Специфика работы с конфиденциальными документами

Документы с грифом «Коммерческая  тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут  разрешить сотрудникам вынос  таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием  необходимых мер предосторожности.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения  документов с грифом «Коммерческая  тайна». Они должны копироваться с  разрешения руководства предприятия  в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учёт в специальном  журнале или в «Журнале регистраций  документов с грифом «Коммерческая  тайна». Количество экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причём каждый экземпляр  готовится для заранее определённого  адресата или исполнителя. Размножение  документов следует производить  в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные  копии документа им забираются и  подлежат немедленному уничтожению.

При работе с конфиденциальными  документами необходимо ввести ряд  следующих ограничений для работников предприятия:

1. Запрещается делать выписки из документов, имеющих гриф ограничения доступа, без письменного разрешения руководителя;
2. Запрещается знакомиться с документами, делами, информацией, содержащейся в памяти компьютера, других работников предприятия;
3. Ограниченного доступа, в открытых докладах, сообщениях, переписке, рекламных изданиях;
4. Запрещается предоставлять свой компьютер для работы другим сотрудникам предприятия и работать на их ПК.

Запрещается бесконтрольно оставлять конфиденциальные документы на рабочем столе и работающий компьютер с конфиденциальной информацией.

Все дела с грифом «Коммерческая  тайна» и журналы их учёта вносятся в номенклатуру дел предприятия. В том случае, если заголовки дел  несут элементы коммерческой тайны, могут применяться условные заголовки  дел или составляться отдельная  номенклатура только на эти дела.

По окончании года специально созданная комиссия  предприятия выполняет следующие работы:

1. Проверяет наличие всех документов с грифом «Коммерческая тайна»;
2. Отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для архивного хранения;
3. Отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» по решению руководства предприятия  может производиться с другой периодичностью, например, по окончании  полугодия. 
В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая тайна» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Руководителем предприятия в связи с фактом утраты назначается комиссия для служебного расследования.

На утерянные документы  после того, как розыск их не принёс положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приёма – передачи этих документов утверждается руководителем  предприятия или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором  сотрудник был допущен к коммерческой тайне, обязательства о неразглашении  конфиденциальных сведений действуют  в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором.

При передаче дел в архив  на документы с грифом «Коммерческая  тайна» составляется отдельная опись. 
Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «Коммерческая тайна», отобранные для  уничтожения, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность  восстановления имеющейся в них информации.

Руководитель предприятия  по согласованию со службой безопасности может устанавливать дополнительные меры защиты документов по собственному усмотрению, например, ограничение  круга должностных лиц, имеющих  доступ к конфиденциальным сведениям, использование технических средств для обеспечения сохранности документов. 

Заключение 

Список  литературы

1. Российская Федерация. Конституция (1993). Конституция Российской Федерации: офиц. текст. - М.: Право, 2002. - 39 с.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации: офиц. текст: по состоянию на 30.12.2004/М-во юстиции Российской Федерации. - М.: Юристъ, 2005. - 159 с.
3. Российская Федерация. Законы. О государственной тайне: федеральный закон: по состоянию на 22.08.2004. / Федеральное Собрание Российской Федерации. - М.: ГД РФ, 2004. - 12 с.
4. Российская Федерация. Законы. Об электронной цифровой подписи от 10 января 2002 г. №1 - ФЗ / Федеральное Собрание Российской Федерации. - М.: ГД РФ, 2002. - 10 с.
5. Российская Федерация. Законы. О коммерческой тайне от 29 июля 2004 № 98 - ФЗ: информация, составляющая коммерческую тайну, режим коммерческой тайны, разглашение информации, составляющей коммерческую тайну Собрание актов Президента и Правительства РФ. - № 7. - С.5.
6. Российская Федерация. Законы. Об архивном деле в Российской Федерации от 01 октября 2004 № 125 - ФЗ Собрание актов Президента и Правительства РФ. - № 11. - С.12.
7. Российская Федерация. Законы. Об информации, информационных технологиях и о защите информации от 27 июля 2006 № 149 - ФЗ // Российская газета. - 29 июля 2006. - С.2.
8. Российская Федерация. Законы. О персональных данных от 27 июля 2006 № 152 - ФЗ Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств. - № 7. - 2006. - С.15.
9. Российская Федерация. Законы. О почтовой связи от 17.07.1999 № 176-ФЗ Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств. - № 5. - 2000. - С.45.
10. Российская Федерация. Законы. Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера от 06.03.97 № 188: указ Президента РФ Собрание актов Президента и Правительства РФ. - 1993. - № 23. С.12 - 14.
11. Российская Федерация. Законы. Об утверждений Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне от 30.11.95 № 1203: с изменениями и доп. от 24.01.98 № 61, от 06.06.2001 № 659, от 10.09.2001 № 1114, от 29.05.2002 № 518, от 11 февраля 2006: указ Президента РФ Собрание актов Президента и Правительства РФ. - 2006. - № 11.
12. Российская Федерация. Законы. Об утверждении Перечня сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну: постановление правительства РФ от 03.10.2002 № 731 Собрание актов Президента и Правительства РФ. - 2003. - № 11. - 140 с.
13. Российская Федерация. Законы. Об утверждении положения о государственной системе защиты информации от иностранной технической разведки и от ее утечки по техническим каналам от 15.09.93 № 912 - 51: постановление Правительства РФ Собрание актов Президента и Правительства РФ. - 1993. - № 15. - 125 с.
14. Российская Федерация. Законы. Об утверждении Положения о лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации от 30.04.02. № 290: постановление Правительства РФ Собрание актов Президента и Правительства РФ. - 2002. - № 8. - С.102.
15. Российская Федерация. Законы Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти: постановление Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1233. Собрание актов Президента и Правительства РФ. - 1995. - № 10. - С.56.
16. Российская Федерация. Законы. Об утверждении правил оказания услуг телеграфной связи: постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005г. № 222 Собрание актов Президента и Правительства РФ. - 2005. - № 5. - С.45.
17. Российская Федерация. Законы. О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма: постановление Правительства РФ: от 7.08.2001 № 115-ФЗ: в ред. от 27.07.2006 Собрание актов Президента и Правительства РФ. - 2006. - № 8. - С.45.
18. Доктрина информационной безопасности Российской Федерации от 09.09.2000: утверждена Президентом РФ В. Путиным Известия. - 10 декабря 2002. - С.2.
19. Основные правила работы архивов организаций. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002. - 152 с.
20. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: метод, рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД. - М., 2003. - 90 с.
21. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих: утверждён постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 №37. - М.: Минтруд РФ, 2002.
22. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536, зарегистрированным в Минюсте РФ от 27.01.2006 № 7418. - М., 2006.
23. ГОСТ Р 51141. - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 2003.
24. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.
25. ГОСТ РВ 50600-93. Защита секретной информации от технической разведки. Система документов. Общие положения. - М.: Изд-во стандартов, 1993.
26. ГОСТ Р 1.5-2002. Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению. - М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003.
27. ГОСТ Р 52292-2004. Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 2004.
28. ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1996.
29. Неопубликованные источники
30. Выписка из Устава, нормативные документы описываемого предприятия.
31. Литература
32. Алексенцев, А.И. Конфиденциальное делопроизводство / А.И.  Алексенцев. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - 200 с.
33. Алексенцев, А.И. Организация и технология размножения конфиденциальных документов / А.И. Алексенцев. - 2003. - № 4. - С.12 - 14.
34. Антопольский, А.А. Правовое регулирование информации ограниченного доступа в сфере государственного управления: автореферат кандидат юридических. наук. - М., 2004.
35. Андреева, В.И. Делопроизводство: практ. пособие [на основании новых нормативов] / В.И. Андреева. - изд.10-е, перераб. и доп. - М.: ООО "Управление персоналом", 2005. - 196 с.
36. Астахова, Л.В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности / Л.В. Астахова // Делопроизводство. - № 5. - 2005. - С.3 - 9.
37. Аутентификация как средство защиты информации в корпоративных информационных системах / Л.А. Сысоева // Секретарское дело. - 2005. - № 1. - С.58 - 64.
38. Бачило, И.Л. Концептуальные основы правового обеспечения информатизации России / И.Л. Бачило, Г.В. Белов, В.А. Копылов // Проблемы информатизации. - М. - 2005. - Вып.26. - 22 с.
39. Бачило, И.Л. Развитие законодательства РФ в сфере информации / И.Л. Бачило, А.А. Антопольский, Г.В. Белова и др. // Информация и связь / Ин - т государства и права РАН. - 2005. - № 7. - 45 с.
40. Вус, М.А. Информатика: введение в информационную безопасность / М.А. Вус, В.С. Гусев, Д.В. Долгирев и др. - СПб., 2004. - 156 с.
41. Войниканис, Е.А. Информация. Собственность. Интернет: традиции и новеллы в современном праве. - М.: "Волтерс Клувер", 2004.
42. Гаврилов, О. Детские болезни информационного права / О. Гаврилов // Информационное право России: вест. / Ин - т госуд. и права РАН. - Т.75. - 2005. - № 4. - 140 с.
43. Горшкова, Л.А. Анализ организации управления / Л.А. Горшкова. - М.: Финансы и статистика, 2003. - 206 с.
44. Гельман-Виноградов, К.Б. О сложностях трактовки понятия "документ" и способах их преодоления / К.Б. Гельман-Виноградов // Делопроизводство. - 2005. - № 2. - С.16 - 28
45. Делопроизводство: образцы, документы организации и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов" / В.В. Галахов и др. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Проспект, Велби, 2005. - 455 с.
46. Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления: учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. - М.: Юнити-Дана, 2003. - 359 с.