Унификация и стандартизация текстов документа

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

Глава 1. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ................5

1.1 Основные принципы и направления развития унификации………….……6

1.2. Стандартизация в целом…………………………………………………..10

1.3. Унификация текста  документов……………………………………...…….13

1.4. Виды унифицированных текстов документов…………………….…….15

Глава 2. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ЖИЛИЩНОГО ОТДЕЛА ДЗЕРЖИНСКОГО РАЙОНА ДЕПАРТАМЕНТА ПО ЖИЛИЩНОЙ ПОЛИТИКЕ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА……………………………………….…………………………..17

2.1. Письмо………………………………………………………………………18

2.2. Письмо-запрос…………………………………………………………….19

2.3. Справка……………………………………………………………………..20

2.4. Акт…………………………………………………………………………..21

2.5. Заявление…………………………………………………………………….23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….24

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………………………25

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Деятельность любого предприятия, в том числе коммерческой организации, а также органов государственной власти не обходится без документации. Это связано с тем, что составление, использование, движение и хранение документов в соответствии с действующими нормативными актами обеспечит защиту интересов организации, увеличит эффективность управленческого труда.

От правильной организации делопроизводства во многом зависит успех работы предприятия.

Организация производства и его  управление характерны повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых  действий по их разрешению, отсюда необходимость  унификации и стандартизации в делопроизводстве.

Актуальность данной темы обусловлена  тем, что на современном этапе в законодательстве о стандартизации, больший интерес представляют унификация и стандартизация  документов, так как они являются одними из  факторов повышения уровня производительности управленческого труда.

В жилищном отделе Дзержинского района департамента по жилищной политики Администрации Волгограда большинство документов унифицировано. Документы составляются в соответствии с разработанными регламентами и типовыми инструкциями.

В состав унифицированных документов входят:

• письма
• справки
• акты
• заявления и т.д.

Цель данной работы заключается  в том, чтобы охарактеризовать

особенности унификации и стандартизации в документах отдела

учета Дзержинского района по жилищной политике департамента Волгограда.

Поставленная цель определяет решение  следующих задач:

1. Дать понятия и охарактеризовать  унификацию и стандартизацию.

2. Изучить систему унификации документов жилищного отдела Дзержинского района департамента по жилищной политики Администрации Волгограда

3. Раскрыть особенности унификации и стандартизации документов жилищного отдела Дзержинского района департамента по жилищной политики Администрации Волгограда

Настоящая работа состоит из введения, двух глав, заключения, приложений.

 

 

ГЛАВА 1. СТАНДАРТИЗАЦИЯ И УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

Унификация документов – это установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Стандартизация официальных бумаг  заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов.¹

Правовые основы стандартизации в  Российской Федерации устанавливает  закон, а также государственные  стандарты. Унификация и стандартизация тесно связаны.

Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.

Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается  в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.

1.1. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ  И НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ УНИФИКАЦИИ

 

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники.

Основными принципами унификации документов являются:

• - унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;
• единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа;
• комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения;
• информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;
• сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;
• стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);
• экономичность. Достигается за счет обоснованного включения

документов в систему документации, широкого применения бланков,  рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

Документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.

Работа по унификации включает:

• разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
• ведение УСД с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;
• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Основные направления развития унификации документов:

1. Сокращение избыточности информации в документах.

Сокращение избыточности в документах может быть достигнуто следующими способами:

1.1. Сокращением количества документов.

1.2. Сокращением количества текстов входящих в документы. Сокращение объемов текста может быть достигнуто в результате следующих мер:

а) применения телеграфного стиля  в изложении документов.

б) применения типовых текстов. При  подготовке типовых текстов производится сокращение их объемов.

в) деления текста на четкие структурные  части и элементы позволяющие за счет исключения переходов от одной фразы к другой сократить объем текста до 5%.

г) применения в отчетах, справках, докладных записках и в других документах, отражающих ход выполнения планов, заданий или установленных  норм, информации по отклонениям, опуская те показатели, которые соответствуют планам, заданиям или нормам.

1.3. Сокращением количества числа лиц, вынужденных читать документ.

Для сокращения числа лиц, вынужденных  читать документы, могут быть рекомендованы  следующие меры:

а) рациональное построение документопотоков: в некоторых случаях с этой целью могут быть оправданы даже структурные изменения в аппарате управления.

б) правильное адресование документов, то есть адресование именно на тот уровень управления, на котором принимается решение по данному вопросу.

в) постоянная структура текста позволяет  читать не весь документ, тому, кто с ним знакомится, а разные части документа читать с различной скоростью.

г) указание фамилии составителя (исполнителя документа) и номера его служебного телефона не только повышает его ответственность, но стимулирует непосредственное к нему обращение, в том числе и по телефону, что создает условия для уменьшения переписки или более правильного адресования письма-ответа.

2. Создание общей модели построения документов является одним из основных направлений унификации и стандартизации документов в настоящий период. Рассматривая документы, можно выделить их общие и частные характеристики. Совокупность общих характеристик может быть представлена в виде модели. Применение графических моделей построения отдельных систем документации (формуляров-образцов), а при дальнейшем развитии и создание целой системы моделей, оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации и стандартизации документов

3. Углубление формализации документов одно из важных направлений их унификации и стандартизации. Степень формализации документов определяется методами их изготовления и обработки и должна быть наиболее высокой при автоматизации этих процессов. Причем степень формализации документов зависит как от устройств и способов ввода данных, так и от способов хранения и обработки введенной информации.

4. Применение единой терминологии в документах.

Формализация смыслового содержания документов (естественного языка) нужна для типизации текстов и, особенно для их быстрого поиска из большого массива таких документов. Применение единой терминологии является одним из направлений унификации и стандартизации, как формы, так и содержания документов. Единообразие терминов необходимо в наименованиях видов и разновидностей документов, их реквизитов, в управленческих текстах на естественном языке

Унификация терминологии в документах проводится по различным направлениям. Разрабатываются правила построения заголовков форм документов. Составляются единые перечни показателей входных форм, при этом повышается точность формулировок реквизитов, обеспечивающих полное соответствие их наименований и содержания, исключающая возможность различных толкований.

Унификация терминов управленческих документов упрощает их кодирование, а также обеспечивает эффективную обработку и поиск документов в автоматизированных системах управления.

5. Типизация и трафаретизация текстов. В практике управления встречается большое количество однотипных управленческих ситуаций, для описания, которых могут применяться одни и те же тексты. Такие тексты, пригодные для многократного применения в неизменном виде или с некоторыми изменениями, называют типовыми. Бланки документов, включающие в себя фрагменты типового текста, называют трафаретными. Типовые тексты оформляются в виде сборников, трафаретные — в виде набора бланков.

 

1.2 СТАНДАРТИЗАЦИЯ В ЦЕЛОМ

 

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:

• безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей;
• технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
• экономии всех видов ресурсов;
• безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.

Суть стандартизации заключается  в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

Стандарт представляет собой нормативно-технический  документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации