Проектирование рациональной организации делопроизводства

б) данные по объему документооборота и его анализу;

в) сведения о круге лиц, осуществляющих операции по регистрации и наведению  справок (результаты фотографии рабочего дня, анкетирования, опроса, хронометража, типовые нормы времени на эти операции);

г) количественный и качественный анализ применяемых форм регистрации и технологии их заполнения;

д) количественный, качественный анализ принятой технологии справочной работы;

е) существующая схема движения и обработки документов;

ж) перечень применяемых средств  оргтехники и оборудования.

При проектировании, исходя из определенной в техническом задании организационной  формы делопроизводства (централизованная на базе автоматизации или децентрализованная) и объемов работ, выбирается технология регистрации: сегодня обычно автоматизированная, реализуемая на базе различных компьютерных программ. При маленьком объеме регистрируемых документов возможно заполнение регистрационных карточек на компьютере секретарем фирмы. В отдельных случаях при территориальной разобщенности структурных подразделений может быть рекомендована и децентрализованная система регистрации.

В зависимости от принятой технологии определяется тип структурного подразделения, выполняющего эти операции, и составляется положение о нем. Исходя из средней емкости операций и числа регистрируемых документов ведется расчет численности, определяются должности этой группы работников и на них составляются должностные инструкции. При автоматизированной системе регистрации эту работу может выполнять и один сотрудник.

Определяется круг документов, не подлежащих регистрации, и на них  составляется перечень. Разрабатывается форма регистрационной карточки с учетом задач регистрации (учет, контроль и справочная работа). Дается текстовое описание порядка заполнения каждого поля регистрационной карточки и технологии работ по регистрации. Технология также может быть представлена в виде таблицы или графика.

Предлагается построение типовых информационно-справочных запросов по регистрационно-контрольной базе данных. Проектом предусматривается размещение рабочих мест и оборудование их средствами оргтехники с учетом требований эргономики.

В конце раздела дается расчет экономической эффективности  от внедрения рекомендаций.

Контроль  за исполнением документов и поручений

 

В последнее время  чаще всего применяется контроль за исполнением документов на базе ПЭВМ. Как правило, это самостоятельный  проект, разработка которого ведется совместно со специалистами IТ-службы (отдела компьютерного обеспечения).

При небольших объемах  контролируемых документов могут оставаться традиционные формы контроля с помощью сроковых картотек.

Основными исходными  данными для проектирования являются количественный и качественный анализ контролируемых документов. При проектировании определяется структурное подразделение, занимающееся контролем за исполнением документов и поручений, и составляется положение о нем.

На базе средних трудозатрат  операций по контролю и количества контролируемых документов высчитывается численность, определяется должностной состав сотрудников и на них составляются должностные характеристики.

Составляется перечень документов, подлежащих контролю. Определяются типовые сроки исполнения документов. Разрабатывается технология постановки документов на контроль, ведения контроля и снятия документов с контроля. Технология представляется в виде текста, таблицы или графического материала.

Разрабатываются формы  документов, характеризующих различные  стадии контроля: извещения о перемене исполнителя или срока, сводка о документах, находящихся на контроле, сводки о документах с просроченными сроками исполнения по состоянию на определенное число и др.

Дается размещение рабочих  мест и оснащение их средствами оргтехники. Приводится расчет экономической эффективности от рационализации контрольной службы.

Составление и оформление документов.

Унификация  и трафаретизация документов

 

Рекомендации по оформлению служебных документов разрабатываются в том случае, если в учреждении еще не внедрен государственный стандарт на унифицированные системы документации. В этом случае разрабатываются макеты бланков на организационно-распорядительные документы и могут быть составлены отдельным документом методические рекомендации (памятки) по составлению и оформлению документов в соответствии с требованиями ГОСТ.

Если в процессе предпроектного обследования была установлена необходимость унифицировать тексты документов по содержанию, то эта работа составит самостоятельный раздел оргпроекта.

Методика выявления  текстов для унификации и трафаретизации (составление шаблонов для компьютера), разработка вариантов трафаретных текстов и варианты их внедрения освещены в литературе.

Результатом этой работы явится табель форм документов организации  и альбом унифицированных текстов (тексты в двух видах – незаполненная форма и образец заполненного документа), методика внедрения.

Работу завершает расчет экономической эффективности от внедрения унифицированных текстов.

Текущее хранение документов, номенклатуры дел

 

Текущее хранение документов и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел на сегодня остается наиболее слабым звеном в организации делопроизводства в учреждениях.

Составление сводных  номенклатур дел, а также типовых  и примерных часто является объектами  отдельных договоров. Составление номенклатур дел ведется в соответствии с методическими разработками архивных учреждений (Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002). Готовые номенклатуры, одобренные учреждениями, представляются на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочных комиссий архивных органов, курирующих рационализируемое учреждение. В разделе оргпроекта даются рекомендации по формированию дел, оформлению обложек в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования». Предлагаются мероприятия для организации хранения дел в структурных подразделениях или централизованного хранения дел. Составляется список необходимого оборудования и рабочие чертежи на его изготовление. Если в учреждении нет экспертной комиссии, готовится проект приказа о ее создании и положения о центральной экспертной комиссии учреждения и экспертных комиссиях структурных подразделений. Даются рекомендации по проведению экспертизы ценности документов.

Экспертиза проводится на основе типовых и ведомственных  перечней документальных материалов с  указанием сроков хранения. При отсутствии ведомственного перечня его составление является объектом специального договора.

Архив учреждения

 

Для проектирования этого раздела необходимы данные по объему документальных материалов, которые должны храниться в архиве. Они являются основой расчета не только численности работников архива, но и необходимых площадей и оборудования.

Во многих учреждениях  архивам еще не уделяется достаточно внимания, поэтому оргпроект зачастую является основой для его создания. Первоначально проводится расчет численности персонала архива. Чаще всего исходят из практики, показывающей, что для работы с объемами до 10 тыс. ед. хранения требуется один сотрудник.

Штатная численность  архива определяется путем деления  суммы трудовых затрат, необходимых на работу с документами в архиве, трудовых затрат на организационно-методическую работу, планирование, учет и отчетность, обеспечение сохранности документов на количество рабочих дней в году и умножения частного от этого деления на коэффициент ужесточения. Разовые и постоянные трудовые затраты, необходимые на работу с документами, поступающими в архив, а также затраты на организационно-методическую работу могут быть определены с использованием нормативов времени, разработанных Центральным бюро нормативов по труду.

При отсутствии организационных  документов разрабатываются Положения об архиве и должностные инструкции на сотрудников архива (заведующего, архивистов, технических сотрудников и др.). Могут быть составлены методические материалы по организации экспертизы ценности документов и комплектованию архива, учету документов и проверке их наличия, составлению научно-справочного аппарата, организации использования документальных материалов. Исходя из объектов, хранящихся в архиве документальных материалов, производится расчет необходимой площади и дается схема размещения комнат (хранилища, читального зала, рабочей комнаты). Разрабатываются рекомендации по техническому оснащению архивохранилищ, читального зала и рабочей комнаты. Высчитываются размеры стеллажей, даются их сравнительные характеристики и обосновывается выбор необходимого оборудования. В случае рекомендации оборудования по индивидуальному заказу прилагаются рабочие чертежи. Предлагаются варианты размещения документальных материалов в хранилище и режим их хранения.

В специальный подраздел  выделяются организация рабочих  мест и техническое оснащение  рабочей комнаты и читального зала. В качестве приложений даются примерные нормы выработки и времени по основным видам архивных работ и операций.

Заканчивается проект расчетом эффективности от внедрения предложений.

Организация рабочих мест,

оснащение их оборудованием и средствами оргтехники

 

Организация и оборудование рабочих мест в специализированных делопроизводственных подразделениях разрабатываются в соответствующих разделах оргпроекта (экспедиция, регистрация документов и информационно-справочная служба, архив и др.).

В специальный раздел выносятся разработки по организации рабочих мест, оснащенных компьютерным оборудованием и средствами оргтехники для различных категорий работников делопроизводственной службы: секретарей руководства, структурных подразделений, инспекторского состава, рационализаторов делопроизводства и др.

Исходным материалом для этого раздела является анализ фотографии рабочего дня, опроса и наблюдений, перечень имеющегося компьютерного оборудования и средств оргтехники, поэтажный план, каталоги мебели и средств оргтехники.

На материалах анализа  составляется технологическая планировка рабочих мест во всех структурных подразделениях учреждения, даются поэтажные планы размещения мебели. Проектирование может производиться на занимаемой площади, с учетом расширения помещения или во вновь строящемся здании. Для каждого структурного подразделения составляется комплект мебели и средств по форме:

Наименование структурного подразделения

№ занимаемых комнат

Наименование изделий

Количество

Примечание

 

Далее в проекте дается подробное текстовое описание оборудования и средств оргтехники с указанием технологии использования, производительности, габаритов и др.

Данные по предлагаемому  во всех разделах проекту оборудованию и средствам оргтехники суммируются в сводной спецификации по форме:

Наименование изделия

Тип, марка, артикул

Габариты

Изготовитель

Кол-во

Стоимость изделия в  руб.

Общая стоимость в руб.

Примечание

 

Заканчивается раздел проекта  расчетом экономической эффективности  от внедрения компьютерной техники, средств оргтехники, рационального размещения и оборудования рабочих мест.