Визитная карточка и её применение

Если на вашей визитной карточке не хватает места для этой информации, можно написать текст приглашения  на открытке и отправить, приколов к ней визитную карточку, приглашаемому.

При перемене адреса следует послать  деловому партнеру старую визитную карточку вместе с новой, на которой имеются  новые реквизиты.

Новый номер телефона можно, в крайнем  случае, вписать и от руки. А вот вписывать от руки новую должность считается неприличным. При изменении должности необходимо срочно печатать новые визитки.

Визитные карточки, которые посылаются по почте или с посыльным, вкладываются в специальный конверт, на котором  от руки чернилами, на пишущей машинке, компьютере пишутся имя, фамилия и должность адресата.

В один конверт могут быть вложены  визитные карточки для нескольких лиц. В этом случае в левом верхнем  углу каждой карточки карандашом или  ручкой пишется фамилия лица, которому она адресована. В одном конверте на имя одного лица могут быть посланы визитки от разных лиц.

Визитные карточки, направленные в  конверте, не загибаются. Если загнутую карточку доставляет курьер, шофер  или она направляется по почте, то это считается грубым нарушением этикета.

На визитные карточки ответ полагается давать визитной карточкой в течение 24 часов после их получения.

Женщины ни в коем случае не должны оставлять свою визитную карточку в  доме холостого мужчины.

После представления женщине мужчина должен как можно скорее, не позднее, чем через неделю, послать ей свою визитную карточку и карточку для ее супруга, даже если супругу он не был представлен.

При проведении больших мероприятий  типа симпозиумов, конференций и  т.п. их организаторы заказывают большие визитные карточки – бейджи, с указанием имени, фамилии, ученого звания, должности, организации, учебного заведения или научного центра. Бейджи прикалывают на левой стороне груди. Их носят только в здании, где проходит мероприятие.

В ряде пособий для деловых людей можно встретить рекомендацию пользоваться любым случаем, чтобы предложить свою визитную карточку. Например, американка Сандра Холланд в очерке «Как выжать все возможное из визитной карточки» советует даже оставлять свои визитки в людных местах, прикалывать их к доскам объявлений и т.п. Понятно, что такого рода советы могут быть полезны мелким торговцам (для которых очерк, вероятно, написан), заинтересованным в максимальном расширении клиентуры. Солидному деловому человеку, напротив, вряд ли следует веером разбрасывать свои визитки наподобие рекламных листовок – его репутации это скорее повредит. Зато в обстановке напряженных деловых будней, когда то и дело возникают интересные перспективные контакты, карточки просто необходимо иметь при себе и активно ими пользоваться. Ведь если в ответ на предложенную карточку вы не можете достать свою, это равносильно тому, как если б на вопрос: «Кто вы такой?» – прозвучал бы ответ: «Никто».

Пользование визитками  за рубежом

 

Если вы ведете бизнес за рубежом, вам нужно знать местные традиции и культуру. Как известно, культура – это совокупность таких областей, как: нормы морали, поведение, исторические ценности, архитектура, питание, искусство и мода. Но есть одна область культуры, которая очень важна для каждого делового человека, связанного с зарубежным бизнесом. Это бизнес-этикет.

Зная бизнес-этикет, вы будете чувствовать  себя гораздо комфортнее в ваших  отношениях с зарубежными клиентами, коллегами, партнерами или друзьями. Если вы четко владеете пониманием, как необходимо вести себя и что нужно говорить в определенных ситуациях и местах, ведение вашего бизнеса будет укрепляться доверием и развитием отношений.

Немаловажной  частью делового этикета является сам  процесс обмена визитными карточками. В городах России, Северной Америки и Европы визитки выступают в роли удобной формы предоставления другим людям своих личных данных. А вот в других странах визитная карточка может иметь особое предназначение.

В Японии, к примеру, визитка выступает  в роли представительства владельца. Поэтому, согласно деловому этикету Японии, визитную карточку следует принимать с честью и уважением, а при передаче визитной карточки ее следует держать обеими руками.

Ниже  приведены некоторые примеры  правил делового этикета в разных зарубежных странах, которые помогут при поездке за границу.

Визитные  карточки признаны во всем мире, как  средство для представления личной контактной информации.

Знание  местного этикета и представление  себя, согласно этих норм, – это только первый шаг в удачном ведении бизнеса. Если вы не будете соблюдать правила местного бизнес-этикета, это может привести к катастрофическим последствиям.

При поездках в деловые командировки за границу, рекомендуется иметь  визитные карточки на местном языке  и обязательно на международном, в частности - на английском. Допускается представление также двухсторонних визиток. Но не стоит пытаться пользоваться своими визитками на русском языке при общении с партнерами, не владеющими русским языком.

Как правило, визитками обмениваются либо в начале, либо под конец первой деловой встречи или переговоров.

Если  ваша визитка двухсторонняя, правильно  будет вручить получателю визитку  таким образом, чтобы карточка стороной с его родным языком была сверху.

Когда вам вручили визитку, не стоит  сразу ее убирать. Изучите ее, попытайтесь уточнить информацию или прокомментировать. Вы должны показать свою заинтересованность.

В арабских странах принято давать визитную карточку правой рукой, потому что мусульмане считают, что левая  рука - нечиста.

При посещении Китая, вам нужно иметь при себе двухсторонние визитные карточки. Одна сторона обязательно должна быть на китайском, используя упрощенные китайские иероглифы.

Никогда не нужно делать какие-либо записи на визитках, если хозяин визитки вас  об этом не попросит сам.

При деловой поездке в Великобританию можно немного расслабиться. В  Великобритании не считают за плохую манеру даже класть визитки просто в карман. Визитные карточки у них  должны быть презентабельными и чистыми.

Пометки и надписи на визитных карточках

 

Визитные карточки, оставляемые  при отсутствии адресата в офисе  или дома (в резиденции) лично  их владельцами, принято загибать в  соответствии с местной традицией. В России принято в подобных случаях  загибать (а затем распрямлять) правый верхний угол карточки или ее правую сторону по всей ширине. Фамилия того, кому оставляется карточка, на ней не пишется.

В подобной ситуации в России конца XIX века использовались «практичные  и удобные визитные карточки, имеющие  на четырех углах начальные буквы различных случаев, могущих быть причиной посещения. Например, «П» означает поздравление, «О» – отъезд и, следовательно, прощальный визит, «Ж» – желание осведомиться о состоянии здоровья, «В» – возвращение из продолжительной отлучки, – и в случае отсутствия хозяев дома загибают угол, где находится буква, означающая цель визита».

В наши дни в левом верхнем  или нижнем углу визитной карточки могут быть сделаны пометки, установившиеся в международном протоколе сокращения, условно обозначающие повод, по которому посылаются карточки. Эти сокращения являются первыми буквами соответствующих французских слов. Поскольку они используются в дипломатической, деловой и светской практике, необходимо знать значение этих сокращений.

P.F. (pour feter) – чтобы поздравить  с праздником. Поздравлять принято по случаю Нового года, Рождества, национального праздника. Для поздравления по случаю Нового года к надписи P.F. добавляется N.A - P.F.N.A. (pour feter le Nouvel An). Если партнеры прислали поздравления с новым годом первыми, то следует их поблагодарить и в свою очередь поздравить - P.R.F.N.A. (pour remercier et pour feter le Nouvel An).

P.R. (pour remercier) – чтобы поблагодарить.  Эта надпись делается в знак  благодарности за поздравления  или выражение соболезнования, за  подарки и другие какие-либо мелкие услуги, в течении 24 часов посылается как ответная визитная карточка.

P.F.C. (pour fairе connaissance) – чтобы выразить  удовлетворение знакомством.

P.C. (pour condole`ances) – чтобы выразить  соболезнование. Визитку с такой  пометкой следует посылать в случае смерти делового партнера.

P.P.P. (pour prendre part) – для выражения  соболезнования и с готовностью  помочь.

P.P. (pour presenter) – для представления.  В этом случае визитка лица, которое желает быть представленным, посылается для заочного представления вместе с визиткой человека, хорошо известного тому, кому представляют, или официального лица. На этой второй визитке и проставляются буквы р.р. На визитке представляемого никаких пометок не делается;

P.P.C. (pour prendre conge`) – чтобы попрощаться. Визитная карточка с этими сокращениями направляется в связи с длительным отпуском или окончательным отъездом из страны. Это делается в том случае, когда не наносится прощальный визит.

Визитные карточки с буквами p.r., p.p.c. остаются без ответа. В ответ на визитные карточки с сокращениями p.p.c., p.c., p.f. посылают свою визитку с буквами p.r., то есть благодарят. На визитку с сокращениями p.p. ответ дается в адрес представляемого лица визитной карточкой без подписи. Это означает, что представление принято и в дальнейшем можно налаживать личные контакты.

На визитных карточках, которые  использует в своих контактах  все более широкий круг людей, часто пишут краткие сообщения  без названных сокращений, на родном или иностранном языке. Текст всегда пишется в третьем лице, и подпись не ставится. Например:

«Петр Петрович Петров (это уже  напечатано на карточке) сердечно благодарит за поздравление по случаю его юбилея».

Но когда вы пишете близкому другу, хорошему знакомому, можно зачеркнуть напечатанное на карточке имя, написать несколько слов от первого лица и подписаться.

Ошибки в визитных карточках

 

Визитная карточка, как известно - лицо бизнесмена и фирмы. Наряду с  костюмом и автомобилем, визитка - один из инструментов, позволяющих создать  первое впечатление. Но стоит она, в отличие от костюма, сущие гроши. Поэтому иные бизнесмены, которые тщательно выбирают себе пиджак, над качеством визитной карточки вовсе не задумываются. Дескать, любая сойдёт. И в результате, вручая визитку, они зачастую выглядят так же нелепо, как человек, явившийся на деловую встречу в смокинге и боксёрских трусах.

Кроме того, визитная карточка - долгожитель  среди рекламных носителей. Телевизионная  реклама "живёт" считанные минуты, флаер - день-два, объявление в газете - несколько дней. Реклама в журнале или "наружка" может "прожить" несколько месяцев. Визитка же зачастую "живёт" годами. Будет ли она в это время приносить Вам пользу? Или же будет без толку занимать место в чужой папке для визитных карточек? Всё зависит от того, была ли визитка сделана с умом.

Хотите, чтобы Ваша визитная карточка работала на Вас, а не против Вас? Тогда  проверьте, не допустили ли Вы одну из типовых ошибок.

Ошибки первого рода. По одёжке встречают 

Первая группа ошибок связана с  впечатлением, которое получит о Вас и о Вашей фирме человек, взяв в руки Вашу визитку. Разумеется, Вы хотели бы произвести самое благоприятное впечатление - но любая из следующих ошибок (а тем более несколько ошибок одновременно) способна полностью разрушить это впечатление.

Ошибка №1: Мятая, грязная визитная карточка

Мне даже неудобно писать о столь  очевидной вещи. Но на последней  встрече с бизнесменами - Вы не поверите - один человек таки вручил мне мятую  визитку, измазанную в чём-то грязном  и липком. Право слово, мало что может сравниться по омерзительности с этим ощущением.

Если Вы из тех людей, что носят  на работе галстуки, Вы просто обязаны  завести себе карманную визитницу. Это такой же рабочий инструмент для Вас, "как для геолога  карта, как для пилота штурвал". Если Вы - руководитель, проверьте, как Ваши менеджеры носят визитки.

Если же Вы - частный предприниматель, человек вольной профессии и  т.п., и пользоваться визитницей не хотите из каких-то принципиальных соображений, то хотя бы держите визитные карточки в кошельке, чтобы они не мялись и не пачкались.

И в любом случае, прежде чем  вручить собеседнику визитную карточку, убедитесь, что она чистая и аккуратная.

Ошибка №2: Слишком дешёвая полиграфия

Иногда бизнесмены стремятся сэкономить на всём, в том числе и на визитных карточках. И в итоге либо печатают их сами, на офисном принтере, либо отдают заказ в самую дешёвую типографию. В обоих случаях результат лучше всего описывается словом "дешёвка".

Чем отличается дешёвая визитка  от обычной? Во-первых, как правило, она напечатана на паршивой бумаге, так что её просто неприятно держать в руках. Во-вторых, краски зачастую бывают смазаны, надписи нечёткие, мелкий текст расплывчатый и плохо читается.

Есть какой-то минимальный уровень  качества, опускаться ниже которого просто неприлично. Иначе потенциальный клиент неизбежно задумается о том, каково качество товаров или услуг фирмы, если она так пренебрежительно отнеслась к своим визиткам.

Ошибка №3: Голый текст 

Эта ошибка обычно появляется, когда  фирма хочет сэкономить жалкие 10-20 долларов на дизайне визиток и поручает сверстать визитные карточки секретарше или, хуже того, программисту. А тот, не мудрствуя лукаво, открывает Word и набивает название фирмы и имя директора стандартным шрифтом стандартного же размера. В результате получается нечто, дизайном своим напоминающее те объявления, что расклеивают на столбах. Например:

ООО "ОченьТяжМаш"

Иванов Иван Иванович

генеральный директор

(095) 222-33-44

Формально эта ошибка не нарушает этикета визиток. Но фактически едва ли не каждый человек, взяв такую визитку в руки, подумает: "Ну и дешёвка! Вы бы ещё от руки написали..."

Только не следует пытаться решить эту проблему самим за счёт использования  вычурных шрифтов, картинок, многоцветья  и т.п. - слишком уж легко удариться в другую крайность. Лучше отдать кесарево кесарю, а дизайнерово - дизайнеру.