Сохранность документов на современном этапе

Контроль физического  состояния документов на бумажной основе в процессе их хранения проводится с целью выявления документов:

– влажных;

– пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые);

– с дефектами бумаги и текста.

 В ходе контроля  выявлению и удалению подлежат  все посторонние, находящиеся  в делах, папках, коробках предметы: металлические, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки и т.п.

Выявленные при проверке физического состояния влажные  документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, вне- 
очередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении документов принимаются меры по осушению хранилища, нормализации режима хранения.

Выявленные при проверке документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленному перемещению в изолятор.

Наличие дефектов бумаги и  текста устанавливается визуально  при полистном просмотре дел. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с отраслевыми методическими разработками.

Контроль технического состояния  аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов в процессе их хранения осуществляется с целью  проверки:

– состояния упаковки документов;

– наличия стандартных ракордов;

– технического состояния  поверхности документов;

– наличия загрязнений  и механических повреждений;

– технического состояния  перфорационных дорожек и склеек;

– стабильности нитроосновы;

– шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;

– физико-механических характеристик (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и др.);

– наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);

– электроакустических характеристик  фоно- и видеодокументов;

– параметров видеодокументов  в видеоканале;

– качества изображения  кино-, фото-, видеодокументов;

– уровня параметров, характеризующих машиночитаемые (электронные) документы (например, число сбоев при считывании информации в единицах времени);

– наличия коррозии на поверхности металлических граморигиналов;

– наличия уксусного синдрома триацетатной пленки.

Контроль технического состояния  документов следует осуществлять при  внешнем осмотре в отраженном свете.

Контроль электроакустических  характеристик фонодокументов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводят на слух на про- 
фессиональных магнитофонах с контрольными агрегатами для прослушивания, усилителями мощности, громкоговорителями и другим необходимым оборудованием.

Контроль технических  параметров видеодокументов проводят с помощью комплекса контрольно-измерительной  аппаратуры: видео- 
магнитофонов соответствующего типа, определяемого форматом записи; генератора испытательных сигналов; измерителя сигналов испытательных строк; осциллографа; мониторов; преобразователя стан- 
дартов и систем видеозаписи; видеозвукового коммутатора; стойки для синхронизации; генератора АВК.

Контроль технических  параметров машиночитаемых (электронных) документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующего вида документами.

1.3.3. Учет физического и технического состояния документов

Учет физического и  технического состояния документов на бумажной основе осуществляется в:

– листе-заверителе дела;

– листе и акте проверки наличия и состояния документов;

– карточке учета документов с повреждениями носителя;

– карточке учета документов с повреждениями текста;

– картотеке (книге) учета физического состояния документов.

Учет физико-химического  и технического состояния аудиовизуальных  и машиночитаемых (электронных) документов осуществляется в:

– карточке учета физического состояния кинодокумента 
– карточке учета технического состояния фотодокумента  
– карточке учета технического состояния фонодокумента 
– карточке учета технического состояния видеодокумента 
– картотеках (книгах) учета физико-химического состояния  
 аудиовизуальных документов.

Учет физико-химического  и технического состояния документов может осуществляться в традиционном или автоматизированном режиме в  соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

1.3.4. Порядок снятия с учета неисправимо поврежденных документов

На неисправимо поврежденные документы составляются заключения реставраторов и специалистов подразделения, осуществляющего хранение документов архива, о полной невозможности восстановления их основы и использования текстовой и изобразительной информации, акт о неисправимых повреждениях документов, которые представляются в вышестоящий орган управления архивным делом для принятия окончательного решения о снятии документов с учета.

В архиве решение о снятии неисправимо поврежденных документов с учета оформляется приказом директора архива на основании письменного разрешения вышестоящего органа.

Снятие с учета и  уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускается.

Степень риска физического  повреждения документов к концу 1990-х гг. достигла кризисного состояния. Ускорился быстротекущий процесс ухудшения состояния, качественных характеристик основы и текста документов, в том числе ранее отреставрированных: сказались массовое применение при создании документов низкосортной бумаги, клея, нарушения нормативных режимов хранения, технологического процесса реставрации и воспроизведения. Негативные явления отмечались на фоне роста общего объема дел в составе Архивного фонда Российской Федерации, неупорядоченных массивов архивных документов, а также отсутствия достаточного финансирования работ.

Тем не менее за последние 20 лет в федеральных архивах документы ни разу не снимались с учета по причине их неисправимого повреждения, поскольку было обеспечено соблюдение основного принципа теории и практики архивного дела: дифференцированного, избирательного подхода с учетом приоритетов ценности, природы, физического состояния документов[17].

Нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов хранения документов поддерживаются с помощью специальных средств (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и т.п.); светонепроницаемых и светорассеивающих штор на окнах; защиты от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака); электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.

 Определяющее значение  для создания оптимальных климатических  условий хранения документов  имеет проектирование здания  самого архива как объекта  защиты в удалении от промышленных  предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), и др.[16]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4. Фактор опасности – хищение документов.

 

Угроза хищений документов, в том числе с целью вывоза их за рубеж, усилилась в последние  десятилетия из-за высокой стоимости  архивных раритетов на антикварно-букинистическом рынке.

Объектами хищений стали  как целостные единицы хранения (дела, альбомы, книги и т.д.), так и обособленные документы, марки, печати, автографы и др. Правда, хищения в архивах страны отмечались и прежде[15].

К сожалению, действующая  система нормативного регулирования  вопросов утрат и хищений[22] по-прежнему не в полной мере обеспечивает защиту архивных документов из-за несовершенства правоприменительной практики наказаний за хищения документов и иные противоправные действия, повлекшие утрату документов.

В защите от хищений важную роль играет система контроля доступа  к документам (СКД), т.е. продуманное  выделение в помещениях архива зон  разной степени доступности (не менее  трех): зона А – открытая публике (включая приемные и справочные помещения; читальные, выставочные, конференц-залы); зона Б – закрытая доступу публики (хранилища, лаборатории, мастерские; помещения для проведения работ по приему, описанию, учету, экспертизе документов); зона В – с контролируемым доступом (служебные кабинеты и помещения, являющиеся связующим звеном между зонами А и Б). Желательно выделять отдельную зону Г для хранения особо ценных архивных комплексов.

Технические средства защиты, строго ограниченное число сотрудников, вход через пост охраны без сумок  и верхней одежды позволяют обеспечить в этой зоне наиболее высокую степень  защиты от угроз архивным документам.

Основными элементами подобных систем являются считыватели, установленные на входах в зоны безопасности, и магнитные карточки, которые точно идентифицируют своих владельцев и уровень доступа в охраняемые зоны. СКД ведет централизованный сбор информации о входивших в зоны лицах.

 Принцип деления на  зоны безопасности является классическим  в теории защиты информации  и доказал свою эффективность  на многих секретных военных объектах страны.

Технические меры защиты документов от хищений в зонах повышенного  риска включаются в единую систему  безопасности наружного и внутреннего  пространства архива с учетом его  архитектурно-планировочных особенностей. Эти средства можно условно разделить на три группы.

Первая группа технических  средств защиты позволяет зафиксировать  кражу документа до момента его  выноса за пределы охраняемого пространства. Это системы видеонаблюдения, устанавливаемые в читальных залах, хранилищах, других помещениях, где нет интенсивного потока людей. Они способствуют эффективному контролю за работой с документами, в частности с их помощью, при наличии достаточного масштаба изображения на мониторе, возможно обнаружить калькирование, наложение листов, записи на документах и др.

Наиболее популярны средства наружного и внутреннего наблюдения за выносом материалов из здания.

Кроме них в архивах  с успехом могут применяться  разнообразные электронные детекторы, фиксирующие вибрации от повреждения стеклянных поверхностей (разбивания окон), разрушения (взлома) перекрытий (полов, потолков) и включающие сигнал тревоги, а также магнитные детекторы, реагирующие на увеличение зазора между дверью и рамой двери при открывании.

Не столь распространены, но не менее эффективны следящие системы  инфракрасного луча, реагирующие  на его пересечение какими-либо предметами и осуществляющие контроль по периметру здания, в коридорах и других помещениях; ультразвуковые передатчики, генерирующие волны измененной частоты при наличии в зоне постороннего; микроволновые приборы ультразвукового пеленгования, совмещенные с детекторами сверхвысокой частоты для уменьшения вероятности ложных сигналов тревоги из-за турбулентности воздуха; пассивные датчики-контролеры инфракрасного излучения, реагирующие на повышенную температуру в месте нахождения злоумышленника (в том числе спрятавшегося до закрытия здания); средства защиты документов в выставочных залах, ориентированные на охрану витрин и сигнализирующие о попытках их вскрытия; сигнализирующие устройства (датчики), прикрепляемые к объекту защиты – делу (документу, обложке), и специальное оборудование, реагирующее на сигнал датчика (при проносе мимо турникетов документа, оснащенного сигнализирующим устройством, включается сигнализация).

Для обнаружения и предотвращения хищения документов используются различные  пломбы, позволяющие обнаружить факты  вскрытия контейнеров с документами. Такой способ защиты предполагает ежедневные проверки целостности пломб сотрудниками архива.

Вторая группа технических  средств защиты предохраняет документы  от подмены. К ней относятся средства скрытой маркировки документов, позволяющие точно определить принадлежность того или иного документа определенному архиву и его подлинность. Среди них нанесенные маркером бесцветные ультрафиолетовые метки; они не видны невооруженным глазом и проявляются только в ультрафиолетовых лучах, а отмеченные таким маркером объекты невозможно спутать и сложно подменить. Изотопная смесь может быть добавлена к чернилам принтера, наносящего штрих-код, к упаковке, к бумаге самоклеющейся этикетки и т.д. Это изотопное штрих-кодирование – способ, существенно повышающий степень защиты документов, поскольку подделать такой штрих-код практически невозможно. Для скрытой маркировки также используются водяные знаки, вкрапления, микронити, планшеты, цветные сетки, магнитные краски, голограммы. Средства защиты устанавливаются не только на дела и документы, но и в местах их хранения (стеллажах, упаковочных коробах и др.). Наличие знака или следов его намеренного уничтожения – важное доказательство принадлежности документа архиву, свидетельство против похитителя в суде. Маркировка сама по себе не защищает документ от хищения.