Оценка эффективности деятельности работников

Предлагаю заменить эти компьютеры на более современные - Celeron 1700. Это значительно ускорит рабочий процесс, сократит время обработки и передачи информации на 15%, позволит подключить данные рабочие места к Интернету, поскольку на данный момент эти компьютеры технически не приспособлены для работы во всемирной сети. В конечном итоге это приведет к повышению производительности данных двух работников в отдельности и департамента в целом.

 

Мероприятие 2 Автоматизация документооборота на базе продукта компании Cognitive Technologies «Евфрат-Документооборот».

Евфрат-Документооборот позволяет построить полноценную систему управления информационными потоками и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота. Программа обеспечивает регистрацию, хранение и мгновенный поиск документов, контролирует ход исполнения поручений и движение документов внутри организации, формирует различные журналы и отчеты, имеет внутреннюю почтовую систему. Также система позволяет создать электронный архив внутренних документов предприятия с возможностью систематизации хранения и оперативного поиска.

Преимущества системы "ЕВФРАТ-Документооборот":

• Независимость. На сегодняшний это единственная система, которая не требует никакого дополнительного программного обеспечения для своей установки и эксплуатации. Система функционирует на собственной встроенной СУБД "НИКА", уже включенной в комплект поставки.
• Гибкость. "ЕВФРАТ-Документооборот" - масштабируемая и гибкая в настройке система, легко адаптируемая к особенностям документооборота в компании любого уровня.
• Простота освоения. Система "ЕВФРАТ-Документооборот" обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и применении. Сотрудникам не потребуется тратить значительную часть своего рабочего времени на обучение работе с программой.
• Технологические особенности. В системе "ЕВФРАТ-Документооборот" используется большое количество уникальных технологических разработок, созданных специалистами компании: технология Drag&Recog, встроенный вьюер, технология морфологического анализа текста, встроенные средства сканирования и распознавания объектов и др.

Дополнительные возможности системы "ЕВФРАТ-Документооборот":

• Внутренняя почтовая служба. Встроенная в систему внутренняя почтовая служба обеспечивает оперативное прохождение документов и поручений, а также позволяет сотрудникам компании обмениваться важной информацией.
• Технологии морфологического анализа текста документов. Разработанные специалистами компании технологии позволяют осуществлять поиск любой информации, содержащейся в документах, с учетом морфологии русского языка.
• Встроенный вьюер. Встроенный вьюер дает возможность ознакомиться с содержанием документа без запуска соответствующего документу приложения (MS Word, MS Excel и т.д.), что значительно упрощает и ускоряет процесс поиска нужного документа в архиве.
• Генератор отчетов. Генератор отчетов, поставляемый в дополнение к системе, позволяет создавать индивидуальные формы отчетов, сводные аналитические таблицы, содержащие любые параметры в соответствии со спецификой и требованиями компании.
• Дизайнер форм регистрационных карточек. При необходимости создания новых форм для регистрационных карточек документов Дизайнер форм позволяет разрабатывать новые формы вручную, без привлечения профессиональных программистов.
• API. Предоставляемый разработчиками API (Application Program Interface) позволяет компаниям-интерграторам самостоятельно разрабатывать новые модули для системы "ЕВФРАТ-Документооборот" под запросы и требования своих клиентов и партнеров.
• Многоплатформенная поддержка. В проектных решениях система "ЕВФРАТ-Документооборот" может быть реализована на платформах ORACLE, DB/2, MS Exchange, MS SQL.

Таким образом, система автоматизации делопроизводства и документооборота позволяет:

• Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала.
• При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери, и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. По мнению компании DELPHI (проводившую оценку эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами) - около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Компания Coopers&Lybrand оценивает, что организации делают в среднем 19 копий каждого документа и что почти 7,5% всех документов теряется безвозвратно.
• Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения - еще несколько цифр: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 15-30%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 15%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

 

Мероприятие 3 Введение  на  предприятии  новой должности психолога-консультанта.

Психолог-консультант может помочь руководителю решать следующие вопросы и значительно снижать остроту подобных проблем:

• Насколько эффективно работает персонал?
• Что могло бы улучшить работу подчиненных?
• Что мешает работникам достигать лучших результатов деятельности?

Наибольшую известность приобрели методики кадрового отбора. Они основаны на методах тестирования, диагностического интервью, имитационных заданиях, оценочных сессиях и т.д. При приеме сотрудников на штатные должности очень помогает составление психологических профессиограмм (психологических портретов этих должностей).

Сначала, совместно с руководителем, составляется перечень личных качеств и требований, желательных для работы на данной должности (профессионально важных качеств). Затем психологом-консультантом составляется психологический портрет данной должности и разрабатывается методика обследования претендентов на выраженность этих профессионально важных качеств. При этом может учитываться совместимость "новобранцев" с уже сложившимся коллективом.

Другая область сотрудничества руководителя и психолога - это психологическая оценка персонала и выявление кадрового потенциала фирмы. От качества информации о сотрудниках напрямую зависит будущий прогресс или регресс предприятия.

Конкретную и, одновременно, корректную оценку персонала можно получить различными способами. Оценка может быть локальной и комплексной.

Локальная оценка основана на исследовании одиночного параметра. Например: степени самоотдачи персонала или уровня стрессоустойчивости работников, степени групповой сплоченности коллектива, или качества мотивации работников и т.д.

Комплексная оценка включает исследование сразу нескольких параметров, в зависимости от задач, поставленных руководством.

Результатом такой работы является информация в виде отчетов и рекомендации по организации в целом, по каждому сотруднику в отдельности или по программе коррекционных мероприятий.

Коррекционные программы и программы развития персонала разрабатываются под уникальные потребности заказчика и по договоренности могут быть реализованы или организованны теми же консультантами или через привлечение сторонних исполнителей.

Совместно с психологом можно формировать кадровый резерв предприятия, создавать временные творческие или внедренческие группы или разрабатывать программы освоения новых направлений бизнеса.

Существует услуга, связанная с индивидуальным психологическим сопровождением и поддержкой руководителя. Помощь и поддержка в принятии и реализации "трудных" решений, профилактика "синдрома эмоционального сгорания" или трудоголизма, помощь в преодолении страха неудачи или боязни успеха, индивидуальное консультирование в процессе переговоров с деловыми партнерами, помощь в разрешении конфликтных ситуации - это далеко не полный перечень видов индивидуальной психологической помощи руководителям.

Таким образом, помощь психолога позволяет руководителю:

• Получить более точное и детальное представление о происходящих в организации процессах и явлениях.
• Осознать источники и природу возникновения этих явлений и процессов.
• Получить возможность отказаться от бесполезной борьбы с их последствиями и обернуть их на пользу, поставить на службу целям организации.
• Высвободить достаточное количество времени и сил для занятий более полезных и приятных, чем решение хронических проблем.
• Повысить свою личную эффективность и комфортность служебной деятельности.

 

Мероприятие 4  Система премирования.

Предлагаю разработать систему премирования для эффективно работающего персонала в размере 33% от должностного оклада ежемесячно, или в размере 100% ежеквартально. При этом лишать премии сотрудников, чья работа выполнялась ниже требований должностной инструкции, опаздывающих на работу, отсутствующих на рабочем месте в течение дня по неуважительным причинам и т.д.

 

Мероприятие 5 Повышение квалификации персонала.

Профессиональное совершенствование работников играет важную роль для организации в целом. Специалистам необходимо систематическое расширение знаний, умений, навыков и приведение их в соответствие с современными требованиями, актуализация и углубление их.

Предлагаю отправить на курсы «Статистичекий анализ в STATISTICA», которые проводит Центр Статистических технологий города Санкт-Петербурга, двух человек из департамента. Продолжительность курса 5 дней (40 акад.часов).

Данные курсы необходимы экономистам, которым по роду своей деятельности часто приходиться заниматься аналитической обработкой данных и проводить статистические исследования (работать с корпоративными базами данных, анализировать сбыт, работать с многомерной информацией). Закончив его, специалисты получат теоретические знания и практические навыки использования самых распространенных методов анализа данных. В ходе обучения будут устраиваться регулярные статистические тренинги, цель которых - систематизировать статистические знания и научиться правильно выстраивать алгоритмы статистических исследований.

Также они научатся проводить первичную статистическую обработку данных в среде STATISTICA. Ввод данных, форматирование, построение графиков и таблиц, подготовка результатов отчета к печати и презентации. Описательные статистики их смысл и графическая интерпретация. Освоят теоретические основы и практические приемы проверки статистических гипотез (однородности, независимости и согласия). Освоят классические и непараметрические подходы к анализу данных.

Научатся грамотно прогнозировать и аппроксимировать данные с помощью регрессионных моделей. Четко усвоят алгоритм построения модели. Смогут проводить корректировку построенных моделей, анализировать остатки, работать с выбросами, производить выбор между нелинейной и линейной моделью, трансформировать данные, изучить методы снижения объема выборки.

Освоят теоретические основы и научатся использовать на практике кластерный (иерархический и метод k-средних) и дискриминантный анализ, анализ деревьев.

Освоят методы понижения размерности многомерной информации, теорию и практику использования методов факторного анализа, многомерного шкалирования и анализа соответствий.

Освоят непараметрические критерии и тесты (критерий Манна-Уитни, критерий Уилкоксона, критерий знаков, критерий Колмогорова-Смирнова, корреляции Кэндела и Спирмена. Смогут отработать на комплексных примерах взаимодействие аналитических ресурсов программы.

Все эти знание значительно помогут в дальнейшей работе, повысят производительность департамента.

 

3.2.  Расчет эффективности предлагаемых  мероприятий

 

Мероприятие 1 Совершенствование технической базы департамента финансов и экономики.

Стоимость замены оборудования будет равна 31600руб. Произведем расчет эффективности предлагаемого мероприятия согласно исходным данным (см. Табл. 13).

 

Таблица 13

Исходные данные для расчета мероприятия 1

№ п/п	Показатели	Значение	Обозначение
1	Охват работников мероприятия, чел.	2	Ч
2	Сокращение потерь рабочего времени у каждого работника в смену, мин.	72	Свр
3	Эффективный фонд рабочего времени, дни	262	Фвр.э
4	Годовой фонд времени одного работника, ч.	2096	Фвр
5	Численность работников, чел.	80	Чппп
6	Среднегодовой фонд з/п одного работника, руб.	95104,44	Фзп
7	Единовременные затраты, связанные с покупкой и установкой компьютеров, руб.	31600	Зед

 

1) Определим экономию времени:

                                         Эвр = Ч * Свр * Фвр.э / 60;                                       (9)

Эвр.= 2*72*262/60 = 628,8 (чел.-ч.)

 

2) Определим экономию численности:

                                              Эч = Эвр/Фвр;                                                (10)

Эч = 628,8/2096 = 0,3 чел.

 

3) Определим рост производительности труда:

а) для работников, охваченных мероприятием:

                                       Птр = Эч*100/(Ч - Эч);                                        (11)

Птр = 0,3*100/(2-0,3) = 17,65%

 

б) для всего персонала:

                                            Птрппп = Эч*100/(Чппп -Эч);                                  (12)