Унификация и стандартизация

В соответствии с этим пунктом  службы кадров государственных органов  в первом полугодии 2005 г. должны были провести большую работу по переоформлению договорной документации.

3.4 Проведение  и документирование аттестации  госслужащего

 

Теперь обратимся к  статье 44 Закона «О государственной  гражданской службе РФ», в которой  перечислены основные функции кадровой службы. Среди этих функций названа  аттестация гражданских служащих. Аттестации посвящается отдельная 48-я статья Закона. В ней указано, что аттестация гражданского служащего проводится в целях определения его соответствия замещаемой должности гражданской  службы.

В Законе установлены принципиальные положения о проведении аттестации: кто аттестуется, как часто, кто  аттестует (аттестационная комиссия, ее состав), виды решений при аттестации и в последнем пункте, статьи указано, что «Положение о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации утверждается указом Президента Российской Федерации». Это Положение было утверждено 1 февраля 2005 г. Указом Президента РФ № 110 «О проведении аттестации государственных  гражданских служащих Российской Федерации», Положение детализирует содержание статьи и подробно и последовательно  раскрывает процедуру проведения аттестации и ее документирование.

Во-первых, в положении  названы виды документов, создаваемых  про проведении аттестации: распорядительные документы, график проведения аттестации, список аттестуемых, отзыв, сведения, аттестационный лист, протокол.

Во-вторых, раскрыто содержание и порядок оформления этих документов.

Например, в правовом акте о формировании аттестационной комиссии определяются ее состав (председатель, зам. председателя, секретарь и члены  комиссии), сроки и порядок работы.

В графике проведения аттестации указываются:

·                     наименование государственного органа, подразделения, в которых проводится аттестация;

·                     список гражданских служащих, подлежащих аттестации;

·                     дата, время и место проведения аттестации;

·                     дата представления в аттестационную комиссию необходимых документов с указанием ответственных за их представление руководителей соответствующих подразделений государственного органа.

·                     Отзыв об исполнении подлежащим аттестации гражданским служащим должностных обязанностей за аттестационный период должен содержать следующие сведения о гражданском служащем:

·                     фамилия, имя, отчество;

·                     замещаемая должность гражданской службы на момент проведения аттестации и дата назначения на эту должность;

·                     перечень основных вопросов (документов), в решении (разработке) которых гражданский служащий принимал участие;

·                     мотивированная оценка профессиональных, личностных качеств и результатов профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

Отзыв подписывает непосредственный руководитель аттестуемого, и он утверждается вышестоящим руководителем.

К отзыву прилагается еще  один документ - сведения о выполненных  гражданским служащим поручениях и  подготовленных им проектах документов за указанный период, содержащиеся в годовых отчетах о профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

Подчеркнем, что в сведениях  перечисляются именно документы, подготовленные служащим, так как работа управленца и заключается в разработке документов, фиксирующих управленческую деятельность, и соответственно документами и  исчисляется.

3.5 Организация и документирование  квалификационного экзамена госслужащего

Заседания аттестационной комиссии протоколируются. Протокол ведет секретарь, и в нем фиксируются решение и результаты голосования. Протокол подписывается, в отличие от обычных протоколов, не только председателем и секретарем, но и всеми членами аттестационной комиссии, присутствующими на заседании. Результат аттестационной комиссии заносится в аттестационный лист гражданского служащего, форма которого дается в приложении к Положению. Лист также подписывают председатель, секретарь и все члены аттестационной комиссии

Аттестационный лист и  отзыв об исполнении должностных  обязанностей за аттестационный период помещаются в личное дело гражданского служащего.

Таким образом, кадровая служба получила перечень всех документов, которыми должна оформляться аттестация государственного служащего, и унифицированную форму  аттестационного листа.

Завершающим, если соблюдать  последовательность в Законе «О государственной  гражданской службе РФ», является Указ «О порядке сдачи квалификационного  экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации  и оценки их знаний, навыков и  умений (профессионального уровня)»  № 111, который развивает статью 49 Закона - «Квалификационный экзамен». Статьей установлен квалификационный экзамен для гражданских служащих, замещающих без ограничения сроков полномочий должности гражданской  службы категорий «специалисты», «обеспечивающие  специалисты» и «руководители», относящиеся  к главной и ведущей группам  должностей.

Так же, как и в предшествующих случаях, в Законе указывается, что  «Положение о порядке сдачи квалификационного  экзамена государственным гражданским  служащим Российской Федерации и  порядке оценки его знаний, навыков  и умений (профессионального уровня)»  утверждается указом Президента Российской Федерации. В соответствии с Законом  квалификационный экзамен проводится при решении вопроса о присвоении классного чина гражданской службы гражданскому служащему по мере необходимости, но не чаще одного раза в год и  не реже одного раза в три года.

В утвержденном указом Президента Положении перечислены виды документов, сопровождающие подготовку и проведение экзамена: распорядительные документы  о проведении экзамена, списки служащих, сдающих квалификационный экзамен, отзывы и экзаменационные листы. Отзыв руководителя гражданской службы должен содержать его мнение об уровне знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) служащего и о возможности присвоения ему классного чина. На квалификационном экзамене знания могут оцениваться различными методами, включая названные в Положении, индивидуальное собеседование и тестирование по вопросам, связанным с выполнением должностных обязанностей по должности. Решение по результатам экзамена выносится открытым голосованием простым большинством голосов присутствующих членов комиссии. Результаты экзамена заносятся в экзаменационный лист, унифицированная форма. Экзаменационный лист и отзыв руководителя об уровне знаний помещаются в личное дело служащего.

Выход положений, утвержденных указами Президента Российской федерации, и форм документов позволяет говорить о продолжающемся процессе унификации документов по кадрам и складывании  обособленной системы кадровой документации.

 
 

Заключение

 

Рассмотрев в данной роботе историю унификации и изменение  документов, в данное время в учебной  и кадровой документации, можно сказать, что документ играет значимую роль деятельности любой организации.

Всякое управленческое решение  всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

К информации, помимо достоверности  и точности, предъявляются два  жестких требования во-первых, она должна быть своевременной, во- вторых, она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три  года. Общество переживает информационный бум. Это связано, прежде всего, с  ростом количества населения. Чем больше людей. Тем больше надо школ, больниц, клубов, магазинов и других обслуживающих  организаций, больше произвести товаров, с другой стороны – иметь больше мест приложения человеческих рук, любая  организация, также как и каждый человек в отдельности, могут  существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда  очень быстро меняется экономическая  ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том  случае, если они вовремя знают  что, когда и почем. Информация давно  тала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем  информации выступает документ.

Поэтому организация работы с информацией и с документами  как ее носителями в экономически развитых странах уделяется большое  внимание. Изменения отношения в  самом обществе к организации  информационных ресурсов, осознания  того, что информация и документ как ее носитель, пронизывает все  аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических  результатов.

Работа с документами  в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. Но постоянно изменяющиеся условия жизни государства и  общества требуют непрерывного совершенствования  законодательных и нормативно-методических документов, внесения в них дополнений и изменений.

 
 

Список использованных источников

1 Андреева В.И. Делопроизводство. М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 354 с.

2 Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс», 2001. - 489 с.

3          Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. Ростов - на -дону РГЭЛ, 2000. - 243 с.

4          Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. М.: Технолюкс, 2001. - 175 с.

5          Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие М.: Дело ЛТД, 2001. - 458 с.

6          Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов. М.: Дело ЛТД, 2001. - 268 с.

7          Павлюк Л.В. Киселева Т.И. Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 2000. - 576 с.

8          Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 2002. - 342 с.

9          Чуковенков А.Ю. Янковая В.Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело, 2001. - 234 с.

10     ГОСТ РФ 51141 6.30- Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов., 2003. – 78 с.