные расходы на ремонт основных средств и другие единовременные (разовые) затраты. В связи с этим МП не образуют ремонтного фонда и различных резервов средств, а также не используют счет 31.

Расходы по содержанию управленческого персонала относятся  непосредственно на объекты учета  по мере их возникновения. В случае необходимости они могут быть легко подсчитаны на основе данных из соответствующих регистров: заработная плата и отчисления на социальное страхование (ведомость В-8), амортизация (В-1) и др.

Малое строительное предприятие может вести отдельный  учет (по утвержденной смете расходов) затрат на содержание управленческого  персонала с дальнейшим распределением общей суммы по видам производств (продукции, услуг) по принятой на предприятии  методике бухгалтерского учета.

Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета намечена возможность разделения общего (финансового) и управленческого (производственного) учета.

Группировка затрат по местам возникновения, центрам ответственности и другим признакам, а также калькуляционный учет могут осуществляться в отдельной  системе счетов, состав и методика использования которой устанавливаются руководителем, исходя из особенностей производственной деятельности, структуры, организации управления строительного МП.

Для МП целесообразно применение единой системы счетов и организация  аналитического учета затрат по местам возникновения, центрам ответственности.

Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета по разделу "Затраты на производство" предусматриваются различные варианты организации  учета затрат и формирования себестоимости продукции. При этом предлагаются два подхода. Первый традиционный, предполагает отражение полной производственной себестоимости выпущенной продукции, выполненных работ и оказанных услуг. Второй сводится к учету сокращенной себестоимости, определяемой по прямым затратам и предусматривает применение на практике основной идеи системы "директ-костинг"– разделение общих издержек производства и реализации по признаку их взаимосвязи с производством на производственные и непроизводственные. На этой основе и калькулируется неполная себестоимость по носителям затрат.

Впервые в  истории отечественного учета официально с 1992 по 1994 г. был разрешен нетрадиционный подход к формированию себестоимости  продукции, работ, услуг.