Приказы по основной деятельности

• ГОСТ Р 6.30-2003.  Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

    ГОСТ  Р. 6.30-2003. является важнейшим нормативным документом, оговаривающим требования к оформлению деловых документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительную документацию, которой закрепляются решения по вопросам управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий и организаций независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

    ГОСТ  Р. 6.30-2003. устанавливает: состав реквизитов организационно-распорядительной документации; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов в целом, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

    Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003. носят универсальный характер. Знание их позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, сэкономить время на их составление и обработку. 

1.3. Состав и требования к оформлению реквизитов распорядительных документов. 

    Распорядительные  документы являются наиболее распространенным видом документации. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность заключается в разработке и последующей реализации управленческих решений документируемых в распорядительных документах – приказах, постановлениях, указаниях ,  распоряжениях, решениях.

    Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами.  

      Состав реквизитов организационно распорядительной документации установлен ГОСТ Р 6.30-2003. для подготовки приказов используются не все предусмотренные стандартом реквизиты поскольку ГОСТ Р 6.30-2003. распространяется и на другие виды документов (протоколы, письма, акты и др.)

    Приведем  полный перечень реквизитов оговоренных  стандартом.

01   - Государственный герб Российской  Федерации;

02   - герб субъекта Российской Федерации;

03   - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04  - код организации;

05  - основной государственный регистрационный номер

(ОГРН) юридического лица;

06   - идентификационный номер налогоплательщика/код

причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07  - код формы документа;

08   - наименование организации;

09  - справочные данные об организации;

10  - наименование вида документа;

11   - дата документа;

12  - регистрационный номер документа;

13   - ссылка на регистрационный номер документа и дату документа;

14   - место составления или издания документа;

15   - адресат;

16   - гриф утверждения документа;

17   - резолюция;

18  - заголовок к тексту;

19   - отметка о контроле;

20   - текст документа;

21   - отметка о наличии приложения;

22   - подпись;

23   - гриф согласования;

24   - визы согласования документа;

25    - оттиск, печати;

26    - отметка о заверении копии;

27    - отметка об исполнителе;

28   - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29    - отметка о поступлении документа в организацию;

30    - идентификатор электронной копии документа.

       Все реквизиты распорядительных документов можно разделить на постоянные и переменные.

    Постоянные – в обязательном порядке повторяются на всех видах бланков документов данного именования.

    Переменные – наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.

    При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник. дубликат, копия).³

    ГОСТ  Р 6.30-2003. устанавливает в площади формата места расположения для всех реквизитов с учетом последовательности оформления и прочтения документов.

    Каждый  лист документа оформленный как  на бланке, так и без него должен иметь поля, не менее:

    20 мм- левое;

    10 мм- правое;

    20 мм- верхнее;

    20 мм- нижнее.

    Бланки  распорядительных документов следует  изготавливать на белой бумаге или  бумаге светлых тонов стандартных  размеров (А-4 и А-5).

      Требования к оформлению реквизитов  распорядительных документов предоставлены в ГОСТ Р 6.30-2003.

    В качестве примера рассмотрим некоторые  из них :

01 – Государственный  герб Российской  Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».

02   - Герб субъекта Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 - Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) - помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04 - Код организации - проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

07 - Код   формы   документа   -   проставляют   по Общероссийскому классификатору  управленческой  документации (ОКУД).

08 - Наименование организации - являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают его сокращенное,  а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Например: 

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или после него.

Например:

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО

РАЗВИТИЯ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(Минтруд  России)

103706, Москва, Биржевая пл., 1 

Наименование  организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским  языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

17 - Резолюция  -  Резолюция пишется на  документе соответствующим   должностным   лицом   и   включает   фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

18 - Заголовок к тексту - включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком), например:

Приказ  о создании аттестационной комиссии

чего? кого? например:

Должностная инструкция ведущего эксперта

  К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять.

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа,  свидетельствующего     о его исполнении,  или,  при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнителе; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ подпись ответственного исполнителя. дату. например:

 

Направлено  письмо

 от 23.05.2006 № 32

 

 В  дело 01-05

  Личная подпись  25.05.2006

Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело подписывается и  датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 - Отметка о поступлении документа в организацию – содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). например: 

                                           Вх. №145

                                                                            25.05.2006  14 ч. 15 мин. 

    Состав  реквизитов в конкретном документе зависит от его вида и будет гораздо меньше. Обязательными для большинства документов являются: наименование организации- автора документа, наименование вида документа (кроме письма), дата документа, его регистрационный номер, текст, подпись.

Документ становиться недействительным, то есть утрачивает свою юридическую силу при отсутствии даже одного из таких реквизитов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА II.  ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ  

2.1. Характеристика этапов  подготовки приказа  по основной деятельности. 

    Порядок разработки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения включает в себя следующие этапы:

• Выявление проблемы и выбор варианта ее разрешения в виде издания приказа, распоряжения или указания;
• Сбор и анализ необходимой информации по возникшей проблеме;
• Подготовка проекта распорядительного документа;
• Согласование текста документа с заинтересованными подразделениями и должностными лицами;
• Оформление документа в соответствии с действующими нормами и правилами;
• Подписание документа;
• Доведение  распорядительного документа до исполнителей.

    Необходимость издания приказа возникает в  связи с текущей деятельностью  организации, в связи с выходом  в свет новых законодательных  актов, постановлений Правительства, нормативных документов, решений органов власти или вышестоящих организаций.