Унификация документов

Содержание

 

 

1. Виды документов по степени унификации……..……………………………3

2. Виды документов по характеру содержания…..……………………………..5

3.Структура делопроизводства в  социальной работе…………………………..6

4. Функции делопроизводства в социальной работе…………………………..10

5. Совершенствование навыков письма………………………………………..11

6.Организация делопроизводства  в «Областном доме ребенка»……………..13

7.Номенклатура дел……………………………………………………………...17

 

Список использованной литературы…………………………………………...21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Виды документов по степени унификации

 

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и  операций по обработке, учету и хранению. В настоящее время, например, в  почтовом обращении в России насчитывается порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам, что не позволяет автоматизировать их обработку на почте.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

По степени унификации различают  документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные  в виде анкеты и таблицы.¹

 Индивидуальные документы по  содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов  и явлений: типовой технологический  процесс, типовые правила внутреннего  распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

Анкета — способ представления  унифицированного текста, при котором  постоянная информация располагается  в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров. Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.

Таблица — постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы. Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Виды документов  по характеру содержания

 

 

 

По характеру содержания документы подразделяют на первичные и вторичные.

Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и т.д. и оригинальна по своему характеру. Такой документ представляет собой результат непосредственного отражения научной, производственной, управленческой, творческой и другой деятельности (официальный, научный, учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный и т.д.). Его задача состоит в обеспечении общества первичной информацией.

Вторичный документ является результатом  аналитико-синтетической переработки  одного или нескольких первичных  документов. Вторичный документ (иначе - информационный) содержит сведения о первичных документах, полученные путем их информационного анализа (библиографический, реферативный, обзорный). Его назначение - обеспечение общества вторичной информацией.

В хозяйственной деятельности организаций, кроме того, используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, например, разного рода договоры: договоры поставки, выполнения работ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Структура  делопроизводства в социальной сфере

 

 

В структуру делопроизводства в социальной работе включены документы, подразделяющиеся на: распорядительные, организационные и информационно - справочные документы.

К распорядительным документам относятся  приказ по основной деятельности и приказ по личному составу.

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим  на основе единоначалия, для разрешения как основных, так и оперативных  задач его деятельности. Приказ по основной деятельности предприятия или организации является локальным нормативным актом, обязательным для исполнения всеми работниками. Приказом оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности, т.е. так называемые инициативные приказы. Кроме того, приказы издаются, когда требуется довести до сведения работников документы вышестоящих органов власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности учреждения. Эти приказы относятся к категории изданных «во исполнение».

Приказы должны соответствовать действующему законодательству и поэтому многое зависит от их подготовки. Процесс подготовки приказа можно разделить на несколько этапов.

Организационные документы включают уставы, положения и инструкции. Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере их деятельности. Уставы должны содержать определенные положения, без которых государственная регистрация организации не допускается. Так, в уставе должны быть определены: наименование организации, ее местонахождение, предмет и цели деятельности, порядок образования имущества или формирования уставного капитала, органы управления и контроля, условия реорганизации и прекращения деятельности и другие. Положения — нормативные акты, определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы структурного подразделения, комиссии, деятельность должностных лиц и т.п. В отдельную группу можно выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Положения утверждаются в установленном порядке. И уставы, и положения являются сложными документами, их структура и содержание обычно определяются учреждениями-разработчиками. Инструкции — правовые акты, которые издаются в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности организаций, их подразделений и служб, должностных лиц, граждан, а также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов.

В состав информационно-справочных документов входят акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы и телефонограммы. Актом называется документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями, постоянно действующими или назначаемыми распорядительными документами (обычно приказом). В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Поводов для составления актов множество, отсюда и большое количество разновидностей актов: ликвидации (учреждений), приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.п.), приема объектов, уничтожения дел, испорченных товаров, списания, инвентаризации, аварий, несчастных случаев. Все акты составляются по единой схеме. Изучается существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также документы, регулирующие этот вопрос. Для отражения производственно-хозяйственной деятельности организации или подтверждения сведений о ее работниках составляются справки. Наиболее многочисленной является группа справок о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате и т.п. Это типовые ситуации, и справки печатаются на трафаретных бланках. Помимо указания наименования ведомства, учреждения, вида документа (СПРАВКА), даты и номера, в бланке часто присутствует реквизит бланка для писем — адрес и телефон выдавшей справку организации. В конце справки пишется, куда она представляется. Текст заверяется подписью и печатью. Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Составляются они по запросу и представляются в указанные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения — на листе бумаги, имеют те же реквизиты, но на месте учреждения-автора указывается структурное подразделение. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приводятся данные. Справка должна объективно отражать состояние дел и ее составление требует сбора и тщательной проверки сведений, сопоставления и анализа полученных данных. Справки часто удобнее представлять в смешанной таблично-текстовой форме, к ним могут даваться приложения. Подписывают справку ее составители, которые и отвечают за предоставленные данные. Докладная записка — документ, адресованный руководителю и информирующий его об имевшем место факте или событии, о выполненной работе, о сложившейся ситуации. Докладная записка обычно содержит выводы и предложения составителя, готовится либо по инициативе автора, либо по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Текст докладной записки состоит из двух частей. В констатирующей (описательной) части излагаются факты или описывается ситуация; во второй — просьбы, предложения. Докладными записками также иногда информируют руководителя о ходе работ, такие записки представляются регулярно. Объяснительные записки также бывают двух видов. Первые чаще всего сопровождают основной документ (план, отчет) и поясняют содержание его отдельных положений. Они оформляются на бланке учреждения (общем). Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным и доказательным. Как и докладные записки, они оформляются на чистом листе бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем. Телеграмма — вид документа, оформляемый на специальных бланках, а в случае их отсутствия — на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах: первый направляется на телеграф, а второй — подшивается в дело. Телефонограмма применяется, как правило, в пределах местной телефонной связи для передачи информации от имени должностного лица и содержит несложные тексты в 30—40 слов (например, приглашение на совещание).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Функции делопроизводства  в социальной сфере

 

 

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих  документах. Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся -  прогнозирование,

- планирование,

-организационно-распорядительная деятельность,

-учет и отчет финансирования, материально-техническое обеспечение,

 Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, организаций и предприятий. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систру документации.²

В социальной работе основными функциями деятельности документоведа являются:

1.Организация работы с документами, формирование документооборота и составление номенклатуры дел.

2.Обеспечение надлежащего учета, хранения и использования документов и информационных материалов, контроль за передачей документов в государственный архив в соответствии с действующими нормативами.

3.Разработка и внедрение нормативных и методических материалов по совершенствованию документооборота.

 

 

 

 

 

 

5. Совершенствование навыков письма

 

Под эффективным письмом понимается умение писать тексты различного содержания (деловые письма, доклады, рефераты, сочинения и т. п.). Создание письменного текста — трудоемкая процедура почти для каждого, но навыки письма могут быть развиты и усовершенствованы. Этому способствует, в частности, знание и соблюдение некоторых принципов результативного письма. Прежде всего, необходимо помнить, что в любом тексте должны быть выражены в явном виде следующие категории текста:

тема — то, о чем говорится  в тексте;

идея — основная мысль автора;

проблема— вопрос, требующий решения или освещения;

жанр — конкретный тип текста.

Процесс письма (составления письменного  текста) должен складываться из нескольких стадий. Первая стадия — это формирование идеи, которую надо выразить на письме, и сбор материала, т.е. выбор соответствующих проблем, подкрепляющих или доказывающих эту идею. Вторая стадия — придание тексту очертания (его «обрисовка»), добавление или отбрасывание деталей с целью адекватного подтверждения основной идеи текста, а также выбор слов и выражений, соответствующих избранному жанру. Третья стадия — редактирование и корректировка. Редактирование предполагает проверку грамматической и стилистической правильности написанного в черновом варианте текста, а корректировка — исправление описок или опечаток в его чистовом варианте.

Существуют некоторые технические  приемы и принципы, облегчающие работу над письменным текстом. На первой стадии работы, когда происходит обдумывание  идеи и подбор подкрепляющего ее материала, целесообразно использовать ряд  технических приемов предварительного письма, к числу которых относятся: мозговой штурм, свободное письмо, составление списка, диаграммы или плана текста. На второй стадии важно умение оценивать степень конкретности подтверждающих главную идею фактов и деталей, а также их адекватность. Третья стадия предполагает хорошее знание грамматики и владение стилем. Соответствующие навыки вырабатываются при целенаправленных и регулярных занятиях языком (не только иностранным, но прежде всего родным). Качество написанного оценивается по следующим основным критериям: единство содержания, предполагающее четкую формулировку главной идеи и однонаправленность раскрывающего ее материала; подкрепленность, т. е. достаточное количество конкретных фактов, подтверждающих идею автора; связность, т. е. четкость композиции и логическая связь между частями; грамматическая правильность.

При составлении деловых писем  и документов необходимо соблюдать  основные требования к содержанию и  языку деловых документов. Вкратце  они сводятся к следующему. По содержанию текст делового письма должен быть простым. В нем, как правило, излагается один вопрос (иногда два-три взаимосвязанных). Письмо должно состоять из двух частей: констатирующей, в которой излагаются факты, мотивы, аргументы, послужившие основанием для составления письма, и убеждающей, в которой содержатся просьба, предложение, решение, постановление и т. д. (в зависимости от цели письма). Язык деловых писем должен быть нейтральным, т. е. в нем не должны содержаться эмоционально-оценочные и экспрессивные слова и выражения. В них используются ограниченный набор слов и выражений, унифицированные и стандартные термины. Деловое письмо должно соответствовать основным критериям культуры речи, главными из которых являются языковая правильность и стилистическое соответствие (коммуникативная целесообразность). К другим критериям культуры речи относятся: точность высказывания, логичность изложения, ясность, чистота и выразительность речи.

 

 

6. Организация делопроизводства в «Областном доме ребенка»

 

Направления организации работы с документами в ГУЗ «Областной специализированный дом ребенка для детей с поражением центральной нервной системы и нарушением психики» возлагаются на документоведа, организующаго свою работу на основании «Должностной инструкции документоведа» Основные направления организации работы с документами включает следующие составляющие: регистрацию документов, контроль их исполнения, систематизацию, формирование и оформление дел, подготовку и передачу дел в архив.