• ведение записей в соответствующих разделах личного дела;
• помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;
• изъятие документов, надобность в которых миновала;
• периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

     Внесение  записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

     Для ускорения процесса оформления записей  в документах личного дела допускается  использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.

     Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи. Обложка личного дела, как и обложки дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТом 17914–72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411). На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило – табельный номер). Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

      Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении  в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

     Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

     Личные  дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

     Личные  дела хранятся в кадровой службе (в  приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда  как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

     Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

• по порядку номеров;
• в прямом алфавитном порядке;
• по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов – по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

      В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов – алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел. В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником.

      Ежегодно  в кадровой службе должна проводиться  проверка личных дел. Если выявляются недостатки в оформлении и ведении  личных дел, составляется соответствующий  акт. Отметки о проверке личного  дела проставляются в дополнении к личному листку по учету кадров.

     Выдача  личных дел работникам организации  во временное пользование для  ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться  с разрешения руководителя кадровой службы. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) в место хранения. Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке).

     Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время  работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами). Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:

• производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;
• вносить в личное дело новые записи;
• извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;
• задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

      При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Оформление личных  дел работников  при передаче в  архив

      При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа  об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение (в соответствии с архивным законодательством). 

     Эта процедура включает:

• подшивку (переплет) дела;
• уточнение нумерации листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление (уточнение) внутренней описи;
• внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.

     С целью обеспечения сохранности  личных дел рекомендуется:

• объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
• располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
• снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

     Передача  личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел.

      Личные  дела сотрудников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных  органов фирмы, сотрудников, имеющих  государственные и иные звания и  награды, - постоянно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы

1. Указ президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы» (в ред. от 31 мая 1999 г., с изменениями от 30 мая 2005 г) // Гарант Профессионал. – 2008. – Версия 7.8.
2. Трудовой кодекс РФ. Текст с изменениями и дополнениями на 07.05.2009 года. – М.:Эксмо, 2009.
3. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие / Л. М. Вяловыа – М.: Издательский дом «Академия», 2007. – 176 с.
4. Корнеева А.П. Основы делопроизводства: Учебное пособие / А. П. Корнеева, А. М. Амелина, А. П. Загребельный. - М.: Экзамен, 2006. – 160 с.
5. Краснов В. В. Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет / В. В. Краснов // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. – 2006. - № 7.
6. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство: (традиц. и автоматизир. технологии) / Т. В. Кузнецова, С. Л. Кузнецов. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005. – 400 с.
7. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие / Н. С. Ларьков; Томский гос. ун-т. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. – 427 с.
8. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учебник / Н. Н. Кушнаренко. - Изд.7-е, перераб. и доп. – М.: Знание, 2006. – 459 с.
9. Михайлов Ю. М. Личные дела сотрудников компании: как правильно оформлять, вести и хранить. Практическое пособие / Ю. М. Михайлов. – М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2009. – 160 с.