Унификация и стандартизация

В целом система учебной  документации академии находится в  тесной взаимосвязи с системой организационно- распорядительной документации. Так, распорядительные документы (например, приказ о движении студенческого контингента) издаются ректором академии на основе учебной документации, в частности экзамеционной ведомости. Подготовка проектов таких приказов (о переводе студентов с курса на курс, в другой или из другого вуза, на индивидуальное обучение, с одной формы обучения на другую, об отчислении, восстановлении) происходит в деканатах факультетов. Отметим, является одним из основных структурных подразделении, по средствам которого осуществляется функция организации учебного процесса. Эффективной реализации этой функции способствует оптимальное сочетание и взаимовлияние ученой и организационно-распорядительной документации.

Определить пользователей  системы учебной документации вуза можно, рассмотрев схему (Приложение А)

Два круга, представленные на рисунке, объединяют структурные подразделения  в соответствии со степенью вовлеченности  в процесс создания и использования  учебной документации.

В первом круге обозначены подразделения ПАГС, которые являются разработчиками и основными пользователями рассматриваемой документации.

Во 2 круг отнесены остальные  подразделения, которые так или  иначе будут обеспечивать учебный  процесс, а, следовательно, и участвовать  в работе с учебными документами. На рисунке схематично представлены взаимосвязи структурных подразделений, установленные не столько в соответствии с иерархией, принятой в академии, сколько обозначающие возможный  практический порядок документирования. Подготовка, составление и оформление указанной учебной документации происходит в специальных структурных подразделениях, в частности в деканате. 

2.2 Отдельные формы  документов, введенные ведомственными  нормативными актами

Нормативными документами  академии закреплено, что управление факультетом со стороны деканата осуществляется в том числе и в ходе реализации одной из основных его задач организации качественной работы по делопроизводству, своевременной подготовки плановой отчетности и аттестационной документации.

Все документы, занесенные в  раздел 07 «Факультет» сводной номенклатуры дел академии, можно классифицировать по следующим категориям:

•  копии нормативно-правовых документов (разработанных и утвержденных Минобразования и науки РФ, РАГС, УМО вузов РФ по учебно-методическим вопросам) и организационно-распорядительных документов (выписки из решений ученого совета и ректората академии, приказы и распоряжения ректора академии и т. д.);

•  документы, за подготовку и оформление которых отвечают специалисты деканата: план работы факультета на учебный год; отчеты (например, отчет о работе факультета за учебный год); документы учебно-методического совета факультета (протколы заседаний совета, годовой план работы); документы (планы, отчеты, справки) о воспитательной работе факультета; документы (планы, отчеты) по работе кураторов, тьюторов факультета; личные карточки и личные дела студентов факультета; книга регистрации выдаваемых дипломов об окончании Поволжской академии государственной службы имени Столыпина П.А; журнал учета успеваемости студентов; журнал учета посещаемости студентами учебных занятий (по группам); журнал регистрации справок о вызовах и о подтверждении; журнал регистрации.

•  документы, авторами которых являются иные структурные подразделения академии, например, на кафедрах факультета разрабатываются и утверждаются: билеты экзаменов итоговой государственной аттестации студентов и слушателей (по специальностям, закрепленным за факультетом); преподавателями оформляются зачетно-экзаменационные ведомости (по курсам);

•  кроме того, в деканате факультета хранятся документы, авторами которых являются представители иных организаций, например переписка по вопросам организации практики и трудоустройства студентов и выпускников академии.

Значительное количество документов, входящих в систему учебной  документации, образуется в Управлении учебно-методического обеспечения и контроля качества образования. Они подразделяются на:

•   плановые документы - планы специальностей и специализаций;

•   организационные документы - расчеты объема учебной работы на учебный год по кафедрам; распределение учебных поручений преподавателям кафедр и документы о перераспределении нагрузки (копии); расписания учебных занятий, зачетов и экзаменов по всем факультетам;

•   методическую документацию: учебно-методические материалы дисциплин, учебных планов специальностей и специализаций (учебно-тематические планы, учебные программы, тематики семинарских, лабораторных и практических занятий и т. д.), документы (планы, справки, отчеты) по обследованию и изучению методической работы на факультетах и кафедрах;

•   учетную документацию: журнал учета распределения аудиторного фонда на учебный год; журнал регистрации академических справок;

•   информационно-справочные документы: сводные справки, служебные записки, письма по учебно-методическим вопросам;

•   отчетные документы - сводный годовой статистический отчет (форма № 3-НК); сведения о выполнении учебной нагрузки профессорско-преподавательским составом за учебный год.

Авторами перечисленных  документов являются как само Управление учебно-методического обеспечения и контроля качества образования, так и кафедры академии.

Совершенствованию системы  учебной документации, применяемой  в вузе, способствует ряд функций, выполняемых структурными подразделениями  академии. В частности, за управлением  учебно-методического обеспечения  и контроля качества образования  закреплены следующие основные задачи и направления деятельности: создание банка нормативно-методических материалов; статистико-информационная деятельность, изучение потребности в составлении  новой учебно-методической документации и координация работы по ее созданию.

Одновременно следует  отметить, что при документировании учебного процесса структурные подразделения  академии руководствуются методическими рекомендациями, разработанными в советский период. Составление и оформление учебной документации ранее было регламентировано инструктивными письмами, распорядительными документами Министерства высшего и профессионального образования СССР, которые вводили или отменяли отдельные формы учебных документов. Так, например, в целях сокращения, упрощения и унификации документации и отчетности были введены основные формы первичной документации и внутривузовской отчетности (приказ министра высшего образования СССР от 6 июня 1956 г.). В нем представлены 23 основные формы первичной документации и внутривузовской отчетности и даны указания по их заполнению. Многие из этих форм документов утратили свою значимость и в настоящее время не применяются: например, форма № 14 - учебная карточка студента, форма № 15 – справочная карточка студента.

Однако некоторые из них  применяются в деятельности высших учебных заведений до сих пор: зачетная книжка, студенческий билет, личная карточка студента, экзаменационная  ведомость и т. д. 

2.3 Необходимость  унификации учебной документации  с присоединением высшей школы  к Болонскому процессу

Отдельные виды документов со временем не претерпели значительных изменений. Например, образец студенческого  билета, утвержденный приказом министра высшего образования СССР от 11 мая 1956 г., практически не отличается от студенческого билета, который выдается студентам в современных высших учебных заведениях (Приложение Б).

Трафарет студенческого  билета, разработанный в середине прошлого века, остался неизменным, лишь взглянув на обложку, мы сможем определить время его создания.

Еще один пример использования  унифицированной формы документа, разработанной в советский период, зачетно - экзаменационная ведомость (Приложение В). Следует отметить, что прежде существовало два отдельных вида документа: экзаменационная ведомость и зачетная ведомость, утвержденные приказом Министерства высшего образования СССР. В настоящее время объединенная унифицированная форма дополнилась сведениями о начале и окончании работы (начале и окончании экзамена/зачета), исключены две графы: «Отметка о сдаче зачета» и «Подпись преподавателя и дата» (для зачета).

Существуют также примеры, связанные с изменением прежних  унифицированных форм. В частности, изменилось оформление обложки «дела  студента» - теперь это «личное дело» (Приложение Г). На обложке личного  дела студента появились сведения о  количестве листов и сроке хранения; однако исчезли номер дела, дата поступления студента в вуз; слова  «заведено/закончено с...» трансформировались соответственно в «начато/окончено...».

Преобразилась и опись  документов, имеющихся в личном деле (Приложение Д). Теперь она оформляется  в табличной форме, и на ней  отсутствует фотография студента. Важным фактором современного формуляра является проставление отметок о формировании, оформлении дела и соответствии описи  имеющимся е личном деле документам.

О необходимости дальнейшего  совершенствования применяемых  форм в системе учебной документации свидетельствует проведенный анализ документов академии, создаваемых на разных факультетах, в результате, которого были выявлены определенные расхождения  в оформлении документов, отсутствие унифицированного подхода к изложению  содержательной части при документировании типовых вопросов. Данные факты приводят к тому, что увеличиваются временные  затраты как при восприятии содержащейся в них информации, так и для  получения отсутствующих сведений.

Актуальность данной проблемы стала очевидной и в условиях децентрализации структурных подразделений  академии (факультетов и филиалов академии, расположенных как на территории города, так области и Приволжского федерального округа).

Устанавливая общие требования к построению системы учебной  документации, следует учитывать, что, с одной стороны, она должна быть максимально полной и подробной, так как в ней необходимо отразить весь комплекс информации, отражающий процесс обучения в академии, начиная  со вступительных испытаний и  заканчивая защитой дипломной работы. С другой стороны, разработка единой унифицированной системы в рамках вуза должна быть направлена на решение  задач по снижению трудовых, временных  и материальных затрат, связанных  с подготовкой и обработкой документов. Поэтому в процессе унификации учебных  документов основной целью является определение и установление оптимального состава применяемых форм документов.

Первоочередной задачей  при этом является разработка номенклатуры действующих форм.

Перечень документов лишь некоторых структурных подразделений  академии, приведенный выше, соответствует  Примерной номенклатуре дел высшего  учебного заведения, разработанной  Управлением делами Министерства общего и профессионального образования  Российской Федерации. По замыслу разработчиков  данная номенклатура дел должна способствовать унификации заводимых дел и сроков их хранения, правильному и единообразному формированию дел в вузах, а также  облегчить отбор документов на госхранение. Данная номенклатура была составлена на основе изучения состава и содержания документов вузов, образующихся при документировании их деятельности, одобрена Росархивом и 11 мая 1999 г. утверждена министром общего и профессионального образования Российской Федерации В.М. Филипповым. Предлагаемая номенклатура может быть расширена в соответствии с применяемыми формами, разработанными в рамках вуза. Здесь важно организовать процесс разработки новых унифицированных форм с участием всех заинтересованных структурных подразделений в целях их оптимизации.

Этот процесс непосредственно  связан со следующей задачей - построением  единой модели документов для групп  однородных задач с использованием формуляра-образца. Общеизвестно, что  в процессе унификации должно проводиться  рациональное сокращение элементов  исходного множества объектов (например, форм или видов учебных документов, их показателей и реквизитов). А  во-вторых, унификация обязательно  приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное  время) единообразия в любой области  деятельности, в том числе и  в документировании учебного процесса. При унификации учебных документов необходимо строить их формы таким  образом, чтобы при их заполнении и обработке можно было шире применять  технические средства в целях  сокращения объема непроизводительного  ручного труда. В частности, в  академии унифицированы следующие  формы документов: расчет учебной  нагрузки кафедры на учебный год, распределение учебных поручений  преподавателям кафедры на учебный  год, сведения о выполнении учебной  нагрузки профессорско-преподавательским  составом кафедры. Все эти документы  имеют табличную форму с зафиксированной  в них постоянной частью информации. Обмен унифицированными формами  документов осуществляется в рамках академии по электронной почте, что существенно сокращает временные затраты по их доставке и затраты по тиражированию. В последующем использование соответствующей технологии позволит осуществлять автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных формах. В частности, информация, содержащаяся в «Расписании учебных занятий», позволит осуществлять подготовку ежемесячных сведений о выполнении учебной нагрузки профессорско-преподавательским составом кафедр. Решение данной задачи в значительной степени будет определяться комплексным подходом и зависеть от совместных разработок, осуществляемых в данном направлении профессорско-преподавательским составом кафедры прикладной информатики и информационных технологий в управлении, кафедры документационного обеспечения управления, центром информационного и технического обеспечения академии.

Следующий уровень унификации - это установление общих синтаксических правил построения документа. Здесь  важно отметить, что помимо унификации внешней формы документации, отражающей учебный процесс, следует помнить  и об унификации ее содержательной части. В качестве примера можно  привести, подготавливаемый всеми деканатами факультетов академии, - направление на сдачу (пересдачу) экзамена (зачета). В данном случае унификации подлежит вся содержательная часть документа, состоящая из повторяющихся сведений. Поэтому название специальности, курс, номер группы, форму обучения, название дисциплины, И.О.Ф. преподавателя следует располагать в строго определенной последовательности. Это позволит внести единообразие в оформление текстовой части и сделает ее более удобной для восприятия. Те же самые рекомендации следует отнести к приказам, отражающим движение студенческого контингента.