Организация секретарского обслуживания

       Для повышения эффективности производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.

       Основные  принципы и основания для разработки УСД:

       а) создание общей модели построения документов;

       б) единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление;

       в) комплексность унификации;

       г) информативность; 

       д) сокращение числа видов документов;

       е) стабильность требований к документам;

       ё) сопряжение с действующими системами  классификации и кодирования  технико-экономической информации;

       ж) экономичность. 

       Надо  отметить, что для нормальной работы учреждения требуется использовать различные источники информации, как внутренние, так и внешние.

       Количество  разновидностей внешней информации и ее источников весьма значительно, поэтому ограничимся перечислением основных:

       а) законы, указы, приказы и другие нормативные  документы государственного уровня;

       б) нормативные акты отраслевого, регионального и местного уровня (часто противоречивые);

       в) комментарии к указанным выше нормативным актам (пресса, другие СМИ, базы данных, Интернет);

       г) данные о состоянии отрасли (СМИ, Интернет, результаты заказных исследований);

       д) данные о состоянии мировой экономики (СМИ, базы данных, Интернет);

       е) реклама и информация партнеров  и конкурентов (прямая реклама, СМИ, выставки, семинары и конференции, презентации, Интернет);

       ё) информация от клиентов (обратная связь);

       ж) выводы консультантов и экспертов, результаты внешних (заказных) маркетинговых исследований и аудиторских проверок.

       При использовании большого количества источников информации возникают трудности  с ее обработкой из-за частичности  или недостоверности, противоречивости, избыточности или разнородности информации.

       Большой  вклад в совершенствование работы с документами предприятия может  внести секретарь-референт, так как  значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем  месте. Такая централизация позволяет  проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.

       Именно  секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой в организации системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

 

       

       2.2. Организация работы  с документами 
 

       Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам.

       Правильная  организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами.

       В обязанности секретаря в плане  работы с документами входит:

       а) учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для  доклада руководству;

       б) оформление  (в том числе печатание) и рассылка  распределительных  документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..;

       в) подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями  проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

       г) оформление протоколов рассылок выписок  из них;

       д) анализ справок и докладов структурных  подразделений с заключениями и  предложениями по ним;

       е) подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам;

       ё) прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

       ж) организация приемов посетителей;

       з) прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив организации.

             В документационном обеспечении управления (ДОУ) можно  выделить три группы документов:

       а) внутренние (созданные в организации  и не выходящие за ее пределы) – распорядительная, справочно-информационная документация;

       б) входящие (поступающие в организацию). Сюда относятся документы вышестоящих  органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан и т.д.;

       в) исходящие (отправляемые в другие организации) - письма, планово-отчетная документация.

       Служба  документационного  обеспечения  управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской. где объясняется причина возврата.             

       Конверты  от поступающих документов оставляют  в том случае, кода по конверту можно  определить адрес отправителя, время  отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.

       Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения  поступивших документов на:

       а) направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

       б) направляемые непосредственно в  структурные подразделения или  конкретным исполнителям. 

       Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую  оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.

       На  рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

       Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления  в службу документооборота. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. [17, с. 38]

       На  данном этапе документы проходят первую экспертизу ценности. Предварительное  рассмотрение документов занимает большую  часть рабочего времени секретаря, но автоматизировать эту работу нельзя, т. к. только человек может определить степень важности документа, наметить возможного исполнителя. Можно рационализировать эту работу, повышая уровень профессионализма секретаря. 

       2.2.1. Регистрация документов 

       Регистрация документов - это фиксация факта  создания или поступления документа  путем проставленная на нем индекса  и даты с последующей записью  необходимых сведений о документе  в регистрационных формах. Регистрации  подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

       Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

       Входящие, исходящие и внутренние документы  регистрируются отдельно. Регистрационный  индекс входящих и исходящих документов включает:

       а) порядковый номер в пределах регистрируемого  массива документов;

       б) индекс по номенклатуре дел.

       ПРИМЕР: 218/01-15, где:

       218 - порядковый регистрационный номер;

       01-15 номер дела в которое будет  подшит документ или его копия  (для исходящих документов).

       Внутренние  документы при регистрации делятся  на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13.

       Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. [6, с. 43-44]

       В качестве регистрационных форм, в  зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы (приложение 2, 2а; 3, 3а) или регистрационно-контрольные карточки (РКК) (приложение 4, 4а). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, т. к. поиск по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила целесообразно вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль за исполнением документов на контрольных карточках.

       В Сакском городском исполнительном комитете годовой объем документооборота составляет более 2500 документов. Поэтому здесь используется карточная система регистрации документов.