Сохранность документов на современном этапе

Хотя техника нанесения  на документ невидимых скрытых знаков довольно проста, многие архивы по-прежнему неохотно идут на эту меру, считая метку искажением оригинала документа, а затраты времени и денег – чрезмерными.

Применение скрытой маркировки в большинстве случаев целесообразно  лишь для особо ценных документов.

Третья группа средств  защиты помогает изобличить преступника, если ему удалось выкрасть документ. К ним относятся метки, следы  красящего химического вещества, которые остаются на руках или  одежде злоумышленника, могут служить основанием для его задержания и доказательством вины в суде (такая маркировка предназначена для обнаружения лица, совершившего противоправные действия – кражу, несанкционированное проникновение в помещение).

На ряде закрытых объектов применяются химические ловушки  с выбросом красящей компоненты с помощью миниатюрного пиротехнического заряда, приводимого в действие спусковым механизмом электрического или терочного действия. Некоторые ловушки дополнительно укомплектованы сиренами и дымовыми патронами, повышающими эффективность останавливающего воздействия на нарушителя.

 Однако использование  этих специфических средств в  архивах весьма проблематично  и требует дополнительного изучения.

В ряде случаев действенны средства контроля доступа, т.е. установка  турникетов со считывающими устройствами на входах/выходах из зон безопасности и выдача специальных карточек-пропусков сотрудникам.

 Внедрение организационных  средств защиты – непременное  условие и один из эффективных  путей создания на пути преступника  многочисленных препятствий, затрудняющих  хищение, делающих его крайне  трудновыполнимым как для сторонних лиц, так и для персонала архива.

Фактор опасности в  системе обеспечения сохранности  документов проявил себя и в кадровой ситуации. С начала 1960-х гг. подбор работников, осуществлявших функции хранения, выдачи, перемещения архивных документов, в связи с низкой оплатой их труда проводился без строгой проверки. Вследствие этого на вспомогательные работы иногда проникали лица с намерениями кражи ценных документов. В 1990-е гг. положение дел в области обеспечения сохранности документов усугубилось вынужденным приемом на хранение огромных массивов необработанных документов ликвидированных министерств и ведомств. В архивах в десятки раз выросли объемы работ при той же, а иногда и меньшей штатной численности. Положение дел осложнилось открытием широкого доступа к документам архивов граждан, развитием международных контактов. Выставочные проекты, подготовка сборников документов, другие формы использования архивной информации за счет внебюджетных средств в ряде случаев осуществлялись с участием работников отделов обеспечения сохранности архивных документов, отвлекая их от исполнения в полном объеме нормативно закрепленных процедур учета и контроля за сохранностью документов. В особенности это касалось проверки наличия ценных вложений и листажа на стадии выдачи-приема дел, что повышало риски их утрат. Неплохие результаты дают выборочная проверка наличия дел и их листажа активно используемых фондов, контроль за сроками возврата дел в хранилища, проверка правильности заполнения исследователями листов использования и других учетных документов.

Анализ названных потенциальных  угроз как совокупности факторов опасности и степени риска  утрат и уничтожения архивных документов на всех стадиях их хранения и движения является одним из основных элементов организации надежной системы защиты архивных документов.

Важно учитывать факторы  опасности в их совокупности: время  и место потенциального проявления угрозы, площадь возможного действия, масштаб возможных утрат (архивов, фондов, дел, документов), удаленность  от средств нейтрализации, человеческий ресурс и др. Так, угрозы по своим масштабам наиболее опасны в архивохранилище, поскольку могут повлечь полную утрату сосредоточенных в помещении архивных документов.

 В местах проведения  микрографических и реставрационных  работ, в выставочных залах, на линиях перевозок под действием угроз оказываются обычно небольшие объемы дел, но это, как правило, уникальные, особо ценные, наиболее информативные документы.

Результаты анализа позволяют  планировать и принимать решения  о создании в архиве комплексной системы безопасности как всеобъемлющей системы организационных и технических мероприятий, предпринимаемых для обеспечения своевременного предотвращения, обнаружения и ликвидации угроз и факторов опасности на объекте.

 

Комплексный характер проблемы обусловливает высокие требования к профессиональной подготовке кадров в области обеспечения сохранности  документов. В этом существенно поможет  Сборник методических материалов для занятий в системе повышения квалификации работников архивных учреждений[20], подготовленный на базе действующих архивных правил.

 

5. Фактор опасности – обеспечение сохранности носителей

и текстов архивных документов

 

Появление и развитие новых  современных технологий создания и  воспроизведения документов на бумажной основе (принтерное текстонанесение, сканирование и др.) вызывают множество вопросов у архивистов в части обеспечения сохранности носителей и текстов архивных документов.

Лабораторией обеспечения  сохранности документов ВНИИДАД, в  течение многих лет возглавляемой В.Ф.Приваловым, проведены масштабные исследования названных и других проблем, которые нашли свое отражение в ряде специальных работ.

Тезисно основные выводы исследований в части оценки светостойкости, водостойкости и износостойкости текстов документов, созданных с применением принтерных средств текстонанесения, сводятся к следующим.

Принтеры матричные дают черный текст такой же, как у  черной современной машинописи; по совокупности показателей могут использоваться для исполнения документов постоянного и временного сроков хранения; тексты матричных принтеров водостойки, износостойки; светостойкость разная, но в целом достаточно хорошая.

Принтеры струйные дают черный текст с разной светостойкостью; случайный выбор средств черной струйной печати гарантии долговечности текста не дает; обеспечивает долговечность текста применение черных картриджей с пигментными световодостойкими чернилами, выбираемыми на основе экспертной лабораторной проверки или фирменных гарантий.

Принтеры струйные с цветными картриджами не гарантируют долговечности текста по параметрам свето- и водостойкости и для оформления документов не рекомендуются. Нередко цветные картриджи используют для смешанного капленанесения и получения на бумаге черного текста. Такие черные тексты не отвечают критериям долговечности.

Принтерная лазерная печать дает черный текст с низкой износостойкостью, не гарантирует долговечность текста при использовании, что уже подтверждается на практике, и не рекомендуется как средство надежного, долговечного текстонанесения.

Архивам целесообразно учитывать  эти недостатки лазерной печати при  подготовке собственных документов – каталогов, описей и т.п., а также  справок по запросам пользователей.

При исполнении документов средствами принтерной техники целесообразно применять многофункциональные бумаги для копировально-множительных работ, отвечающие требованиям ИСО.

Современные принтерные средства текстонанесения – товары высокого спроса и, следовательно, объекты фальсификации. Необходимые свойства текста могут быть обеспечены при использовании достоверно гарантированной фирменной продукции или экспертной проверкой.

Разнообразие выпускаемых  современных средств принтерного текстонанесения дает потребителю возможность выбрать продукцию, отвечающую архивным требованиям.

Что касается световой опасности  технологических операций воспроизведения документов, то она характеризуется следующими данными:

 

Таблица 1. Световая опасность технологических операций

воспроизведения документов

Технология воспроизведения	Доза Н, лк. час при однократном воспроизведении	Число операций, Вызывающих начальные изменения текста
Микрофильмирование	10	1000
Сканирование	30	330
Ксерокопирование	80	125

 

Таким образом, основным фактором риска является не разовое применение технических средств воспроизведения, а многократность светового копирования документов. Степень риска значительно увеличивается при работе с ветхими, хрупкими материалами.[27]

 

 

ГЛава 2. консервация и Реставрация документов.

 

В процессе хранения архивных документов происходит их старение —  изменение первоначальных физико-химических свойств под воздействием внешних  и внутренних факторов. Поэтому требуется  их консервация.

Консервация документов – обеспечение сохранности документов посредством режима хранения, стабилизации, реставрации и изготовления копии.

Реставрация от лат. Restavratio – восстановление.

Реставрация - укрепление и восстановление памятников истории, культуры и искусства, поврежденных, искаженных или разрушенных:

- временем;

- вредными условиями бытования; 

- губительными или неумелыми  воздействиями. 

В ходе реставрации:

- укрепляется структура  памятника с применением материалов, подобных первоначальным, или с применением современных средств, если они не вредят памятнику;

- исправляются деформированные  части; 

- восстанавливаются или  удаляются химически изменившиеся  элементы;

- (часто) устраняются позднейшие  дополнения.

Консервацию документов выполняют  дифференцированно, в соответствии с их культурно-исторической значимостью, природой носителя информации и экономической целесообразностью.

 Консервация документов  обеспечивает их сохранность  посредством режима хранения, стабилизации  и реставрации.[28]

 

 

1. Содержание реставрации и консервации

 

При обнаружении документов с физическими дефектами основы или текста они регистрируются в  специальном журнале или картотеке  учета физического состояния документов. Затем определяются меры по ликвидации этих дефектов, реставрации и консервации.

Специальную обработку документов проводят с целью:

• устранения причин ускоренного старения и разрушения документов;
• восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;
• воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Основными видами специальной обработки документов являются:

• дезинфекция,
• дезинсекция,
• дератизация хранилищ (совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в хранилищах и на документах.)[28]

 

2. Первичная реставрация и консервация архивных документов

 

Реставрационно-консервационная обработка — комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов документов. В условиях ведомственного архива это может быть:

• заделка разрывов листов, укрепление полей, подклейка выпавших листов;
• воспроизведение документов с целью создания страхового фонда копий и фонда пользования;
• фотореставрация документов с угасшим и слабоконтрастным текстом;
• замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями;
• переплет документов;
• обеспыливание документов;
• ламинирование документов.

После первичного укрепления документов все последующие работы должны проводить специалисты-реставраторы.

Способы стабилизации и реставрации  выбираются консерватором отдельно для документов, временного, длительного и постоянного хранения. К документам временного хранения применимы любые апробированные методы консервации. При временном хранении допустима большая свобода действий. Продолжительность службы примененных материалов должна соответствовать расчетному, запрограммированному сроку хранения документа. Разрешается пользование методами необратимой консервации. К документам, изготовленным после первой половины XIX в. по настоящее время могут применяться способы консервации, обеспечивающие их хранение и использование на срок больший, чем заложено в природе их основных материалов. Преимущественно это относится к недолговечным изданиям и рукописям, которые желательно перевести в категорию длительного хранения. Оригинальное решение может потребоваться по отношению к изданиям, имеющим частый потребительский спрос, и не подлежащим замене копиями на других носителях.

Работа с документами  длительного хранения, если даже оно  предусмотрено программой, содержит больше элементов осторожности из числа принятых для документов постоянного хранения. Тем более что первые могут быть переведены в категорию вторых. Консервационные действия, примененные к документам длительного хранения, не должны препятствовать их переводу в группу постоянного хранения. Последнее обстоятельство становится все более весомым, хотя нормативная база для такого случая еще не установлена окончательно. К документам длительного хранения применимы многие методы стабилизации и реставрации с акцентом на их соответствие потребительскому назначению.