Перечни типовых документов с указанием сроков хранения

Отбор дел за соответствующий  период к уничтожению и составление  акта о выделении к уничтожению  производятся после составлениях годовых  разделов сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за тот же хронологический период времени. Описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации одновременно. Члены экспертной комиссии организации (в ее состав обязательно включается заведующий архивом) должны знать задачи, функции, круг вопросов, подлежащих компетенции, как всей организации, так и отдельных структурных подразделений, масштаб их деятельности, связи с другими организациями.

Эксперты также должны владеть информацией о реорганизациях, прошедших в организации, взаимосвязях структурных подразделений, постановке делопроизводства.

Все эти сведения помогут  определить при экспертизе характер документации, откладывающейся в  разных структурных подразделениях организации, ее ценность. Это поможет  установить, в каких структурных подразделениях формируются дела, освещающие основные вопросы ее деятельности, в каких - дела второстепенного значения.

Экспертиза ценности документов проводится в организации  ежегодно работниками службы документационного  обеспечения управления (канцелярия, секретариат и др.) совместно с членами экспертной комиссии и обязательно под методическим руководством заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Результаты такой экспертизы в делопроизводстве находят отражение в номенклатуре дел.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных  подразделениях организации в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов постоянного и  временного свыше 10 лет хранения для  передачи в архив организации. В  архив эти дела передаются структурными подразделениями по соответствующим описям дел.

При проведении экспертизы ценности научно-технической документации независимо от вида носителя составляется аннотированный , "Перечень проектов (проблем, тем), документация по которым подлежит передаче на государственное хранение". В графе "Обоснование отбора" определяется степень важности конкретного объекта, разработки согласно существующим критериям отбора научно-технической документации на государственное хранение. "Перечень" согласовывается с экспертной комиссией организации-разработчика и утверждается экспертно-проверочной комиссией профильного учреждения государственной архивной службы (им в настоящее время является БелНИЦЭД)

 Основными критериями, определяющими ценность документов, являются:

• принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;
• степень отражения уровня науки и техники, производства в определенный период развития общества. Государственному хранению подлежит научно-техническая документация на разработки и исследования, которые превосходят мировой уровень, осуществлены впервые в мире, в Республике Беларусь, в отрасли и т. д.;
• значимость проблемы, проекта, модели, конструкции, технологии на момент внедрения для развития конкретных отраслей и народного хозяйства в целом;
• экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи;
• социальная эффективность исследования или разработки.

Заседания экспертной комиссии организации протоколируются. Экспертная комиссия организации работает в непосредственном контакте с экспертно-проверочной комиссией БелНИЦЭД.

На заседаниях экспертной комиссии рассматриваются графики  передачи электронных документов на государственное хранение, перечни  электронных документов, описи и сопроводительные документы (удостоверяющий лист, информационно-поисковая характеристика, ведомость машинного носителя с записью) на электронные документы, передаваемые на государственное хранение.

Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год.

Организация работы по экспертизе ценности документов и контроль результатов  возлагается на экспертные комиссии организаций, а также на экспертные комиссии учреждений Государственной архивной службы.

 

2 Назначение, виды перечней  типовых документальных материалов  с указанием сроков их хранения. Их построение.

 

 

В деятельности организаций  образуются документы, которые имеют  различные сроки хранения: постоянный, долговременный (свыше 10 лет) и временный (до 10 лет включительно). Срок хранения документа зависит от того, насколько важна информация, содержащаяся в нем. Сроки хранения определяются по перечням документов со сроками хранения.

Перечень является основным нормативным документом, регламентирующий сроки хранения документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям.

Используется при подготовке схем классификации документов, номенклатур  дел, разработке ведомственных перечней документов, проведении экспертизы ценности документов, формировании и описании дел, комплектовании архивов, переработке описей дел архивных фондов.

Перечень включает документы, образующие при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых министерствами, ведомствами и другими учреждениями, организациями, предприятиями в процессе своей деятельности, а также документацию, образующуюся в результате научно-технической и производственной деятельности учреждений, организаций, предприятий.

В настоящее время  в Республике Беларусь применяются  два типовых перечня:

1) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразования. финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 24.04.2004 № 4 (Перечень 2001);

2) Перечень типовых  документов органов государственной  власти и управления, организаций  Республики Беларусь по оперативному  и статистическому учету и  отчетности, электронным информационным  ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82 (Перечень 2006).

С принятием Перечня 2006 утратили свою силу положения Перечня  типовых документов, образующихся в  деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются так называемые типовые документы, которые выполняют одинаковые для всех организаций функции, следовательно, они должны иметь и одинаковые сроки хранения.

Однако типовые перечни  не могут охватить всю специфическую  документацию различных отраслей, поэтому  на базе типовых перечней министерствами и иными центральными органами управления разрабатываются ведомственные перечни.

При определении сроков хранения документов организаций, прежде всего, пользуются ведомственными перечнями, а при его отсутствии - типовыми перечнями.

Перечни типовых документов построены по функциональному принципу и включают ряд разделов и глав.

Раздел I «Организация систем управления» содержит информацию об основных типовых документах (с указанием сроков их хранения) по управленческой деятельности, отражающих процесс принятия руководящих решений, контроля за их исполнением, планирования и отчетности. Если документы одного вида указаны как в разделе I, так и в каком-либо из других разделов (П-V1), необходимо руководствоваться сроками хранения, указанными в разделах II-VI.

В разделе II «Ценообразование» описана документация по ценообразованию.

Раздел III «Финансы» посвящен вопросам финансирования, кредитования, организации наличного денежного обращения, кассовой работы, проведения операций с ценными бумагами, драгоценными металлами, бухгалтерского учета и отчетности, налогообложения, контрольно-ревизионной работы, аудита и инвестиционной деятельности.

В разделе IV «Страхование» представлена информация о страховании.

В разделе V «Управление государственной собственностью и приватизация государственной собственности» рассмотрены вопросы регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и собственности, государственной поддержки предпринимательства, управления имуществом, приватизации, аренды и залога недвижимости, проведения аукционов и конкурсов по продаже недвижимости.

В разделе VI «Внешнеэкономическая деятельность» представлена информация об организационной и протокольно-кадровой работе, проведения переговоров, заключения и выполнения внешнеэкономических договоров, о деятельности иностранных предприятий, об участии в работе международных внешнеэкономических организаций  и внешнеторговой деятельности.

Информация, содержащаяся в перечнях, систематизирована внутри разделов в соответствии со значимостью  видов документов и вопросов, призванных найти в них отражение. Подобная организация перечней позволяет более эффективно и оперативно осуществлять поиск необходимых видов документов и сроков и хранения.

В перечни типовых  документов включены следующие графы:

1 - «Номер статьи»

2 - «Вид и название  документа»

3, 4 - «Срок хранения  документов»

5 - «Примечание»

Статьей перечня является порядковый номер каждого вида документа, включенного в перечень в соответствии с графой 1. Так, если по Перечню-2001 Положения о структурных подразделениях учреждений, организаций, предприятий имеют порядковый номер 10, то этот номер и является номером статьи по перечню, на которую делают ссылку при определении срока хранения этого вида документа («Положения о структурных подразделениях предприятия» - 3 года, ст. 10). Статьям в перечнях типовых документов с указанием сроков хранения присвоена единая сквозная нумерация.

Перечень-2001 несколько  отличается от Перечня-1988 не только изменением сроков хранения некоторых документов в сторону увеличения, но и порядком систематизации статей и видов документов. В частности, вместо буквенного обозначения пунктов статей, имеющих сложный состав, введено цифровое. Ранее по Перечню-1988 сроки хранения приказов определялись по ст. 19, которая разделялась на пункты, обозначавшиеся буквами:

• по основной деятельности;
• о приеме, переводе, поощрении, премировании, увольнении, длительных командировках рабочих и служащих;
• о предоставлении отпусков, назначении дежурных, взысканиях, командировках рабочих и служащих;
• по административно-хозяйственным вопросам.

В Перечне-2001 буквенная  нумерация устранена и статьи делятся на подпункты, обозначаемые цифрами. Например, сроки хранения тех  же приказов определяются по ст. 16, которая  делится на подпункты:

16.1 по основной деятельности;

16.2 по административно-хозяйственным  вопросам;

16.3 о предоставлении  отпусков, взысканиях, назначении дежурных  командировок;

16.4 о приеме, перемещении,  увольнении, поощрении, премировании  кадров, длительных и зарубежных  командировках.

Таким же образом должны указываться и номера статей в соответствующих графах номенклатур дел и описей дел, составляемых в организации.

Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций  и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения

В графе 2 содержатся статьи, в которых представлены указания на виды и названия документов, данные в обобщенной форме. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу с одинаковым сроком хранения используется термин «документы», а в скобках раскрываются все или основные виды документов, включенных в статью

В графах 3-4 Перечней 2001 и 2006 указаны сроки хранения документов:

в графе 3 — в учреждениях, организациях и на предприятиях, являющихся источниками формирования государственных  архивов.

 

 

К ним относятся:

• органы государственной власти и управления, государственные учреждения, организации и предприятия, документы которых поступают на хранение в государственные архивы;
• негосударственные организации и предприятия.