Унификация и стандартизация

                                                Содержание

 

1 Понятия унификация и стандартизация документов

1. Понятие унификации
2. Понятие стандартизации

1.1 Влияние унификации документов на исторические источники(убрать)

2 История унификации  и стандартизации Российской  Федерации

2.1 Формы унификации  и стандартизации в Советский  период

2.2 Проблемы унификиции и стандратизации документов в современной Росии

2.3 Необходимость унификации учебной документации с присоединением высшей школы к Болонскому процессу

3 Методика совершенствоания Унификации кадровой документации государственных гражданских служащих

3.1 Классификация должностей

3.2 Организация и документирование конкурса на замещение должности

3.3 Унификация служебного контракта

3.4 Проведение и документирование аттестации госслужащего

3.5 Организация и документирование квалификационного экзамена госслужащего

Заключение

Список использованных источников

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Документ – письменный исторический источник, памятник истории  и культуры.

Но вместе с тем документ – это инструмент управления, средство доказательства, доведения оперативной  информации до потребителя. Двойственность документа охватывается документоведением. Например, унификации документов и  построение документальных систем, что  входит непосредственно в предмет  документоведения, имеют две стороны  – управленческую и методическую, но им уделяется, как правило, разное внимание в разработках. Обычно подчеркивается роль документа в управлении, экономия труда, затрачиваемого управленческим персоналом на составление документов, ускорение поиска и контроля исполнения, положительные возможности, которые  возникают при автоматизированной обработке данных и передаче информации по электронным каналам.

Документоведение как  историческая дисциплина учитывает  важнейшие функции документа  при унификации, при выработке  реальных правил составления и оформления документов, организации их хранения в делопроизводстве и др. Решая  практические задачи повышения эффективности  документа в сегодняшней информационной среде, оно создает документальную базу исторических исследований и активно  участвует в выработке методологических основ формирования источниковой базы исторической науки. Особое значение в настоящее время имеют документоведческие исследования и методические разработки, относящиеся к электронным документам и к комплексу их качеств как инструментов управления и возможного использования в качестве исторического источника.

Объектом изучения является История унификации текста документа.

Предметом изучения курсовой является влияние унификации документа  на различные источники.

Цели и задачи курсовой работы:

·                        Влияние унификации документов на исторические источники

·                        Вопрос об унификации учебной документации

·                        Унификация кадровой документации государственных гражданских служащих

Документоведение, разрабатывая формуляры документов, унифицируя документальные системы и устанавливая обязательные реквизиты оформления как бумажных, так и электронных документов, способствует облегчению операций анализа  документированной информации, сопоставимости данных, обеспечивает гарантию подлинности документов.

 

 

1 Унификация и  стандартизация документов

 

Под унификацией в широком  теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов  в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему.

Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации — создание системы документов, которая может дать экономический  эффект. Использование унифицированных  документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в  управленческом труде, повышению его  культуры.

Экономическая эффективность  унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и  оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен косвенный  эффект за счет совершенствования системы  управления, выражающийся в повышении  оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с  документами и приближении принимаемых  решений к оптимальным вариантам  в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документов будет представлять собой  решение задач по совершенствованию  их содержания и форм.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые  в него входят. Реквизиты могут  быть разными, однако это не исключает  возможности предъявления к ним  общих требований. Кроме того, многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми.

Таким образом, объектами  унификации и стандартизации документа  должны быть как его форма, так  и состав включаемых в нее реквизитов.

Основными задачами совершенствования  содержания документа должны быть: при унификации — отбор реквизитов, соответствующих назначению документа  и методам его обработки; при  стандартизации — установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы.

Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных  в соответствии с решаемыми выданной сфере деятельности задачами и расположенных  на носителе информации в определённом порядке.   

Основными задачами совершенствования  форм документов следует считать: при  унификации:

·                       целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления; при стандартизации

·                       формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.

Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного  изготовления бланков, созданию возможности  централизованной обработки служебных  документов и облегчению труда управленческого  персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Внедрение стандартизации в  управленческую документацию обусловлено  неоправданным многообразием видов  и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

Особое значение в настоящее  время имеет качество документа  как носителя управленческой информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и  унификации документов, как по форме, так и по содержанию. Эта задача и решается методом стандартизации.

Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными  моментами.

Во-первых, стандартизация есть устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. Причем она не только вводит нормы, но и  гарантирует их соблюдение.

Во-вторых, это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов.

В-третьих, стандартизация —  это закрепление и распространение  лишь тех качеств и свойств  документов, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.

Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации. Унификация документов также может проводиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация как правовое закрепление требований унификации будет лишь одним из методов ее практического выражения. Общим для этих двух терминов является требование введения единообразия; различие заключается в правовой силе и сфере распространения, причем общим является понятие «унификация»

Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших  решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.

Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод  единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и  качеств определенного множества  документов в единой матрице —  формуляре. Вообще при унификации документов необходимо строить их формы так, чтобы при заполнении и обработке  можно было шире применять технические  средства, чтобы сократить объем  непроизводительного ручного труда.

Например, переход экономики  Республики Беларусь к рыночным отношениям требует проведения необходимых  мероприятий по разработке и ведению  национальных унифицированных форм документов, применяемых предприятиями  и организациями различных форм собственности и уровней управления в целях учета, в т.ч. и статистики, и отвечающих принятым в международной  практике нормам.

Разрабатываемые унифицированные  формы документов объединяются в  унифицированные системы документации (УСД). УСД - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую  для управления в определенной сфере  деятельности.

Применяемые унифицированные  формы документов — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере  деятельности задачами и расположенных  на носителе информации в определенном порядке.

Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов.

Кроме унифицированных форм документов, унифицированные системы  документации включают:

·                   Документы международных организаций, устанавливающие унифицированные формы документов;

·                   межгосударственные стандарты и руководящие документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых органами, управлениями и организациями стран СНГ;

·                   стандарты и руководящие документы Республики Беларусь, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, применяемых на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивающие единый порядок проведения этих работ;

·                   нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения

При унификации документации проводят следующие работы:

·                    устанавливают номенклатуру действующих форм;

·                    строят единую модель документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца;

·                    устанавливают общие синтаксические правила построения документа;

·                    устанавливают методы контроля исполнения документа.

Работы по унификации документов являются необходимыми в различных  видах экономической деятельности (статистике, финансовой деятельности, бухгалтерском учете и т.д.).

В республике в настоящее  время разрабатываются несколько  унифицированных систем документации: первичной учетной документации, отчетно-статистической, по труду и  социальным вопросам, по торговле и  др.

Одной из УСД является унифицированная  система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Характерной чертой организационно-распорядительной документации является то, что с  ее помощью документируются действия организаций и предприятий при  выполнении любой управленческой функции  на любом уровне управления и во всех отраслях. Поэтому для достижения большего единообразия документов необходимо установить единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики. Стандартизируется также терминология, применяемая в системе организационно-распорядительной документации, где каждому термину дается четкое однозначное определение. При разработке УСОРД значительно сокращается и число видов документов, применяемых в ней.

Комплексность подхода к  унификации документов, включенных в  УСОРД, выражается в том, что в  пределах отдельных форм реквизиты  располагаются в порядке, соответствующем  последовательности их оформления и  обработки. При этом учитываются  и способы оформления отдельных  реквизитов. Одна часть из них оформляется  вручную, другая — с помощью технических  средств, третья — с помощью отдельных  механических приспособлений (штемпелей, печатей). Поэтому реквизиты и  показатели, оформляемые одним способом, располагают рядом, чтобы упростить  процесс их заполнения. Это в частности, позволяет оформлять реквизиты, входящие в штамп бланка, одновременно с помощью резинового штемпеля. В  УСОРД обеспечивается большая достоверность  информации и придание документам юридической  силы. При разработке форм отдельных  документов обращено внимание на то, чтобы  информация, имеющая правовое значение, оформлялась в соответствии с  теми требованиями, которые предъявляются  к ней существующим законодательством, чтобы документы содержали все  реквизиты, обеспечивающие им необходимую  юридическую силу.

Целью разработки и совершенствования  УСОРД является обеспечение задач  управления оптимальной информацией, повышение оперативности принятия управленческих решений. Основной принцип, заложенный в унифицированную систему  организационно-распорядительной документации, заключается в выделении ряда типовых задач управления, которые  реализуются с применением определенной цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляpa. Первый документ цепочки содержит, как правило, исходную информацию, последний формулировку управленческого решения.