Сохранность документов на современном этапе

Примерную инструкцию о порядке  работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях.

 

 

1.3.  Фактор опасности – техническое и физико-химическое

состояние документов

 

1.3.1.  Проверка наличия и состояния  документов 

и организация розыска необнаруженных документов

 

Проверка наличия и  состояния документов проводится в  целях установления соответствия фактического наличия единиц хранения, их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих различным видам реставрационной и технической обработки.

В ходе проверки наличия  и состояния документов осуществляются:

– установление фактического наличия документов, находящихся на хранении;

– выявление и устранение недостатков в учете документов;

– выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

– выявление и учет документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки;

– выявление непрофильных документов.

Проверки наличия и  состояния документов проводятся в  плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

Плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится:

– уникальных документов — ежегодно;

– особо ценных документов на бумажной основе — один раз в 10 лет;

– аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов — один раз в 5 лет;

– кинодокументов на нитрооснове — один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия остальных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета документов, но не менее одного раза в 20 лет.

Проверка наличия и состояния  секретных документов осуществляется в те же сроки, что и документов, находящихся на открытом хранении.

В случае стихийных  бедствий, массовых перемещений и  других обстоятельств, в результате которых утрачены или могли быть утрачены и/или повреждены документы, а также при смене заведующих хранилищами, проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).

В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся проверки наличия и состояния документов, выдававшихся из хранилищ в течение года. При выявлении необоснованного отсутствия документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска в начале проверки наличия и состояния документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.

Проверку наличия и  состояния документов проводит, как  правило, группа работников.

При проверке наличия единиц хранения, документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия документов с внутренней описью, а также сверка наличия  листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без  подшивки) виде. Единицы хранения с  уникальными документами обязательно  проверяются полистно. Итоги проверки фиксируются в листах-заверителях.

Документы, выданные в читальный  зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их номера устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи документов из хранилищ. Документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

При проверке наличия и  состояния документов необходимо:

– сохранять порядок расположения документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

– подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного фонда;

– изымать из проверяемого фонда (комплекса документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других фондов;

– изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

– изымать единицы хранения, не внесенные в опись (книгу учета и описания), и помещать их в конец фонда (комплекса документов) для последующей обработки и описания.

В ходе проверки наличия  и состояния документов не допускается:

– вносить в опись (книгу  учета и описания) неучтенные единицы  хранения;

– делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях и других учетных документах.

Результаты проверки наличия  и состояния документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются  в листе проверки наличия и  состояния документов и в акте проверки наличия и состояния документов (приложение №1 ).

Лист проверки наличия  и состояния документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись отдельно. При проверке небольших по объему фондов допускается составление одного листа проверки на все описи. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.

На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов. Одновременно с актом проверки наличия  и состояния документов при необходимости составляются другие акты — о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д. , о неисправимых повреждениях документов (приложение № 2) и т.п.

По окончании проверки наличия и состояния документов в конце описи (книги учета  и описания) проставляется штамп  “проверено”, дата, должность и  подпись лица, производившего проверку.

В случае обнаружения в  итоговой записи описи (книги учета  и описания) неучтенных литерных и  пропущенных порядковых номеров, выбывших на законных основаниях единиц хранения итоговая запись пересоставляется.

На все отсутствующие  в ходе проверки наличия и состояния  документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных документов. Ведение картотеки необнаруженных документов осуществляется централизованно в традиционном или автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных документов.

Результаты проверки физического  состояния документов заносятся  в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния документов.

Проверка наличия и  состояния документов считается  завершенной после внесения изменений  во все учетные документы.

После проверки наличия коробки  с документами могут опечатываться.

Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива имеет право продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива, но не более, чем на 1 год.

Розыск осуществляется путем  изучения документов дела фонда, старых описей, книг выдачи документов и т.п., повторных проверок находящихся  рядом фондов (комплексов документов), поиска необнаруженных документов в организациях, у владельцев личных архивов, от которых документы были приняты на хранение и др. В целях розыска отсутствующих документов могут проводиться целевые проверки наличия документов отдельных фондов, их частей и групп единиц хранения.

Документы, найденные в  ходе розыска, передаются хранителю, который  подкладывает их на место. В картотеке  необнаруженных документов делается отметка о нахождении документов.

Документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

На документы, не найденные  в ходе розыска, составляется акт  о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и подробная справка о проведении розыска, которые, вместе с актом проверки наличия и состояния документов, представляются в вышестоящий орган управления архивным делом для принятия окончательного решения о снятии с учета таких документов.

Решение о снятии документов с учета оформляется приказом директора архива на основании письменного  разрешения вышестоящего органа управления архивным делом.

В картотеке необнаруженных документов делается отметка о снятии документов с учета.

 

 

 

 

 

1.3.2. Контроль технического и физико-химического

состояния документов.

 

 Выявление документов с повреждениями   носителей и текстов

Прием и размещение в хранилищах документов, поступивших в архив, без предварительной проверки их физического состояния не допускается. Поступившие в архив документы до передачи в хранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах. Не допускается складирование поступивших документов в неразобранном виде.

 Оценка физического  и технического состояния поступивших  документов, а также их страховых  копий проводится не позднее  3 мес. с момента приема документов  на хранение в архив.

В результате оценки физического  состояния документов на бумажной основе выявляются документы:

– пораженные биологическими вредителями;

– с повышенной влажностью;

– с повреждениями бумаги и текста;

– запыленные.

При оценке технического состояния  оригиналов аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов, а также их страховых копий, устанавливается соответствие технических характеристик документов сведениям, содержащимся в актах технического состояния, сопровождающих документы. Одновременно выявляется вид основы кинофотодокумента. Документы на нитрооснове подлежат немедленной проверке на стабильность.

При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводит организация-источник комплектования или архив за плату.

Поступившие документы, пораженные биологическими вредителями (насекомые, активная плесень) направляются на санитарно-гигиеническую  обработку (дезинфекция, дезинсекция). Их выделение следует проводить оперативно, с выполнением мер изоляции пораженных документов.

При обнаружении влажных  поступивших документов проводится их обязательная акклиматизация до их полного высушивания. Акклиматизацию проводят в помещении приема и временного хранения в течение 7–14 суток (в зависимости от степени увлажнения) при интенсивной вентиляции воздуха, размещая единицы хранения в развернутом виде на столах, стеллажах.

Качество бумаги и текста поступивших  документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния.

 Обеспыливание поступивших документов проводят в специальном помещении с применением вытяжных шкафов и соблюдением мер санитарии и гигиены. Обязательному обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел. Полистному обеспыливанию подвергаются документы с высокой степенью загрязнения, следами старой плесени и т.п.

Поступившие аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы при подготовке к хранению подлежат:

– очистке от пыли и перемотке — документы на магнитной ленте;

– очистке от загрязнений — документы на дисковых носителях и фотодокументы;

– акклиматизации в заданных температурно-влажностных условиях;

– упаковыванию.

Акклиматизация аудиовизуальных  и машиночитаемых (электронных) документов на пленочной и дисковой основах перед размещением их в хранилище проводится в открытой упаковке при температуре 20±3°С и относительной влажности воздуха 35±15%; для цветных кино- и фотодокументов — при относительной влажности 35±15%. Продолжительность акклиматизации кинодокументов и рулонных микрофильмов не должна быть меньше 10 суток, документов на магнитной ленте и дисковых носителях — не менее 3 суток, фотодокументов и микрофиш — не менее 24 часов.

Контроль физико-химического  и технического состояния документов в процессе хранения проводится с  целью выявления поврежденных документов и документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется:

– целевым порядком;

– в ходе проверки наличия и состояния документов;

– при подготовке документов к выдаче из хранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром документов.

Целевая проверка физического  состояния документов проводится в  порядке очередности с учетом ценности документов. Независимо от ценности документов целевой проверке физического состояния подлежат документы, пострадавшие в экстремальных условиях.

По результатам контроля делают заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и, в зависимости от состояния документов, устанавливают сроки проведения следующей контрольной проверки.