Перечни типовых документов с указанием сроков хранения

Источники формирования государственных архивов и формы  приема документов определяются органами и учреждениями государственной архивной службы;

В графе 4 — в других организациях (как правило, вспомогательного и обслуживающего характера), если их документы не подлежат выборочному (видовому или групповому) приему в  соответствии с решениями органов и учреждений государственной архивной службы.

В графе 5 «Примечание» оговариваются  особенности приема, дополнительные условия выделения документов к  уничтожению или их хранения в  течение определенного срока, конкретизируются и уточняются сроки хранения.

Отметка «ЭПК», поставленная в перечне к срокам хранения конкретных видов документе, означает, что часть  таких документов может иметь научно-историческое значение и подлежит постоянному (государственному) хранению.

Отметка «До минования  надобности» означает, что срок хранения документов устанавливается самими организациями. При определении сроков хранения должны учитываться все примечания с уточнениями и пояснениями к статьям.

При установлении сроков хранения документов в Перечне-2001 учитывались  и нормы Закона Республики Беларусь от 19 июля 2000 г. № 426-3 «О мерах по предотвращению легализации доходов, полученных незаконным путем». Это связано с осуществлением сделок и операций в иностранной валюте.

В указанном законе сказано: «Хранить реестры, содержащие сведения о клиентах, архив счетов клиентов и первичные документы по финансовым операциям в иностранной валюте с момента открытия счета клиенту до истечения 10 лет после его закрытия, за исключением документов (договоров, контрактов, соглашений) по сделкам в иностранной валюте, которые хранятся в течение 20 лет после совершения этих сделок».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Порядок применения  перечней

 

 

Перечень состоит из основной части и справочного  аппарата.

Основная часть – описательная статья -  представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных  в соответствии с классификационной схемой и имеют валовую нумерацию.

Каждая описательная статья в перечне  включает в себя: порядковый номер; наименование видов и разновидностей документов, иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, а для планов или отчетов – период планирования или отчетности; сроки хранения документов, дифференцированные  по звеньям перечня; примечания, уточняющие сроки хранения документов. Иногда «примечания» располагаются под строкой, что позволяет не повторять одни и те же примечания на одной странице.

Исчисление сроков хранения документов производиться с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве.

Отметка «ЭПК» на конкретных видах  документов с временными сроками  хранения означает, что часть такого рода документов может иметь научно-историческое значение и должна передаваться на государственное хранение по истечении указанного срока. Сроки хранения документов обозначаются не только конкретным количеством лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хранения определяется их практической надобностью, а в перечне вместо конкретного количества лет указывается «До минования надобности», «До замены новыми» и т.д. во многих случаях статьи перечней дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения документов («После снятия с учета», «По истечении срока действия договора», «После увольнения», «При отсутствии годовых» и т.п.).

Справочный аппарат помогает ориентироваться  в перечне, пользоваться им при экспертизе ценности документов и включает в  себя титульный лист с названием  перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов. Могут быть и другие элементы справочного аппарата (типовое положение об ЭК, ЦЭК ведомства, формы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номенклатуры дел и т.п.).

Указания по применению перечня  состоит из нескольких  разделов:

• общее положение;
• структуру и порядок применения перечня;
• организация проведения экспертизы ценности документов и порядок оформления результатов отбора документов на хранение и уничтожение.

Список сокращений чаще всего составляют к большим по объему перечням.

В указателе видов документов в  алфавитной последовательности перечисляются  все виды документов, включенных в  описательную статью, с указанием  номеров статей.

 

 

 

 

Заключение

 

 

Соблюдение сроков хранения документов, установленных Перечнями, являются обязательными. До проведения экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

Организация проведения и оформление отбора документов на хранение, и их уничтожение регламентируются законодательством Республики Беларусь.

В работе организаций, предприятий, учреждений не всегда соблюдается законодательство в области архивного дела и в результате этого происходит:

• утрата документов постоянного хранения;
• отсутствие актов приема-передачи документов при смене руководителей;
• несвоевременное упорядочение документов.

Для того чтобы устранить пробелы, встречающиеся в организации и проведении экспертизы ценности документов необходимо тщательно изучить действующее законодательство по архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь и изданные на его основе организационно-распорядительные документы и нормативно-методические документы; с целью повышения персональной квалификации специалистов, посещать республиканские семинары и совещания, проводимые Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела; выписывать специализированные издания.

В ходе курсовой работы изучила  виды перечней типовых документов, их назначение, построение и порядок  применения.

Все это позволит более  осознанно подойти к организации хранения и использования документов.

 

 

 

Литература

 

 

1. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразования. финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения.

Мн. БелНИИДАД, 2001

  2 Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82 (Перечень 2006).

Мн. БелНИИДАД, 2006

3 Положение о порядке применения Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлением государственным имуществом, приватизации, внешэкономическим связям с указанием сроков хранения. 2001, № 38

4 Кудрякова Г.А. «Архив с нуля»

Минск: Регистр, 2008

 5 Шумейко М.Ф., Козак К.И., Селеменев В.Д. «Архивоведение Беларуси», часть II. Минск, РИВШ БГУ, 1998

 

6 Краснокуцкая Г.П., Осперко Т.С. «Хранить нельзя выбрасывать. Перечни типовых документов с указанием сроков хранения в работе службы  документационного управления организации»

Минск: СООО НПА Регистр, 2006

7 Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. «Архивоведение»

Москва, ACADEMIA, 2004

 8 Ленкевич Л.А. «Делопроизводство»

Москва, ACADEMIA, 2007

9 Крайская З.В., Челлини Э.В. «Архивоведение»

Москва, 1998