Проектирование рациональной организации делопроизводства

Проектирование рациональной организации делопроизводства

 

Практика работы по проектированию организации делопроизводства в  аппарате управления показала, что  комплексный проект по рациональной организации делопроизводственного обслуживания состоит из следующих разделов.

1. Структура, штаты  и нормативные материалы по  делопроизводственному обслуживанию.

2. Доставка и экспедиционная  обработка документов.

3. Регистрация документов  и информационно-справочная служба.

4. Контроль за исполнением  документов и поручений.

5. Составление и оформление  документов, унификация и трафаретизация документов.

6. Текущее хранение  документов, номенклатуры дел.

7. Архив учреждения.

8. Организация рабочих  мест, оснащение их оборудованием  и средствами вычислительной техники и оргтехники.

Количество разделов в проектах может определяться в  зависимости от потребностей заказчика, его возможностей и уровня организации делопроизводства на конкретном объекте. Часто ряд разделов объединяются и даются в совокупности, например, регистрация и контроль исполнения, экспедиционная обработка и регистрация документов и т.д. Но независимо от таких объединений все вышеназванные вопросы могут входить в комплексный проект.

Разделы проекта всегда предусматривают все взаимосвязанные  законченные части: рациональная организация участка делопроизводственной службы и расчет эффективности предлагаемых мероприятий.

 

 

 

Структура, штаты и нормативные материалы

по  делопроизводственному обслуживанию

 

В настоящее время  документационное обслуживание аппарата управления сосредотачивается в службах ДОУ, имеющих различные названия: управления делами, общие отделы, секретариаты.

В проектах дается структурная  схема делопроизводственной службы, в состав которой могут войти  такие структурные подразделения, как инспекция (или группа) по контролю, секретариат (в крупном учреждении), отдел (или группа) рационализации делопроизводства, отдел автоматизации ДОУ (IT-служба), экспедиция, группа регистрации, справочно-информационная служба, архив, группа приказов, отдел обращений (писем и заявлений граждан). Делопроизводственная служба (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат) подчиняются непосредственно руководству учреждения. Помимо структурной схемы дается текстовое описание изменений, внесенных проектом. Функции и задачи делопроизводственной службы закрепляются в положении о ней.

Положение представляет собой важнейший нормативный  документ, закрепляющий цели, задачи и функции, права службы ДОУ.

В соответствии с положением и предложенной технологией работ  ведется расчет штатной численности делопроизводственного персонала. При этом учитывается объем работ (определяемый объемом документооборота учреждения), нормы выработки на делопроизводственные операции (если они имеются) и общая численность работников учреждения.

Необходимая штатная численность делопроизводственного персонала конкретного учреждения определяется исходя из укрупненных нормативов численности.

Численный состав и номенклатура должностей работников службы делопроизводства, прежде всего, зависят от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

Расчет численности  делопроизводственного персонала  проводится исходя из трудоемкости выполняемых видов работ по формуле, разработанной Центральным бюро нормативов по труду и предложенной во всех сборниках нормативов времени на делопроизводственные виды работ. Чтобы вычислить необходимую численность персонала, отдельно определяется трудоемкость каждого вида нормируемых и ненормируемых работ. Для нормируемых видов работ нормативы времени уже рассчитаны и указаны во всех сборниках нормативов времени на делопроизводственные виды работ, в том числе и в последнем «Нормативы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти», утвержденном постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 года № 23.

Помимо расчета необходимой  численности делопроизводственного  персонала в проекте могут  быть указаны источники частичного перераспределения штатов в делопроизводственных подразделениях. Перераспределение представляется в виде таблицы.

Наименование структурного подразделения	Должности		Примечание
	Существующее положение	Предлагаемый  вариант	В какой отдел переводится или из какого отдела

 

В соответствии с Положением о делопроизводственной службе и  общей штатной численностью составляются положения о каждом структурном подразделении, входящем в состав делопроизводственной службы (например, архиве, экспедиции), определяются его штаты и составляются должностные инструкции на каждого конкретного сотрудника. Хотя должностная инструкция составляется на базе квалификационных характеристик, данных в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других категорий служащих», она обязательно дополняется применительно к конкретному рабочему месту и включает материалы методического характера. Должностная инструкция должна включать следующие разделы: «Общая часть», «Функции», «Обязанности», «Права», «Взаимоотношения», «Ответственность», «Оценка работы».

Формулировки инструкции должны быть четкими, исключающими возможность  различных толкований.

Должностную инструкцию утверждает руководитель, в чьем непосредственном подчинении находится работник, на которого она составлена.

Основным нормативным  документом, определяющим организацию  делопроизводства на основе новой, предложенной проектом технологии, является инструкция по делопроизводству. Ею завершается разработка оргпроекта по рационализации делопроизводства, и она фактически закрепляет принятые рекомендации. Инструкции по делопроизводству составляются на базе материалов оргпроекта с учетом современных требований, государственных стандартов, нормативов и ведомственных правил, методических материалов.

Инструкция по делопроизводству утверждается руководителем учреждения, как правило, специальным приказом, в котором указывается срок введения его в действие и лицо, ответственное за внедрение ее в практику. Сегодня все чаще инструкция выпускается как стандарт предприятия.

По согласованию с  заказчиком помимо общей инструкции по делопроизводству могут быть разработаны инструкции, памятки и методические материалы по отдельным разделам организации делопроизводства: о порядке составления и оформления организационно-распорядительных документов, о порядке внедрения стандартов на унифицированные системы документации; об организации доставки корреспонденции, о ведении делопроизводства по обращениям (предложениям, заявлениям и жалобам граждан) и др.

Таким образом, в состав оргпроекта должна войти составной частью группа нормативных документов, которая и определит порядок ведения делопроизводства в рационализируемом учреждении и обеспечит внедрение основных положений оргпроекта.

Экспедиционная  обработка документов

 

Раздел оргпроекта – экспедиционная обработка документов самостоятельно не выделяется и обычно разрабатывается в совокупности с таким разделом, как «Регистрация документов» или входит составной частью в общий раздел «Организация работы с документами».

При проектировании этого раздела необходимы такие исходные данные, как общий объем документооборота и его количественный и качественный анализ, результаты фотографии рабочего дня работников этого участка, хронометража операций по обработке входящих и исходящих документов, перечень используемых средств оргтехники и оборудования, схема существующего размещения оборудования и рабочих мест сотрудников, поэтажный план помещения и каталоги средств оргтехники для первичной обработки входящих и исходящих документов, типовые нормы времени на выполнение отдельных операций.

На базе анализа данных, прежде всего, определяется технология обработки входящих и исходящих документов.

При этом последовательно  указываются операции по обработке  документов, дается их ежедневный объем, а исходя из «Типовых норм времени на работы по делопроизводственному обслуживанию» и предлагаемых средств оргтехники, высчитывается времяемкость каждой операции на день. Отдельно описывается получение факсов и электронной почты.

При отсутствии типовых  норм времени на отдельные операции (например, на обработку особых видов почтовых отправлений) они рассчитываются на основании фотографии рабочего дня, интервьюирования и непосредственных наблюдений. Составляется таблица средней времяемкости экспедиционных работ.

Определяются общегодовые  затраты рабочего времени на обработку  всей входящей и исходящей корреспонденции  и производится расчет численности необходимого персонала на базе годового фонда рабочего времени одного сотрудника (учитывая и продолжительность отпуска).

Исходя из численности  сотрудников этого участка работы, корректируется структура делопроизводственной службы и состав должностей (выделяется экспедиция, создается группа или участок по обработке входящей и исходящей корреспонденции, в том числе факсов и электронной почты, или работа поручается отдельному лицу). Если это структурное подразделение – экспедиция, то разрабатывается положение о ней. На каждого работника составляется должностная инструкция. Определяется перечень необходимого оборудования, компьютеров и оргтехники на основе предполагаемого технологического процесса обработки корреспонденции. Вычерчиваются варианты схем размещения рабочих мест и оборудования. Если предлагаемое оборудование не типовое, выполняются рабочие чертежи (например, сортировочного устройства, стеллажей и др.).

Кроме того, разрабатывается  классификатор структурных подразделений, и на материалах анализа корреспонденции составляются списки постоянных корреспондентов.

    

Доставка  документов

 

Наиболее прогрессивным  способом передачи документов является использование электронной почты, применение факсимильных аппаратов для передачи информации по каналам телефонной связи и передачи информации с помощью телетайпов. Однако для многих учреждений на сегодняшний день остается актуальной организация курьерской службы, особенно для доставки документов ограниченного доступа.

Курьерская служба может  быть самостоятельным разделом оргпроекта или входит составной частью в  разделы «Экспедиционная обработка документов» или «Организация работы с документами».

При проектировании этого  раздела, как исходные необходимы данные по объему документооборота, его анализу, адреса и схема размещения структурных подразделений учреждения, поэтажный план и сведения о лицах, осуществляющих доставку документов: курьеры, делопроизводственный персонал, специалисты (фотография рабочего дня, анкеты, опросы, личные наблюдения).

При проектировании учитываются: количество и время доставки корреспонденции из почтового отделения, наличие срочной корреспонденции от вышестоящих организаций, циклический обмен корреспонденцией между сторонними организациями и учреждениями.

Разрабатываются маршруты внутренней и внешней связи и  устанавливается их временная периодичность. Наряду с текстовым описанием маршрутов дается их графическое изображение.

Разрабатывается технология подготовки документов к транспортировке. Готовится перечень технических средств для оснащения курьерской связи по форме:

Наименование

Изготовитель

Стоимость ед. оборудования в руб.

Необходимое количество в шт.

Примечание

 

Перечень технических  средств составляется на основе последних  каталогов средств оргтехники. Для оборудования, изготовляемого по индивидуальному заказу, разрабатываются рабочие чертежи.

В зависимости от периодичности  и протяженности маршрутов высчитывается количество курьеров и подготавливаются должностные инструкции на каждого курьера. Может быть составлена инструкция доставки корреспонденции, в которую наряду с общими положениями входят порядок оформления отправки корреспонденции из структурных подразделений, организация работы курьеров (при территориальной разобщенности структурных подразделений учреждения это может быть курьер-водитель). В качестве приложения к инструкции дается перечень почтовых ящиков абонентов по форме и график движения курьера или почтовой машины.

Регистрация документов и информационно-справочная служба

 

Как правило, этот раздел входит составной частью в «Организацию работы с документами» и тесно связан с разделом «Контроль исполнения документов и поручений». В отдельных случаях возможно составление локального проекта «Регистрация документов и контроль за их исполнением».

При проектировании раздела  нужны в качестве исходных:

а) нормативные документы, в которых нашел отражение этот участок работы;