Унификация и стандартизация

Унифицированная система  организационно-распорядительной документации - комплекс стандартов, взаимоувязанных  форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.

В состав УСОРД входят стандарты, устанавливающие общие требования к содержанию и формам документов, альбом унифицированных форм документов, нормативные и методические материалы  по их применению, классификатор унифицированных  форм документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь «Унифицированные документы», нормативные и методические документы по применению классификатора унифицированных форм ОРД.

Состав унифицированных  форм документов включается: акт, график, докладную и объяснительную записки, должностную инструкцию, заявление, положение, представление, правила, письмо-запрос, протокол, приказ, структуру и штатную  численность, решение, устав, штатное  расписание.

Унифицированные формы систематизированы  по подсистемам: создание, реорганизация  и ликвидация организации, предприятия; приватизация государственных и  коммунальных предприятий; прием, перевод, увольнение; оформление отпусков и  поощрений, наложение дисциплинарных взысканий; распорядительная деятельность организации, предприятия; организационно-нормативное и оперативно-информационное регулирование деятельности организаций, предприятий.

Обработка ОРД средствами вычислительной техники достигается  путем кодирования информации, содержащейся в документе. Поэтому для функционирования форм ОРД разработан классификатор  унифицированных форм ОРД, который  является составной частью системы.

Таким образом, УСОРД устанавливает  пути совершенствования форм и содержания ОРД, дает возможность обрабатывать ОРД средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления.  

 

1.1 Влияние унификации  документов на исторические источники

документ унификация текст

В стандартной форме приказа, постановления не предусмотрено  обязательное проставление места его  издания (город, где он увидел свет, был подписан и зарегистрирован). С позиций документоведения этот реквизит в приказе не имеет смысла, так как организации не «передвигаются», а находятся на месте, определенным юридически. Кроме того, юридическая  сила приказа не изменяется от изменения  места его принятия (например, выездная сессия суда).

Однако для историка этот реквизит может оказать неоценимую помощь в выявлении некоторых  исторических фактов.

Унификация формуляров документов и создание унифицированных документальных систем на единых принципах и единой методологической основе, что постоянно  является практической задачей документоведения, способствует облегчению операций анализа  источников и сопоставимости данных.

В самое последнее время  проблема сопоставимости заметно актуализировалась  в связи с задачей документационного  обеспечения административной реформы  в части государственных функций  и услуг. Формирования административных регламента, анализа практики документированных  взаимоотношений государства и  бизнеса, государства и органов  управления и другие. ( Услуга – способ удовлетворения потребностей граждан  и юридических лиц, например, архив  выдает справку гражданину о его  трудовой деятельности и тем самым  оказывает ему услугу на основании  положения (устава) о нем.)

Следовательно, документоведение выступает как законодатель этапа  возникновения важнейшей группы современных исторических источников – группы массовых документов управленческих органов, государственных, общественных, акционерных и иных организаций. В этом заключается один из аспектов «двоичности» документоведения: создание жесткой нормативной правовой базы и схемы фиксации информации для  целей управления. С другой стороны  – документоведение на базе принципа историзма при проектировании документальных систем учитывает российские традиции документирования, преемственности  и сохранение исторически сложившихся  реквизитов документов, их названий и  делопроизводственной терминологии, структур документов.

Важным для документоведческих исследований и практических разработок является обеспечение информационного единства и возможностей сопоставимости данных при жизненном цикле документа в оперативной среде. Это же положение не менее ценно в исторических исследованиях.

Требования к документу  к документу как инструменту  управления и как историческому  источнику практически совпадают.

На сегодняшний день значительно  повысилась значимость терминологии для  эффективности практических работ  в документальной среде.

В современных условиях, например, не могут быть эффективными автоматизированные системы делопроизводства (документооборота, документационного  обеспечения управления), если не будет  внесена настоящая терминологическая, а значит, и содержательная ясность  в процессы, которые мы пытаемся автоматизировать.

ГОСТ Р. 51141 – 98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения» уравнял понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение  управления», определив их как отрасль  деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.

Официальный документ тот  же ГОСТ определяет как документ, созданный  юридическим и физическим лицом, оформленный и удостоверенный в  установленном порядке.

В составе делопроизводства четко выделяется документирование, документооборот (прохождение, продвижение  документов), хранение и другие.

Создается впечатление, что  делопроизводство имеет дело со всем массивом документов организации, поскольку  все они в принципе являются официальными управленческими документами.

Однако на практике чаще всего как традиционные бумажные системы, так и современные автоматизированные устойчиво понимают под делопроизводством  работы только с организационно- распорядительной документацией, полностью игнорируя бухгалтерские системы, банковские, учетные, кадровые и другие, которые оказываются вне информационных связей и сопоставимости с распорядительным правовым массивом.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная в 2001 году бывшим (теперь) Росархивом, также разделы документирования, документооборота, поиска и другие рассматривает только в разрезе организационно-распорядительной документации (исключая разделы: формирование, хранение дел, экспертиза ценности документов и подготовки для передачи в архив).

Автоматизированные системы, в том числе в рамках программы  выбирают названия и наполнение по собственному усмотрению. Это может  быть документооборот в рамках делопроизводства или делопроизводство в рамках документооборота и т.д.

Вместе с тем по-настоящему эффективной документальная система, тем более автоматизированная, на которую затрачиваются колоссальные средства, может быть лишь в условиях полноты и единства системы, что  позволит анализировать, контролировать и сопоставлять все документальные решения и связи.

Реально эта задача может  решаться уже в сегодняшних условиях. Формы документов в единой документальной системе могут быть различными в зависимости от функции, которую они обслуживают; реквизиты, придающие документированной информации статус документа, должны оформляться по единым правилам, например, на основе стандартов на организационно-распорядительную документацию: подписание, датирование, указание авторства, регистрация, название вида документа, построение текстов, организация поисковых массивов, контроль исполнения и хранение и др.

В документоведении организация  документальных массивов в целях  сохранения и поиска основывается на номенклатурах дел и экспертизе ценности, что должно способствовать формированию высокоинформативных  комплексов, не засоренных ненужной информацией  и снабженных соответствующим поисковым  аппаратом (в том числе заголовками).

Роль номенклатур еще  не проанализирована документоведением  должным образом. Однако явственно  просматривается слияние приемов  источниковедческой критики с критериями отбора документов на государственное  хранение и критериями построения номенклатур  дел. Признаки заведения дел, сформулированные в документоведении и принятые в  архивоведении, отражают реальные взаимосвязи  документов в их оперативной жизни  «не нашего отношения к ним» как  писал в свое время В.Н. Автократов.

Следовательно, документоведческое решение вопросов организации документов в делопроизводстве использует источниковедческие принципы. Таким образом, для возникновения «предисточника» необходимо участие документоведения, которое создает унифицированные документальные системы и заранее предполагает определенное дублирование, что используется на последующих этапах экспертизы, формирования дел и списка информации для целей исторических исследований.

Унифицированная форма документа - это партитура, по которой будет  «разыгрываться» информация. Она  создается для каждого типового действия и соответствует (должна соответствовать) потребностям времени и места.

Имеется еще одна линия, свидетельствующая  об историчности документоведения как  исторической дисциплины. Исследуя документ, создавая правила документирования и организации документов, оно  занимается выявлением исторических закономерностей  развития документа как объекта  эволюционирующего. С этой точки  зрения документоведение - часть отечественной  истории, с которой его объединяет историзм в объяснении закономерностей  эволюции документа, использование  в исследованиях архивных документных  форм различных исторических периодов. Эта часть рассматриваемой научной  дисциплины получила условное, пока неофициальное  название «историческое документоведение»  По структуре и месту в исторической науке его можно сопоставить  с историей государственных учреждений, которая также составляет часть  отечественной истории; государственный  аппарат изучается и как самостоятельный  объект, и как «создатель» документов.

Документоведение ищет причины  возникновений и изменений документных  форм, реквизитов, выявляет законы формообразований, законы изменений и устойчивости в документальной среде, развитие канцелярий — для выработки требований к  современным системам документационного  обеспечения и прогнозирования  их развития, в том числе в условиях развивающейся автоматизации.

В конце статьи несколько  слов об автоматизации документационного  обеспечения управления.

Сегодняшняя актуальная задача документоведения — найти решение  о соотношении бумажного и  электронного документа в оперативной  жизни и архивном хранении. Задача только решается, причем учитываются  факторы, ранее не участвовавшие  в документоведческих работах.

Объективным фактом является устойчивая сохранность бумажного  документа в управлении на фоне электронных  технологий. Фактом является также  параллельность функционирования бумажного  и электронного документа, дублирование электронного документа на бумаге, удвоение документопотоков. Причины остаются прежними: удобство для человека работать с бумажным документом, их взаимная приспособленность; большая очевидность длительной сохранности бумажного документа по сравнению с электронным. В последнее время прибавилась проблема сохранности текстов бумажных («принтерных») документов (изготовленных на принтерах) и появление рекомендаций печатания особо важных документов на старых пишущих машинах.

Наиболее эффективным  и распространенным является использование  электронных технологий при документировании и при создании регистрационно-поисковых  систем. Правила регистрации, соответствующие  реквизиты и форма карточки в  документоведении разработаны и  повсеместно используются. В условиях дублирования, о котором сказано  выше, можно рекомендовать при  разработке системы регистрации  и поиска решить следующие вопросы:

·                    должна ли регистрация всех документов в организации быть только компьютерной или возможна журнальная регистрация, и в каких конкретно случаях;

·                    как обеспечить передачу на исполнение бумажных документов «под расписку» при автоматизированной регистрации;

·                   при передаче бумажных документов на исполнение при автоматизированной регистрации без расписки как обеспечить обязанность соблюдения сроков исполнения.

 
 

2 Анализ унификации  учебной документации 

 

2.1 Формы документов, разработанные в Советский период

Образование является самостоятельным  направлением деятельности, обеспечивающим процесс получения человеком  систематизированных знаний, умений, навыков с целью их эффективного использования в профессиональной деятельности. Поэтому образование  имеет свою специфику.

В Российской Федерации устанавливаются  следующие образовательные уровни (образовательные цензы): основное общее  образование, среднее (полное) общее  образование, высшее профессиональное образование, послевузовское профессиональное образование.

В работе приведены примеры, отражающие процесс документирования Поволжской академии государственной  службы имени П. В. Столыпина как  федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального  образования.

В своей деятельности академия использует документы, относящиеся  к Унифицированной системе организационно- распорядительной документации (организационно-нормативные, распорядительные, информационно-справочные, по личному составу), а также документы, относящиеся к системе финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

Данные системы документации образуются в деятельности любой  бюджетной организации.

Помимо перечисленных  систем документации функционирование академии обеспечивает специальная  учебная документация. Организация  образовательного процесса в вузе регламентируется, например, учебным планом, годовым  календарным графиком и расписаниями занятий, разрабатываемыми и утверждаемыми  образовательным учреждением самостоятельно. Данный перечень учебных документов следует дополнить образовательными стандартными, учебно-тематическими  планами и т. д.