Специфика работы с конфиденциальными документами

Режим конфиденциальности проводимых фирмой работ представляет собой  совокупность ограничительных правил, мероприятий, норм, обеспечивающих контролируемый доступ на определенную территорию, в  помещения, к информации и документам. Любой режим базируется на так  называемой разрешительной системе. Разрешительная система в общем, виде предусматривает  необходимость получения специального разрешения на осуществление соответствующих  правовых мероприятий, например на въезд, в пограничную зону, на посещение  воинской части.

Разрешительная (разграничительная) система доступа в сфере коммерческой тайны представляет собой совокупность правовых норм и требований, устанавливаемых  первым руководителем или коллективным органом руководства фирмой с  целью обеспечения правомерного ознакомления и использования сотрудниками фирмы конфиденциальных сведений, необходимых им для выполнения служебных обязанностей.

Разрешительная система  включает в себя две составные  части: допуск сотрудника к конфиденциальной информации и непосредственный доступ этого сотрудника к конкретным сведениям.

Под допуском понимается процедура  оформления права сотрудника фирмы  или иного лица на доступ к сведениям (информации) ограниченного распространения  и одновременно правовой акт согласия (разрешения) собственника (владельца) информации на передачу ее для работы конкретному лицу.

Оформление допуска, т.е. согласия лица на определенные ограничения  в использовании информации, всегда носит добровольный характер. Наличие  допуска предоставляет сотруднику формальное право работать со строго определенным кругом конфиденциальных документов, баз данных и отдельных  сведений.

Как отмечалось выше, к конфиденциальной информации допускаются, как правило, лица, проработавшие в фирме определенное время и зарекомендовавшие себя с положительной стороны.

В предпринимательских структурах разрешение на допуск дает первый руководитель фирмы. Разрешение оформляется соответствующим  пунктом в контракте (трудовом договоре). Допуск может оформляться приказом первого руководителя с указанием  типового состава сведений, с которыми разрешается работать данному сотруднику или группе сотрудников. Допуск может  носить временный характер на период выполнения определенной работы и пересматриваться при изменении профиля работы сотрудника.

Доступ - практическая реализация каждым сотрудником предоставленного ему допуском права на ознакомление и работу с определенным составом конфиденциальных сведений, документов и баз данных.

Раздел 2. Технология работы с конфиденциальными документами

Защита документов, содержащих коммерческую тайна.

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как  говорят профессионалы, предотвратить  её утечку или разглашение. Разглашение  информации, составляющей коммерческую тайну, - действие или бездействие, в  результате которых эта информация становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско-правовому договору.

В ряде случаев требуется  защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию  другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнёров, клиентов.

Меры по охране конфиденциальности информации должны включать в себя:

1. Определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;
2. Ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путём установления порядка обращения с этой информацией и контроля над соблюдением такого порядка;
3. Учёт лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
4. Регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско – правовых договоров; 
   нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна».

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

1. Разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к коммерческой тайне;
2. Ограничение доступа к носителям информации, содержащей коммерческую тайну;
3. Ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну;
4. Использование организационных, технических и иных средств защиты коммерческой тайны;
5. Осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны коммерческой тайны.

Допуск работника к  конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет  право отказать в приёме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Допуск работника к  коммерческой тайне предусматривает:

1. Ознакомление работника с законодательством РФ о коммерческой тайне, предусматривающим ответственность за нарушение режима коммерческой тайны;
2. Принятие работником обязательств по соблюдению установленного режима коммерческой тайны;
3. Ознакомление работника с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, к которым работник будет иметь доступ;
4. Установление оплаты труда работника с учётом компенсации за взятые им на себя обязательства по соблюдению режима коммерческой тайны.

Размер такой компенсации  устанавливается соглашением между работником и предприятием.

Создание работнику необходимых условий для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны.

Все сотрудники предприятия  должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или  обязательство о неразглашении  коммерческой тайны. В этих документах должны быть отражены следующие обязательства  работника:

1. Не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, которые будут доверены или станут, известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после его увольнения, если иной срок не определён трудовым договором;
2. Соблюдать доведённые до сведения работника требования по защите коммерческой тайны;
3. Не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну, без согласия её владельца;

Не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном личном деле работника  не менее пяти лет после его увольнения.

Для ограничения доступа  к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издаёт специальный  приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна». Сотрудники предприятия должны под  расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.

Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и  документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и  ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка  составляется службой безопасности с учётом специфики конкретного  предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается директором предприятия.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность  документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия  назначается должностное лицо, ответственное  за учёт, хранение и использование  документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами  коммерческой тайны является основной служебной обязанностью, или секретарь  – референт предприятия. Эти лица несут персональную ответственность  за утерю или утечку информации из них. 
Все документы, содержащие коммерческую тайну или конфиденциальную информацию, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра, обладателя этой информации.

При передаче документов, содержащих коммерческую тайну, в органы государственной  власти и органы местного самоуправления гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально»  проставляется в обязательном порядке.

В тексте документа также  может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если коммерческая тайна  является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость  её сохранения должна быть отражена в договоре.

В случае отсутствия грифа  «Коммерческая тайна» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие  или утвердившие документ, предусмотрели  все возможные последствия от свободной работы с документом.

Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведённом помещении, исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные  документы передаются для регистрации  должностному лицу, ответственному за их учёт. 
Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим должностным лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». При  значительном объёме документов могут  быть заведены журналы отдельно для  входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы  журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном  листе указывается общее количество.

Все поступающие документы  с грифом «Коммерческая тайна» принимаются  и вскрываются специально назначенным  должностным лицом или секретарём – референтом, если ему предоставлено  такое право. При поступлении  обязательно проверяется целостность  корреспонденции, количество листов и  экземпляров основного документа  и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах  документов с грифом «Коммерческая  тайна» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются  в отдельное дело. На обложке в  правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческая тайна». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нём, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Коммерческая тайна». Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу.

Движение документов с  грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в «Журнале учёта выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».

При выдаче документа секретарём – референтом работник, получивший документ с грифом «Коммерческая  тайна», должен сверить номер полученного  документа с номером журнале, проверить количество листов и поставить  в журнале свою подпись. 
Выданные документы с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю – референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «Коммерческая тайна» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ним, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя.

При возврате документа с  грифом «Коммерческая тайна», секретарь  – референт сверяет номер документа  по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии  работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и  дел между работниками предприятия, производится только через секретаря  – референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел  или перемещение документов с  грифом «Коммерческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства  и отметок в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна».