Сохранность документов на современном этапе

Для документов постоянного  хранения, датированным до середины XIX в., применимы технологии, максимально  приближенные к тем, которые были использованы при их первоначальном изготовлении. В случае потребности в более современных методах, включающих новые материалы, обязательно решение комиссии экспертов. Письменное заключение комиссии экспертов оформляется по правилам, принятым в данном учреждении. Разрабатывая программу обработок, консерватор обязан тщательно взвесить все за и против, постоянно имея в виду будущее документа при его бессрочном хранении. Существенно сохранить внешний вид, обеспечить предельно допустимый срок службы, старательно оберегая подлинность документа. Во многих случаях, когда в распоряжении находится уникальный документ прошлых веков, самого пристального анализа требует определение надобности реставрации. Там, где можно без нее обойтись, — так и сделать. Часто в этом помогает инкапсулирование. Все лишние детали, оставшиеся после выполнения технологических процессов, прилагаются к документу в отдельной упаковке. Способ и надежность хранения определяются главным хранителем данного фонда документа при обязательном участии консерватора.[28]

3. Стабилизация документов

 

Стабилизацию документов на бумаге по отношению к физико-химическим, биологическим и механическим факторам осуществляют индивидуальными и массовыми методами.

Стабилизацию документов по отношению к физико-химическим факторам выполняют блокированием ионов металлов комплексообразующими соединениями и нейтрализацией кислотности слабощелочными композициями в жидкой или газовой фазе до 6,0—8,5 рН в зависимости от свойств материалов, использованных для записи текста (изображения), создавая щелочной резерв 1,0 %-3,0%.

Стабилизацию документов по отношению к грибным поражениям выполняют, используя антигрибные соединения и обработку, обеспечивающую влагоемкость не более 10,0 %.

Стабилизацию документов на коже и пергамене по отношению  к физико-химическим, механическим и биологическим факторам осуществляют индивидуальными методами.

Стабилизацию документов на коже по отношению к физико-химическим и механическим факторам выполняют  нейтрализацией кислотности слабощелочными композициями (в жидкой среде), блокированием ионов металлов комплексообразующими соединениями до 4,5—6,5 pH, обработкой жирующими композициями для снижения гигроскопичности до 5 % — 6,0 % и влагоотдачи до 4 % — 5,0 %.

Стабилизацию документов на пергамене по отношению к физико-химическим и механическим факторам выполняют, повышая влаго- и жиросодержание отдаленным увлажнением и обработкой жировыми эмульсиями.

Стабилизацию документов по отношению к грибным поражениям выполняют, используя антигрибные соединения.

Стабилизацию документов по отношению к механическим факторам осуществляют фазовым хранением, инкапсулированием и монтированием с предварительной обработкой.

Сведения о работах  по стабилизации и реставрации документов фиксируют в реставрационном паспорте или технологическом журнале.

Методы и материалы, применяемые  при стабилизации и реставрации, должны быть безвредны для документов, обеспечивать обратимость процессов, сохранение эксплуатационных свойств документов. Материалы должны иметь следующее значение рН: бумага — 6,0—8,5; кожа — 4,5—6,0; пергамен — 7,0—8,0; другие материалы — 6,0—8,0 (приложение E). [4]

 

 

глава 3. Физико-химическая и техническая обработка

архивных  документов

 

Физико-химическая и техническая  обработка архивных документов проводится с целью:

• устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов;
• восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;
• воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Основными видами этой обработки  архивных документов на бумажной основе являются: дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах.[24]

 

Дезинсекция - это уничтожение  насекомых, которое ведется с  помощью химических, биологических  средств, и специального оборудования. Таким образом дезинсекция применяется в случаях, когда ведется борьба с насекомыми. А именно:борьба с тараканами, уничтожение клещей и др. насекомых. Методы борьбы с насекомыми направлены на создание условий, неблагоприятных для их размножения и развития. Одними из таких методов являются профилактическая и истребительная дезинфекция.

• борьба с тараканами
• борьба с муравьями
• борьба с блохами
• борьба с клопами
• борьба с комарами
• борьба с клещами
• борьба мухами
• борьба с осами.[25]

 

Дератизация - это уничтожение  грызунов, которые являются источниками  и переносчиками инфекционных заболеваний, и наносят экономический ущерб  хозяйству. Основными ее видами являются: профилактическая дератизация и истребительная дератизация. Профилактическая дератизация направлена на создание условий, неблагоприятных для размножения и развития грызунов. Когда ведется борьба с кротами, борьба с крысами, борьба с мышами наши специалисты помогут решить эту проблему.

Истребительная дератизация  является обязательной для всех предприятий  и учреждений и должна проводиться  в течение всего года. Дератизацию  проводят против массовых видов грызунов: борьба с кротами, борьба с крысами, борьба с мышами:

• борьба с грызунами
• борьба с крысами
• борьба с мышами
• борьба с кротами
• отпугиватели грызунов.[25]

 

Дезинфекция - (от фр. Дез - против и лат. Инфектио - заражение), методы и средства уничтожения болезнетворных микроорганизмов на путях передачи от источника инфекции к здоровому организму. Основная задача - дезинфекция - прерывание механизма передачи инфекции, путем обеззараживания различных объектов (вода, пищевые продукты, предметы бытовой обстановки и др.). Для проведения - дезинфекция (борьба с микробами) используют биологические, физические и химические средства. Различают профилактическую, текущую и заключительную дезинфекцию.

борьба с микробами :

• борьба с вирусами
• борьба с грибком.[25]

 

Дезодорация - осуществляется с использованием специального профессионального препарата имеющего свойства разлагать продукты гниения и соединения сероводорода (а не временно заглушать их, как это делают освежители воздуха). Для достижения абсолютного успеха дезодорации, предварительно должен быть выявлен и удален источник неприятного запаха. В случае невозможности удаления источника неприятного запаха, дезодорирующий препарат должен быть нанесен как можно ближе к источнику.

борьба с неприятным запахом.[25]

 

 

 

 

 

 

вывод

 

Архивные документы являются важнейшим источником достоверной  информации практически обо всех возможных аспектах развития общества.

Автором данной работы были рассмотрены основные угрозы архивам – объектам защиты архивных документов, а также даны характеристики некоторых средств и методов их предотвращения.

Для обеспечения сохранности  архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ:

• создание оптимальных условий хранения документов;
• размещение документов в хранилищах, топографирование;
• соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;
• проверка наличия и состояния дел;
• создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;
• обеспечение физико-химической сохранности документов.

Так же автором были рассмотрены  такие понятия как «обеспечения сохранности», «режимы хранения документов», «угроза», «фактор опасности», «хищение», «защищенность объекта», «риск», «безопасность фондов» и др.

Обеспечение защищенности архивных документов от внешних и внутренних угроз – сохранение истории.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный Закон  Российской Федерации  «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006г. №149-ФЗ.
2. Федеральный Закон  Российской Федерации  «О персональных данных от 2006г. №152-ФЗ.
3. Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ // Собр. законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169 (см. п. 8 ст. 3).
4. ГОСТ 7.50-90 Консервация документов. Общие требования. (1990 г. Взамен ГОСТ 7.50-84)
5. Волкова Н.Б.  Профессиональная этика в понимании архивистов РГАЛИ // Отечественные архивы. 1995. № 5. С. 89–91; Цаплин В.В. О розыске документов, похищенных в годы войны из архивохранилищ СССР // Там же. 1997. № 5. С. 15; Бондарева Т.И. Кражи в архивах: можно ли их предотвратить? (О заседании коллегии Росархива 23 марта 2000 г.) // Там же. 2000. № 3. С. 108–109; О последствиях кражи в РГАЛИ рассказывает директор архива Н.Б. Волкова // Там же. 2001. № 2. С. 78–79; Горяева Т.М. Как сохраняют документы в РГАЛИ // Там же. 2008. № 3. С. 35–38; Кузеленков В.Н. За кражу документов – 3 года // Там же. № 5. С. 138–139; и др.
6. Вопрос о сохранении информационных ресурсов Архивного фонда России обсуждался Межведомственной комиссией по информационной безопасности Совета безопасности Российской Федерации // Отечественные архивы. 1998. № 6. С. 3–5.
7. Душкина Л.И. Современные технические средства противопожарной защиты архивов // Материалы Всерос. совещ. главных хранителей фондов государственных архивов. Н.Новгород, 2002. С. 68–77.
8. С.А. Егорова // Отечественные архивы. 2009. № 6
9. Зудин Н.А. Противопожарная безопасность федеральных архивов Москвы // Отечественные архивы. 2001. № 2. С. 79–81; Он же. Федеральным архивам – надежную противопожарную безопасность // Там же. 2006. № 3. С. 57–59.
10. Козлов В.П. Бог сохранял архивы России. Челябинск, 2009. С. 93–95.
11. Козлов В.П. Указ. соч. С. 93–94; XIII Международный конгресс архивов: Росархив подводит итоги // Отечественные архивы. 1996. № 6. С. 103–109.
12. Козлов В.П. О причинах краж документов в федеральных архивах // Отечественные архивы. 2006. № 5. С. 82–85; Попова Е.Н. О некоторых проблемах защиты от хищения архивных документов // Секретарское дело. 2006. № 8. С. 28–37; Она же. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации в современном законодательстве Российской Федерации и субъектов Российской Федерации // Безопасность архивов и архивных фондов: Докл. и сообщ. на Всерос. науч.-практ. конф. М., 2006. С. 37–40; Она же. Современное состояние и проблемы обеспечения сохранности документов в государственных и муниципальных архивах: http://www.rusarchives.ru; Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Метод. пособие / Росархив, ВНИИДАД. М., 2002; Рукин М.В. Пожарная безопасность архивов как объектов особой важности: http://www.archiv.ru/clauses
13. Обеспечение сохранности архивных документов в вопросах и ответах для занятий в системе повышения квалификации работников архивных учреждений: Сб. метод. материалов / Росархив. М., 2007. С. 35
14. Парламентские слушания по проблемам безопасности, комплектования и использования Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. 1999. № 2. С. 3–8; № 3. С. 4–8; Правительство обсуждает вопросы сохранности и использования архивов // Там же. 2000. № 1. С. 3–7; Доктрина информационной безопасности и архивы // Там же. 2001. № 3. С. 3–6; «Сохранение культурно-исторической памяти нации. Библиотеки и архивы России». Парламентские слушания // Там же. 2003. № 6. С. 3–8; Общественные слушания «Современные проблемы сохранения, комплектования и использования Архивного фонда Российской Федерации» // Там же. 2006. № 6. С. 3–Козлов В.П. Современные проблемы состояния сохранности, комплектования и использования Архивного фонда Российской Федерации: Доклад. Общественная палата. 2 октября 2006 г. Москва: http://www.rusarchives.ru
15. Пихоя Р.Г. Об итогах работы учреждений Государственной архивной службы России в 1993 г. и задачах на 1994 г. // Отечественные архивы. 1994. № 3. С. 17–18; Балакаева И.А. Форс-мажор в хранилище РГАДА // Там же. 2008. № 1. С. 128–129; и др.
16. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007. С. 21. Понятие «безопасность» применительно к сфере обеспечения сохранности архивных документов в правилах отсутствует, нет его и в словарях современной архивной терминологии. Проблема во всей сложности и многогранности стоящих задач в полной мере не исследована, не выделена в самостоятельную сферу государственного регулирования.
17. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов... С. 9–11.
18. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в условиях современной действительности // Вестник архивиста. 1999. № 1. С. 13–17.
19. Привалов В.Ф.  Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях // Отечественные архивы. 1999. № 2. С. 12–17.
20. Решение коллегии Минкультуры России от 26 марта 2007 г. № 2: http://www.rusarchives.ru
21. Терминологический словарь-справочник по безопасности культурных ценностей / Центр по безопасности культурных ценностей ГосНИИР Минкультуры России. М., 2000.
22. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ // Собр. законодательства Российской Федерации. 1996. № 25. Ст. 29–54; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ; Федеральный закон «О персональных данных» от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов...; Примерная инструкция о порядке работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях (утв. приказом Росархива от 28 марта 2001 г.); Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 6 июля 1998 г. № 51, зарегистрированы Минюстом России 16 декабря 1998 г. № 1660).
23. http://archives.ru/coordination/koll/koll290410_solution1.shtml
24. http://www.bibliofond.ru/view.aspx?id=7851#_Toc167610548
25. http://www.3umf.ru/
26. http://www.nlr.ru/fdcc/activ/docs/750_2002.html#5
27. http://archives.ru/documents/letter151110.shtml
28. http://www.nlr.ru/fdcc/activ/docs/750_2002.html#5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

VI. приложение

 

 

Приложение 1

Наименование организации

Название архива

 

АКТ         УТВЕРЖДАЮ

_______№_____________      Наименование должности

______________________      руководителя организации

(место составления)

 

проверки, наличия и состояния  дел    Подпись Расшифровка

_____________________________       подписи

^{(постоянного,  временного хранения,}                          Дата

^{по личному  составу)}

 

Фонд №______________

 

Основание___________________________________________________________________

^{(плановая  проверка, перемещения  документов, стихийное  бедствие и т.д.)}

Составлен комиссией:

Председатель комиссии_________________________________________________________

^{(наименование  должности, фамилия,  инициалы)}

Члены комиссии:______________________________________________________________

^{(наименование  должностей, фамилия,  инициалы)}

_____________________________________________________________________________

Проверка проводилась  с ____________________по___________________

 

Проверкой установлено:

 

1. Всего числятся по  описям:_________________________________________________дел,

^{(цифрами  и прописью)}

в том числе, по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения,

__________________________________________________________________________дел,

^{(цифрами  и прописью)}

2. Всего не оказалось  в наличии_______________________________________________дел,

^{(цифрами  и прописью)}

в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного  учреждения,

___________________________________________________________________________дел

^{(цифрами  и прописью)}

3. Имеются литерные номера:

3.1. не учтенные в итоговых записях описей_______________________________дел

^{(цифрами  и прописью)}

3.2. не перечисленных, но  учтенных в итоговых записях  описей______________дел

^{(цифрами  и прописью)}

4. Пропущено номеров:

4.1. не учтенных в итоговых  записях описей______________________________дел

^{(цифрами  и прописью)}

4.2. не перечислены, но учтенных в итоговых записях описей________________дел

^{(цифрами  и прописью)}

5. Неправильно положенных  дел, относящихся к другим фондам,

__________________________________________________________________________дел

^{(цифрами  и прописью)}

 

Продолжение приложения 1

 

6. Оказалось в наличии  по данному фонду (включенных в описи)

___________________________________________________________________________дел