Организация службы делопроизводства

     Централизация отдельных операций по обработке документа - является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях документооборота до 10 тыс. документов в год. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл по созданию, хранению, систематизации документов .структурного подразделения. Эта форма характерна для и учреждений, аппарат которых территориально, а также для тех, в которых документирование дел имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности структурных подразделений).

     Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего, обработка поступающих и отправляемых документов, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

     Вариантом смешанной формы является такая  организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая  операция (например, регистрация документов или контроль за исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно  (в канцелярии), а для других -децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных методов работы проводится по критерию адресования - если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения - в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т. д.

     Использование новейших компьютерных технологий, наличие  факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях. В создании и организации службы делопроизводства ввод  выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

4.Типовые организационные  структуры службы делопроизводства 

     Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов  управления, во-вторых, как схема  распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия. Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения. Основные положения ГСДОУ частично регламентирован» названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

     Управление  делами создается в министерствах  и ведомствах как структура, в  которой выполняется работа с  документами и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в  отрасли. Управления делами имеют следующий  типовой состав структурных подразделений:

• секретари (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
• инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра; канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

     Это типовой набор структурных подразделений. На практике министерствах и ведомствах в составе управления делами в  дополнение к перечисленному группу приказов, удел (отдел защиты информации) и другие отделы.

     Канцелярия  создается на государственных предприятиях, в исследовательских, проектно-конструкторских  организациях, учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются  подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации  документов, по контролю за сроками исполнения, по работе с обращениями граждан, по созданию в (машбюро, компьютерный центр), копировальное бюро, архив.

     Общий отдел - это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

     Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами  в небольших учреждениях и  организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

     Основные  положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную  структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных  организаций принимает руководство  организации. В совместных предприятиях этот вопрос: решает правление; в акционерных обществах - учредительная конференция кооперативах - общее собрание членов кооператива Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991. - С.64.

5.Задачи и  функции службы делопроизводства

     Основной  целью службы делопроизводства, независимо от е названия, является организация, руководство, координация, контроль и  реализация работ по документационному  обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает  решение следующих задач:

• постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
• сокращение документооборота;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991. - С.66..

     Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и  задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется  службой. Типовой состав функций  следующий:

• Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.
• Разработка и проектирование бланков документов.
• Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.
• Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
• Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.
• Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
• Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в условленный срок.
• Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.
• Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
• Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.
• Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
• Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а е по повышению исполнительской дисциплины.
• Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.
• Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.
• Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.
• Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991. - С.66..

     Этот  набор функций относится к  типовым, так как регламентирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности - от секретаря до управления делами.

6.Функции структурных  подразделений службы делопроизводства 

     Секретариат - структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
• подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
• организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);
• бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).

     Протокольная  группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

• подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
• анализ справок и докладов структурных подразделений подготовка заключений по ним;
• организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;
• прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

     Отдел рационализации делопроизводства может  носить названия: центр совершенствования  документации (ДОУ), бюро (центр) НОТ  или НОУТ, методический сектор и  др. Его функции:

• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
• разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);
• разработка сборников типовых (трафаретных) текстов; работка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);
• организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

     Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

• прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;
• доставку документов в структурные подразделения;
• обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;
• количественный учет поступающих и отправляемых документов.

     Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

• входящих, исходящих и внутренних документов;
• формирование и ведение справочно-информационного массива;
• контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).

     Группа  контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:

• контроль за сроками исполнения документов;
• контроль за сроками исполнения устных распоряжений, руководителя;
• анализ исполнительской дисциплины;
• информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

     Группа  писем (бюро жалоб, отдел обращений  населения и т.п.) ведет:

• прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;
• подготовку обращений к рассмотрению руководством;
• контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;
• извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
• формирование и хранение дел с документами по обращениям;
• анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;
• организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.