Бухгалтерский учет и аудит денежных операций на примере бюджетной организации

Законодательством установлен особый порядок приобретения, хранения, использования, реализации документов строгой отчетности, контроль за их движением, а также аналитический учет по каждому виду.

Денежные документы, к которым относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы, подлежат учету по фактической стоимости приобретения на счете 50 "Касса", субсчет 3 "Денежные документы". Они хранятся в несгораемом шкафу кассы организации до передачи по назначению (например, под отчет). Лицом, материально-ответственным за хранение денежных документов, является кассир организации.

Бланки строгой отчетности - это формы документов, отпечатанные типографским способом, в которых предусмотрены необходимые реквизиты. Применение бланков способствует ускорению и упрощению процессов составления документов, их унификации и стандартизации. К бланкам строгой отчетности План счетов бухгалтерского учета относит квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и прочее.

Они учитываются на счете 03 "Бланки строгой отчетности" в условной оценке до момента выдачи под отчет.

Предприятия, для которых бланки строгой отчетности не утверждены нормативными документами, могут самостоятельно их разработать, утвердить приказом руководителя и отразить в приказе об учетной политике организации для применения и отражения в бухгалтерском учете. Если же форма бланка унифицирована, оная является обязательной к применению.

Среди документов строгой отчетности особо выделяются бланки ценных бумаг. В соответствии с пунктом 1 статьи 17 Федерального закона "О лицензировании отдельных видов деятельности" от 08.08.2001 N 128-ФЗ лицензированию подлежит деятельность по изготовлению защищенной от подделок полиграфической продукции, в том числе бланков ценных бумаг, а также торговля указанной продукцией[10].

Это означает, что бланки строгой отчетности, печатное изображение (а также бумага, краски и т.п.) которых несет в себе элементы защиты, могут быть изготовлены полиграфическими предприятиями или другими предприятиями, имеющими полиграфическое производство, имеющими соответствующую лицензию, выданную федеральным органом исполнительной власти (в данном случае Минфином России). Порядок получения указанной лицензии изложен в Положении о порядке и условиях выдачи лицензий на производство и ввоз на территорию Российской Федерации бланков ценных бумаг, утвержденном письмом Министерства финансов Российской Федерации от 17.09.1992 N 05-01-04.

1.3 Лимит остатка денег в кассе

Организации могут хранить деньги в кассе лишь в пределах лимита, который им устанавливает обслуживающий банк. Все средства сверх этого лимита организация должна сдавать в банк. Из этого правила есть одно исключение. Сверх лимита деньги в кассе разрешено хранить для выдачи зарплаты, выплат социального характера и стипендий. Правда, не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке.

Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, организация ежегодно должна подавать в банк специальный расчет. Он оформляется в двух экземплярах. Форма этого расчета приведена в Приложении 1 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации (утвержденное Центральным банком РФ от 5 января 1998 г. N 14-П (в ред. Указаний ЦБ РФ от 22.01.1999 N 488-У, от 31.10.2002 N 1201-У)[11].

Лимит остатка денег в кассе определяется исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

При этом лимит остатка денег в кассе может устанавливаться:

- в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы организации с утра следующего дня;

- в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;

- в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

- в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплат социального характера и стипендий).

При необходимости лимит может быть изменен в течение года по обоснованной просьбе организации, а также в соответствии с договором банковского счета. Пока лимит кассы не установлен, он считается равным нулю, и получается, что организация обязана сдавать в банк все наличные деньги.

1.4 Сдача денег из кассы в банк

Согласно пункта 14 Порядка ведения кассовых операций в РФ любая выдача денежных средств из кассы предприятия должна быть оформлена расходным кассовым ордером или иным документом с наложением на него штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Как указано в пункте 15 Порядка ведения кассовых операций в РФ, расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.

Кассир, сдавая деньги в банк из кассы предприятия, должен заполнить расходный кассовый ордер в общем порядке, проставив в нем сумму и свою роспись.

1.5 Инвентаризация денег в кассе и обеспечение сохранности

денежных средств в кассе

Порядок и сроки проведения инвентаризации денег в кассе определяет руководитель организации. Но в некоторых случаях инвентаризация необходима по закону. Эти случаи перечислены в пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н (в ред. Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 N 107н, от 24.03.2000 N 31н, от 18.09.2006 N 116н, с изм., внесенными решением Верховного Суда РФ от 23.08.2000 N ГКПИ 00-645)[12].

Случаи обязательной инвентаризации денег в кассе:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене главного бухгалтера или кассира;

- если были выявлены факты хищения наличных денег;

- если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций;

- перед составлением ликвидационного баланса.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.

По результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15). Форма этого акта приведена в перечне форм первичной учетной документации (Постановление от 18.08.1998г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации (в ред. постановлений Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26, от 03.05.2000 № 36).

Акт по форме N ИНВ-15 оформляется в двух экземплярах: один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

При смене материально-ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах: один экземпляр передается материально-ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально-ответственному лицу, принявшему ценности, а третий - в бухгалтерию.

В некоторых организациях с кассиром не заключают договор, а оформляется Обязательство кассира.

Руководителем организации должны быть созданы необходимые условия для обеспечения сохранности денежных средств, которые включают:

- Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке.

- Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс организаций.

При получении денег в банке для расчетов с работниками по оплате труда кассиру должна быть выделена автомашина, так как ему категорически запрещается производить перевозку денег общественным или попутным транспортом.

Руководитель организации должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче их, а в случае необходимости — транспортное средство.

При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

- разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

- допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем организации для их доставки;

- следовать пешком, пользоваться попутным или общественным транспортом;

-  посещать магазины, рынки и другие тому подобные места;

- выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по назначению.

Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей касса организации должна отвечать следующим требованиям:

- быть изолированной от других служебных и подсобных помещений;

- располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуются внутренними ставнями, металлическими или деревянными, обитыми с двух сторон листовым металлом;

- иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

- закрываться на две двери:

а) внешнюю, открывающуюся наружу;

б) внутреннюю, открывающуюся вовнутрь.

- укрепляться металлическими решетками на оконных проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения, в теплопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны;

- иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

- располагать исправным огнетушителем и иметь охранно-пожарную сигнализацию.

После окончания рабочего дня кассир должен пересчитать денежную наличность в кассе, сверить ее с книжным остатком и опечатать (опломбировать) сейф и помещение кассы. Ключи от сейфов и печати хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках и так далее — у руководителя организации.

Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте. При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Как уже говорилось, учреждением банка устанавливается лимит кассы, то есть предельная сумма остатка денежных средств, которая может храниться в кассе организации.

1.6 Учет безналичных расчетов

В процессе хозяйственной деятельности у организаций возникают  взаимоотношения со множеством физических и юридических лиц, которые приводят к возникновению обоюдных расчетных обязательств. По оказании работниками медицинской помощи у организации возникают обязательства по оплате их труда, а также по отчислениям от нее единого социального налога. При получении организацией материальных ценностей, выполнении работ или оказании услуг у нее возникают расчетные обязательства перед поставщиками и подрядчиками, а также покупателями их продукции, работ и услуг.

Денежные средства организации в безналичной форме находятся на счетах в банках - текущих, расчетных, валютных, специальных. Статьей 30 Закона РФ от 2 декабря 1990 г. N 395-1 "О банках и банковской деятельности" (в ред. Федеральных законов от 03.02.1996 N 17-ФЗ, от 31.07.1998 N 151-ФЗ, от 05.07.1999 N 126-ФЗ, от 08.07.1999 N 136-ФЗ, от 19.06.2001 N 82-ФЗ, от 07.08.2001 N 121-ФЗ, от 21.03.2002 N 31-ФЗ, от 30.06.2003 N 86-ФЗ, от 08.12.2003 N 169-ФЗ, от 23.12.2003 N 181-ФЗ, от 23.12.2003 N 185-ФЗ, от 29.06.2004 N 58-ФЗ, от 29.07.2004 N 97-ФЗ, от 02.11.2004 N 127-ФЗ, от 29.12.2004 N 192-ФЗ, от 30.12.2004 N 219-ФЗ, от 21.07.2005 N 106-ФЗ, от 02.02.2006 N 19-ФЗ, от 03.05.2006 N 60-ФЗ, от 27.07.2006 N 140-ФЗ, от 29.12.2006 N 246-ФЗ, от 17.05.2007 N 83-ФЗ, с изм., внесенными Постановлением Конституционного Суда РФ от 23.02.1999 N 4-П, Федеральным законом от 08.07.1999 N 144-ФЗ) установлено, что отношения между Банком России, кредитными учреждениями и их клиентами осуществляются на основе договоров, если иное не предусмотрено федеральным законом[13].

Клиенты вправе открывать необходимое им количество расчетных, депозитных и иных счетов в любой валюте в банках с их согласия, если иное не установлено федеральным законом. Порядок открытия, ведения и закрытия банком счетов клиентов в рублях и иностранной валюте устанавливается Банком России в соответствии с федеральными законами.

Каждая организация вправе открывать в любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

Безналичные расчеты между юридическими лицами в РФ регулируются главой 46 ГК РФ и Положением ЦБ РФ от 3 октября 2002 г. N 2-П "О безналичных расчетах в РФ" (в ред. Указаний ЦБ РФ от 03.03.2003 N 1256-У, от 11.06.2004 N 1442-У, от 02.05.2007 N 1823-У). Положение предусматривает следующие формы безналичных расчетов, осуществление которых отражается в учете по счетам 51, 52, 55[14]:

а) расчеты платежными поручениями;

б) расчеты по аккредитиву;