Унификация и стандартизация текстов документа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. СПРАВКА

 

При создании справки используется бланк письма и трафаретная форма.

В справках, как и в других документах, в которых используется трафаретная  форма, постоянная информация всегда предшествует переменной.

Рассмотрим постоянную и переменную информацию в справке, которую отправляют из организации.

Постоянная		Переменная
Реквизиты:	Эмблема организации	Ссылка на регистрационный номер  и дату
	Наименование организации	Дата
	Справочные данные об организации	Информация о гражданине
	ОКПО/ОГРН ИНН/КПП	Адресат
	Наименование вида документа
	Заголовок к тексту
	Подпись

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4. АКТ

 

Для составления акта используют трафаретную  форму из типовой инструкции.

При создании акта об обследовании жилищных условий гражданина им необходимо отобразить определенную информацию:

Постоянная		Переменная
Реквизиты:	Наименование вида документа	Информация, которая должна быть отражена в документе: кв.м. общей площади; количество комнат; размер каждой комнаты; на каком этаже находится жилая площадь; гражданин (ФИО) количество проживающих и т.д.
	Место составления или издания  документа
	Подпись
		Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5. ЗАЯВЛЕНИЕ

 

Заявление – это вид документа, содержащий просьбу гражданина, целью которого является реализация предоставленных законом субъективных прав и интересов.

При составлении писем используют трафаретную форму.

Информация в заявлениях «о наличии у гражданина оснований для признания нуждающимся в жилых помещениях»:

Постоянная	Переменная
Заголовок к тексту	Адресат
Текст	Адресант
Подпись	Адрес
	Приложения
	Дата

 

Заявления в жилищном отделе Дзержинского района департамента по жилищной политики Администрации Волгограда являются частыми в использовании, ввиду того чем занимается организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Работа с документами в любой организации, независимо от её организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-правовых актов, касающихся вопросов работы с документами.

Унификация языка документов состоит  в формировании системы стандартных  языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения.

Исследованные в работе документы, жилищного отдела Дзержинского района департамента по жилищной политики Администрации Волгограда составлены в соответствии с установленными регламентами и типовыми инструкциями, при их создании используются трафаретные формы.

Заявление и акт имеют унифицированную  форму. Переписка по различным вопросам с администрацией, прокуратурой и другими государственными органами исполнительной власти оформляются на бланке письма, с применением типовых текстов. Тексты данных документов трафаретизированы с учетом тех ситуаций, которые возникают в деловом общении. Следует отметить, что такие письма оформлены на высоком уровне и очень удобны в использовании.

Особенность справок заключается  в том, что у них есть адресат (так как некоторые являются исходящими) и при составлении данных документов используется бланк письма. Можно отметить, что справки отдела учета находятся на стадии разработки трафарета текста, в связи с некоторыми недостатками, которые затрудняют их заполнение.

Документы жилищного отдела Дзержинского района департамента по жилищной политики Администрации Волгограда, несмотря на некоторые недостатки, в целом, выполнены на высоком уровне, благодаря столь высокой степени унификации, что способствует эффективной работе организации.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1.  Веденская Л.А., Павлов Л.Г, Кашаева Е.Ю., Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов. Ростов на Дону: изд-во «Феникс», 2001. – 544 с.
2. Л.Р. Фионова, Организация и технология документационного обеспечения управления: конспект лекций, Пенза, 2005. – 95 с.
3. М.В. Колтунова, Язык и деловое общение, нормы, риторика, этикет, 2000.
4. Н.Н. Кузнецов, Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник/И.Н. Кузнецов – М.: издательство Юрайт, И.Д. Юрайт, 2011. – 576 с. – серия «Основы наук»
5. Лысенко М.А., Документирование управленческой деятельности на предприятии: Ростов на Дону, 2002. – 272 с.
6. Румынина Л.А., Документационное обеспечение управления: Учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования. – 2-е издание, перераб. и доп. – М; Издательский центр «Академия», 2004.- 224 с.
7. Кузнецова Т.В. «Секретарское дело» Изд. 3-е, исправленное ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-синтез», специальный выпуск журнала «Секретарское дело», 1999.
8. М.И. Басаков, Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебное пособие / М.И. Басаков. – Изд. 2-е, испр. и дополн. – Ростов на Дону: ФЕНИКС, 2008.- 473, (1) С. – (Справочник).
9. Доронина Л.А. Докладные, служебные записки и справки: в чем разница? / Кадровая служба и управление персоналом № 4, 2006.
10. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В, Санкина; под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
11. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 2003.
12. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие, 2004.
13. Басаков М.И., Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов вузов и ссузов – 2-е изд., перераб. и доп. // Серия «учебник и учебное пособие» - Ростов на Дону: издательство «Феникс», 2000. – 320 с.
14. Боргено Я.Я., Кирсанова М.В., основы технологии делопроизводства: Учебное пособие для учащихся старших классов образовательных учреждений общего среднего образования. - М: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. - 266с
15. Настольная книга специалиста службы делопроизводства / А.Н. Белов, А.А. Белов. – 7-е изд., перераб. и доп. – М. : ЭКСМО, 2009. – 320 с. – (Настольная книга специалиста).
16. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводитель – 2001 - № 1
17. Березина Н. М., Лысенко Л. М., Воронцова Е. П. Современное делопроизводство. 3-е изд. — СПб.: Питер, 2007. — 224 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¹Л.А. Веденская, Л.Г. Павлов, Е.Ю. Кашаева, Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов. Ростов на Дону: изд-во «Феникс», 2001. – 544 с.

² Веселов П.В. Деловое письмо в промышленности. М.. 1990