Приказы по основной деятельности

СОДЕРЖАНИЕ  
 

    ВВЕДЕНИЕ  

ГЛАВА I.   СОСТАВ СИСТЕМЫ И СТРУКТУРА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ                       ДОКУМЕНТОВ ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ И ПОЛОЖЕНИЯ.                            5

1.1   Приказ как распорядительный документ : понятие, виды,

        назначение.                5

1.2.  Нормативно- методическая база оформления распорядительной   документации.                                                                 7

3. Состав и требования к оформлению реквизитов распорядительных документов.                  9

 

ГЛАВА II.  ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ                  15

2.1. Характеристика  этапов подготовки приказа по  основной  деятельности.                 15

2.2. Правила  оформления приказа по основной  деятельности.         17

 

       ЗАКЛЮЧЕНИЕ                        

      СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ           

     ПРИЛОЖЕНИЕ №1               

     ПРИЛОЖЕНИЕ №2                 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

    Каждому человеку хотя бы несколько раз в  течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и ) оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т. д.        

    «Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая  документирование и организацию работы с документами».¹  От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен, документ,   организована   работа   с   ним,   во   многом   зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

    Деятельность  любой организации невозможно представить  без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный документальный характер. 

    Понятием  «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как документ  является основным носителем информации, на базе которого принимается решение.  

    Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

 Организация и ведение делопроизводства требуют  профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные

 подразделения (службы делопроизводства), а в небольших  организациях и фирмах -секретари-референты (секретари).

    Принятые  руководителем, его заместителями решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу , соответствие действующему законодательству , правильность оформления, качество содержания, возможность оперативного поиска.

    Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве. 

    Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам.  Документ; документационная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.² 

    Тема  данной курсовой работы: «Приказ по основной деятельности: этапы подготовки, правила оформления». Этот вид документа является  самым распространенным видом распорядительного документа применяемого в практике управления.

    Целью курсовой работы является отслеживание и раскрытие таких вопросов как 

• Вследствие чего и каких причин возникают организационно-распорядительные документы.
• Цели издания приказов по основной деятельности.
• Какие требования предъявляются к составлению и оформлению документов.  

    При написании курсовой работы были использованы такие источники как ГОСТ  Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. ГОСТ Р 6.30-2003.  Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000. №68. было прочитано и просмотрено много литературы по делопроизводству.

    ГЛАВА I.   СОСТАВ СИСТЕМЫ И СТРУКТУРА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ     ДОКУМЕНТОВ, ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ И ПОЛОЖЕНИЯ. 

1. Приказ  как распорядительный документ : понятие, виды, назначение.

 

      Одной из основных управленческих функций является функция регулирования деятельности. Регулирование обеспечивает бесперебойность и непрерывность процесса управления, согласованность в работе всех органов и звеньев управления. Как правило, «регулирующие» решения подлежат либо немедленному выполнению, либо выполнению в строго установленное время.

    Решения, принимаемые в ходе регулирования деятельности, фиксируются в распорядительных документах. В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота исполнительной власти принадлежит одному лицу - руководителю (генеральному директору, директору, исполнительному директору, председателю правления, начальнику управления и т. д.), - это приказ.

    Приказ - правовой акт (нормативный документ), издаваемый руководством организации в целях решения текущих и перспективных задач, стоящих перед организацией, и обладающий юридической силой.

    Приказ  является самым распространенным видом  распорядительного документа, применяемого в практике управления. Посредством  приказа руководитель ставит перед  работниками основные задачи, указывает  пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.

    Оформлению  приказами подлежат:

• Решения и поручения, связанные с организацией работы, порядком    деятельности    предприятия    и    другими основными     вопросами     деятельности,     имеющие постоянный характер и обязательные к исполнению, а также    с    проведением    важных    организационных мероприятий;                                   Утверждение и введение положений, уставов, правил, инструкций и т. п. и при необходимости решение вопросов по     проведению     определенных     организационных мероприятий, связанных с введением этих документов;
• Вопросы     реорганизации,     создания,     ликвидации структурных подразделений;
• Итоги  работы  предприятия,  объявления  результатов проверок и ревизий;

    Посредством приказа руководитель ставит перед  работниками основные задачи, указывает  пути решения принципиальных вопросов.

    Приказы должны издаваться только в случаях  действительной необходимости. Изменения  и дополнения в приказы, а также их отмена производится только приказами.

Юридическим основанием для создания приказов являются

• Законы Российской Федерации;
• Указы, распоряжения Президента Российской Федерации;
• Постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации;
• Необходимость правового регулирования и решения основных задач,  стоящих перед предприятием.

Приказы предприятия  делятся на две основные группы :

• по основной деятельности;
• по личному составу

 

К приказам по основной деятельности относятся  приказы:

 

• по организации работы предприятия;
• финансированию;
• планированию;
• отчетности;
• снабжению;
• реализации продукции;
• другим производственным вопросам, например:

о распределении  служебных помещений;

о порядке  и сроках хранения бухгалтерских  документов;

о нарушении правил транспортировки грузов;

о создании рабочей группы по проекту;

о премировании сотрудников коммерческого отдела;

о мерах  по улучшению пожарной безопасности.  

    1.2 .  Нормативно- методическая база оформления распорядительной документации. 

    В целом нормативную и законодательную базу подготовки управленческих документов, в том числе приказов, составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов, регламентирующих вопросы подготовки, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления. Но, создав документ, с ним надо еще много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нем можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т. д. Организация делопроизводства условно делится на две части:

    - организация и обеспечение своевременного и грамотного создания и оформления документов (документирование);

    -  организация работы с документами: получение - передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

    Приведем  краткую характеристику важнейших  законодательных и нормативных  актов, содержащих как отдельные  требования по организации делопроизводства и оформления распорядительных документов, так и целиком посвященных этим вопросам.

    Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения  товаров», постановления Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержат отдельные частные нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении документов. Законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы и т.д.

    Остановимся далее на некоторых нормативных актах, имеющих для оформления приказов и других распорядительных документов первостепенное значение.

    Государственная система документационного  обеспечения управления. (ГСДОУ).1991г. – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

     Основными целями ГСДОУ являются:

• упорядочение документооборота;
• сокращение количества документов.
• повышение качества документов;
• нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных  форм собственности.  
• совершенствование работы  аппарата управления.

 

     типовая     инструкция    по     делопроизводству    в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68. Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации - особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуру документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция используется не только в министерствах и ведомствах, она также находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления.