Оперативное хранение документов

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Воронежский государственный университет»

(ФГБОУ ВПО «ВГУ»)

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

Дисциплина: Документационное обеспечение управления

Тема: Оперативное хранение документов

 

 

 

Выполнил:

  Студент: Никитина М.А.

  Факультет: ИЗЭО

  Специальность: ГМУ

Курс 5

Номер личного дела: 18130249

Преподаватель:

                                                

 

 

 

Воронеж 2014

 

Содержание

 

 

 

 

1. Оперативное хранение  документов

 

В понятие делопроизводства, кроме документирования информации и организации документооборота, также входит хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

• хранение документов в процессе их исполнения;
• хранение исполненных документов.1

Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.2

Документы во время их исполнения обычно хранятся у исполнителя, для чего заводятся специальные папки с надписями типа: "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.3

Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения. Таким образом, в задачи оперативного хранения документов входит мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Исполненные документы должны формироваться в дела4 в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

Рассмотрим основные принципы оперативного хранения документов.

Быстрый доступ.

Одна из основных функций оперативного хранения документов – это скорость поиска нужного документа.

Условия хранения документов.

Необходимо создать приемлемые условия хранения документов. Сохранность документов обеспечит правильный температурный и влажностный режим (17-19°C и относительная влажность 50-55 %).

Размещение документов в архиве.

Более важные документы нужно хранить более тщательно, а также ограничить доступ к ним. Например, составить список лиц, которые могут быть допущены к этим документам. Также документы можно разделить на часто и редко используемые.

Уничтожение документов.

Как уже было сказано выше, функцией оперативного хранения документов является уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Для выявления таких документов нужно периодически производить экспертизу ценности документов.

Сдача документов в архив.

Окончанием оперативного хранения документов служит передача документов на хранение в архив. Это означает полную передачу всех дел долговременного хранения в государственный, ведомственный или другие архивы.

Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования.

Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в последние время наряду с хранением документов на бумаге, сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

 

 

2. Схема работы с входящими документами

 

 

Первичная обработка поступающей документации заключается в проверке правильности доставки, в проверке целостности вложения и комплектности, в сортировке корреспонденции с пометкой "лично", проверке наличия указанных в письме вложений.5

При первичной обработке корреспонденции проверяется, по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно, секретарь возвращает или пересылает по назначению. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Конверты от поступающих документов не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе в правом нижнем углу лицевой стороны проставляется регистрационный штамп, который состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом "лично" секретарем не вскрываются и передаются адресату.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Корреспонденция, поступившая на имя руководства, передается на рассмотрение руководителю. После рассмотрения документов  руководитель наносит резолюцию – распределяет поручения между сотрудниками. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит его на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями, подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.6

Рассмотрим реквизиты, проставляемые на входящих документах.

Реквизит – это элемент официального документа, наиболее часто используемых в практике оформления документов и управлении.

В действующем ГОСТе указан перечень из 30-и реквизитов.

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 28) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

Датой документа (реквизит 09) является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2011 г. следует оформлять 05.06.2011. Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2011.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2011 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.

Регистрационный номер документа (реквизит 10) - это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года. Каждый вид документов имеет свою индикацию. Система индикации разрабатывается на предприятии.

Дата (реквизит 09) и регистрационный номер документа (реквизит 10) оформляются одной строке левой половины заголовочной части и выравниваются влево по границе документа:

11.11.2011 г. №______

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.7

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом: На № ___________ от _________.

Резолюция (реквизит 16), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа. Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится; такой документ в практике делопроизводства называется поручением. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. Отметку о контроле (реквизит 18) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения (реквизит 27). Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.8

Рассмотрим приведенную выше схему на примере обработки письма, принятого секретарем и адресованного руководителю.

1. После вскрытия конверта секретарь  производит предварительное рассмотрение  письма, на основании которого он принимает решение направить документ руководителю. (Конверты с пометкой "лично" не вскрываются).

2. Секретарь регистрирует письмо. Письмо получает уникальный входящий  номер. Структура регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию. Источник документа (контрагент) указывает, откуда получен документ.

3. Секретарь передает письмо  руководителю.

4. Руководитель рассматривает документ  и с резолюцией, отражающей его  решение, направляет исполнителю  через секретаря. Исполнитель документа  всегда один. Иногда встречаются  два исполнителя документа (для документов длительного исполнения или при смене кадрового состава предприятия). Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.

5. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет  руководителю на подпись (вместе  с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

6. Секретарь (при необходимости) осуществляет  контроль за исполнением документа.

7. Секретарь получает от исполнителя  инициативное письмо и помещает  его в соответствующее дело  для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28).
2. РД 50-524-84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях, утвержденные постановлением Госстандарта от 25 декабря 1984 г. № 4895.
3. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. – М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2007. – 144 с.
4. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
5. Новикова М.М. Документальное обеспечение управления: Учебный курс / М.М. Новикова. – М.: Ось-89, 2009. – 144 с.
6. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2010. – 592 с.
7. Пшенко А.В. Документальное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие / А.В. Пшенко. – М.: Форум – Инфра-М, 2008. – 176 с.
8. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству / М.В. Стенюков. – М.: Издательство ПРИОР, 2007. – 188 с.