Сроки хранения документов

 

1. Понятие «документооборот». Общие принципы организации документооборота.

 

Документооборот — сложный технологический процесс, включающий все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вся документация учреждения делится  на три документопотока:

•          входящие (поступающие) документы;

•          исходящие (отправляемые) документы;

•          внутренние документы.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Одна из важнейших функций в  организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

• документирование деятельности;
• организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны  и для создания эффективной системы  делопроизводства в организации  необходимы они обе, причем функционирующие  в тандеме.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

• прием и первичная обработка документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов и отправка.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Отсюда главное правило  организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени (Только в этом случае принятое управленческое решение будет действенным). Для этого необходимо:

- максимальное сокращение инстанций  прохождения документов за счет  исключения технологических операций  по обработке документов и  управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью (каждое перемещение документа должно быть оправданным);

- исключение или максимальное  ограничение возвратных движений  документов (при их обработке  – регистрация и доставка, при  их подготовке – визирование  и согласование и т.д.);

- максимальное единообразие в  порядке прохождения и процессах  обработки основных категорий  документов.

Соблюдение этих правил позволяет  реализовать основной организационный  принцип службы делопроизводства –  специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

При организации движения документов должны соблюдаться следующие  правила:

- Централизация операций по  приему и отправке документов.

- Исключение необоснованных возвратных  движений при прохождении документа.

- Организация предварительного  рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение  руководителем).

- Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации.

- Вынесение конкретных резолюций,  по возможности точно определяющих  исполнителя, поручение, срок  исполнения.

- Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.

- Делегирование руководителем  права подписывать документы  своим заместителям и руководителям  структурных подразделений.

- Выполнение технических операций  по обработке и передаче документов  техническим персоналом.

- Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки.

- Выделение среди других так  называемых «нерегистрируемых документов».

Организация документооборота может  самостоятельно регулироваться и нормироваться. В разделе 3.1 Государственной системы  документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рекомендуется закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Изначальную основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

 

 

2. Понятия «футляр документа», «формуляр-образец», «типовой формуляр»

 

Формуляр  документа

Каждый отдельный  документ состоит из ряда реквизитов. Для каждой системы документов определен  характерный для нее комплекс соответствующих реквизитов. Каждому документу из конкретной системы документов присущ свой индивидуальный набор реквизитов.

Например, для ряда документов (которые федеральные органы власти и их подразделения выдают физическим лицам для удостоверения их личности или их статуса), состав реквизитов определен действующим законодательством Российской Федерации. К этим документам относятся паспорт, водительские права, трудовая книжка, свидетельство о рождении, аттестат об окончании школы и другие.

Для официальных и служебных  документов комплекс реквизитов определяет Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р 6.30-2003. Всю систему  официальных и служебных документов можно разделить на группы документов, выполняющих конкретные управленческие функции. Каждая группа документов характеризуется соответствующим набором реквизитов. Соответственно, для каждого документа в этой группе имеется уже свой конкретный перечень реквизитов.

Перечень реквизитов, из которых состоит тот или иной документ, носит название формуляра документа.

Формуляр официального и  служебного документа представляет собой перечень реквизитов официального письменного документа.

Построение формуляра  официального и служебного документа, то есть перечня реквизитов официального письменного документа, возможно различными путями. Однако два пути построения этого перечня просматриваются как наиболее рациональные.

Первый путь построения перечня  возможен при расположении входящих в него реквизитов в той последовательности, которую для них предусматривает Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти или ГОСТ Р 6.30-2003. Такое построение формуляра хорошо при его теоретическом построении, но весьма неудобно при практическом применении формуляра для формирования документа.

Наиболее удобно построение формуляра при построении списка реквизитов в порядке их месторасположения  в документе. Этот порядок определяется так же, как и порядок чтения или письма, то есть слева направо и сверху вниз. В этом случае принцип построения формуляра официального письменного документа хорошо согласуется с принципом построения и последующего чтения самого официального письменного документа.

Типовой формуляр

При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Применение  государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие в  оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами, ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда.

Перечень реквизитов, характеризующий группу документов с однотипными функциями, носит название типового формуляра документа.

При составлении  формуляров конкретных видов документов необходимо исходить из требований формуляра-образца, причем ряд реквизитов, перечисленных  в формуляре-образце, естественно, будет  отсутствовать.

Формуляр-образец документа

В общем случае, формуляр-образец документа - это  комплекс расположенных в определенной последовательности реквизитов, которые  присущи данной системе документов. В нем указывается графическое  месторасположение каждого из реквизитов этого комплекса на материальном носителе документа.

Расположение  реквизитов всегда в одном и том  же месте позволяет существенно  сократить время на издание документа  организации-автору и время на обработку  документа организации-получателю. Кроме того, применение формуляра-образца документов позволяет избежать ошибок при внесении необходимых реквизитов в документ и избежать риска создания документа, не обладающего необходимой юридической силой.

Формуляр-образец  может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности, занимаемой площади с учетом особенностей взаимного расположения реквизитов.

Формуляр-образец  документа устанавливает:

• форматы бумаги;
• служебные поля;
• конструкционную сетку;
• расположение зон размещения реквизитов;
• координаты расположения реквизитов.
• Формат применяемой бумаги определяется исходя из состава и суммарной площади, занимаемой реквизитами документа, которые должны быть рационально размещены на проектируемой форме документа.

В настоящее  время для издания документов применяют бумагу форматов А3 (297Ч420 мм), А4 (210Ч297 мм), А5 (148Ч210 мм), А6 (105Ч148 мм). Формат бумаги для документов устанавливают  ГОСТ 9327-60, ГОСТ 2.301-68 и ИСО 216-75.

Для форматов бумаги устанавливается два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное. Обычное расположение формата бумаги - это ее вертикальное расположение. При горизонтальном расположении длинной стороны формата к его обозначению добавляется буква L (например, А4L).

В настоящее время принято подшивать документы в дело за левую сторону документа, независимо от вертикального или горизонтального расположения формата бумаги. Поэтому при издании документа на лицевой стороне листа бумаги ширина левого служебного поля устанавливается равной 20 мм, а ширина правого служебного поля устанавливается равной 10 мм. При издании документа на оборотной стороне листа бумаги ширина правого служебного поля устанавливается равной 20 мм, а ширина левого служебного поля устанавливается равной 10 мм. Размер ширины верхнего служебного поля и ширины нижнего служебного поля могут быть различными для разных систем документов.

Конструкционная сетка формуляра-образца документа  образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на листе  бумаге установленного формата в зоне расположения документа, ограниченной служебными полями.

Расстояние  между соседними линиями конструкционной  сетки определяется техническими характеристиками печатающих устройств и должно составлять:

• между соседними вертикальными линиями величину равную 2,6 мм (шаг письма);
• между соседними горизонтальными линиями величину равную 4,25 мм (межстрочный интервал).
• Допускается использовать конструкционную сетку:
• с шагом письма, равным 2,54 мм;
• с межстрочным интервалом, равным 4,24 мм.