Унификация и стандартизация текстов документа

относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов.

Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции.

Цель стандартизации – достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм, для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач.

По мнению М.В. Колтуновой (9, стр. 15):

Процесс стандартизации и унификации охватывает все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию – и определяет своеобразие и специфику официально-делового стиля. Даже известные типы текстов (повествование, описание, рассуждение) модифицируются в деловом стиле, превращаясь в типы изложения утверждающе-констатирующего или предписующе-констатирующего характера. Отсюда синтаксический монотон, лексическая однородность речи, высокая повторяемость слов.

Типизация документов позволяет моделировать текст любой разновидности согласно ситуации. При этом составляющий текст оперирует некими модулями, типовыми блоками, которые представляют собой клишированные части текста.

Клишированными частями текста могут являться стандартные конструкции, формулировки, которые используются в текстах письма,

указывающие

на цель:

По причине задержки оплаты ...

В связи с неполучением счета-фактуры ...

на ссылки:

Ссылаясь на Ваше письмо от ...

В соответствии с достигнутой договоренностью ...

на цель:

В целях скорейшего решения вопроса...

В целях выполнения распоряжения...

С целью ознакомления с... высылаем Вам …

К ним же относятся этикетные  фразы:

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Надеемся на скорейший ответ (решение  нашего вопроса) ...

Примите наши поздравления ...

Поскольку регламентированные письма сплошь состоят из клишированных, стандартных фраз, задачей составителя письма является их адекватное, уместное использование.

Выделение аспектов содержания и их формализация позволяют весь процесс  составления стандартного письма свести к выбору синтаксических конструкций, закрепленных за каждым аспектом, – пишет один из крупнейших документалистов Петр Васильевич Веселов.²

Стандартизация и унификация языка документов выработала особые типы текстовой организации: трафарет, анкета, таблица

Данные типы текстовой организации  могут использоваться в различных жанрах деловой документалистики: анкетным методом можно смоделировать кадровые анкеты, приказы, докладные, объяснительные записки; в табличной форме могут быть представлены следующие виды документов: штатное расписание, структура штатов, график отпусков, кадровые приказы. Трафаретными часто бывают договоры, деловые письма.

 

1.3. УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТА ДОКУМЕНТОВ

 

 

Текст документа отражает основное смысловое содержание документа  – управленческое действие, решение.

Тексты документов имеют ряд особенностей, обусловленных спецификой их функционирования:

• устойчивость языковых конструкций, определяемая наличием в управлении однотипных, циклично повторяющихся операций
• зависимость лексики документов управления от законодательных и нормативных актов органов власти, вышестоящих и функциональных органов управления
• насыщенность документов специальной терминологией
• нейтральность лексики, то есть отсутствие экспрессивно и эмоционально окрашенных выражений;
• однотипность структуры текстов отдельных групп документов.

Эти особенности текстов документов создают предпосылки для их унификации.

Унификация текстов документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная информация конкретизирует

тему, обозначенную постоянной частью текста.

Документируемая информация должна излагаться точно, ясно и недвусмысленно.

Ясность текста или отдельного предложения  достигается логичностью и точностью  выражения содержания. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, дополнений, определений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов, придаточных предложений), а также от правильности выбора формы предложения (односоставное, двусоставное или сложное).

Точность текста или предложения заключается в правильном употреблении слов и словосочетаний с точки зрения их значения и формы. Правильность формы слова или словосочетания определяется нормами словообразования, управления, употребления предлогов с учетом специфики деловой речи. При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, то есть использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи.

К основным этапам унификации текстов относятся следующие:

1. Унификация структуры текста – выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа. В общем виде выделяется такая последовательность текстовых фрагментов: вступительный фрагмент, основная часть, заключение.

2. Унификация языковых средств выражения содержания в тексте документа.

3. Разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.

 

1.4. ВИДЫ УНИФИЦИРОВАННЫХ  ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ

 

Трафарет – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Процесс создания трафаретных писем – это выделение для группы однородных писем постоянных частей текста, или реквизитов, и определение объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов.

Требования краткости трафаретов иллюстрируется на следующих примерах писем-запросов:

Неправильно	Правильно
Мы обращаемся к Вам с просьбой прислать...	Просим выслать...
Мы просили бы Вас сообщить нам...	Просим сообщить...

 

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов.

Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору признаков. Таблицы используются, как правило, для представления информации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации.

Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Наименования объектов, информация о которых содержится в таблице, располагаются в боковике таблицы – крайней левой части таблицы, наименования признаков, по которым характеризуются объекты описания, - в заголовках граф, информационные показатели (переменная часть табличного текста) – в центральной части таблицы, в ячейках, образуемых пересечением строк и граф.

Графы и строки таблицы должны иметь  заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы  с заголовками. В заголовках и  подзаголовках строк и граф таблицы  допускается применять общепринятые сокращения и условные обозначения.

Показатели таблицы – переменная информация, как правило, заполняются цифровой информацией, но при необходимости могут вноситься и словесные отметки. При составлении таблиц не рекомендуется в отдельную графу выделять порядковый номер, при необходимости нумерации объектов описания номер по порядку проставляется непосредственно в первой графе, перед названием.

Если таблицу печатают более  чем на одной странице, графы таблицы  должны быть пронумерованы и на следующих  страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Анкета – форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного переменного объекта по определенным постоянным признакам, параметрам, критериям.

Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой информации при описании одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной – их конкретные характеристики. Перечень обобщенных признаков (постоянная информация) и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.

Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для  копирования информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ОТДЕЛА УЧЕТА ДЗЕРЖИНСКОГО РАЙОНА ПО ЖИЛИЩНОЙ ПОЛИТИКЕ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДА.

 

Нами были исследованы унифицированные  документы отдела учета по жилищной политике департамента Волгограда. В состав которых входят:

1. Письма

2. Справки

3. Акты

4. Заявления

Видовое разнообразие документов отдела учета по жилищной политике департамента Волгограда крайне не значительно. Столь малое наличие количества документов связано с особенностью деятельности организации.

Можно отметить, что письма отдела учета оформляются на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим  нанесением на них необходимых информационных элементов – реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами, инструкциями); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100 – 150, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложенного текста.

Оформление справок зависит  от назначения и содержания.

Для составления акта и заявлений  используют трафаретную форму.

Узкий круг вопросов деятельности жилищного отдела Дзержинского района департамента по жилищной политики Администрации Волгограда

обуславливает и столь малое  количество документов, в том числе  и унифицированных.

 

 

2.1. ПИСЬМО

 

Ввиду того, что жилищный отдел Дзержинского района департамента по жилищной политики Администрации Волгограда является государственным учреждением, ГОСТ, типовая инструкция, правила и иные нормативные документы в области делопроизводства носят для нее не рекомендательный, а обязательный характер.

Для составления письма они используют бланк письма только с угловым  расположением реквизитов.

В бланке письма представлены следующие реквизиты:

Постоянные	Переменные
Герб	Регистрационный номер
Наименование организации
Справочные данные об организации	Ссылка на регистрационный номер
ОГРН	Дата
ИНН	Адресат
Текст документа
Подпись начальника

 

При создании текста документа используются трафаретные формы, ими же разработанные специально для тех типовых ситуаций, по которым они вступают в переписку.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. ПИСЬМО-ЗАПРОС

 

Одним из разновидностей писем в отделе учета, являются письма-запросы. Для их составления также используются бланк письма и трафаретная форма, которая создается в программе Microsoft Excel.

Рассмотрим постоянную и переменную информацию в трафарете письма-запроса, отправляемого в УФРС.

Постоянная			Переменная
Реквизиты:	Герб		Дата
	Наименование организации		Ссылка  на регистрационный номер
	Справочные данные об организации		Сведения о правообладателе: ФИО дата рождения, гражданство адрес документ, удостоверяющий личность
	ОГРН/ОКПО
	КПП/ИНН
	Адресат
	Заголовок к тексту
вид сведений
форма предоставления сведений/количество экземпляров:
Сведения о  заявителе:		наименование организации
		ОГРН/ИНН
		телефон
		почтовый адрес, адрес электронной  почты