Организация секретарского обслуживания

       Можно с полным правом утверждать, что  дьяки и подъячие выполняли функции, аналогичные нынешним секретарским, ведь документирование управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных  позиций можно отнести к чисто  секретарским.

       История государственных учреждений в царской  России свидетельствует, как шаг  за шагом рос государственный  аппарат, множилось чиновничество, бюрократия, игравшая важную роль в  жизни государства.

       В ХVIII в. правила ведения делопроизводства нашли подробное отражение в законодательстве. Особенно подробно эти правила были сформулированы в Генеральном регламенте (1720 г.) Указание Генерального регламента царской бюрократии почитались за непреложный закон. В значительной мере он сохранил свою силу до падения царизма.

       Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет «вершинных» и «невершинных»  дел, хранил печать коллегии (канцелярии).

       Глава 29 «Генерального регламента» называлась «О секретарском управлении». Впервые  записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов — также «попечение» секретаря.

       Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, «леность и недосмотр» наказывались штрафами, более серьезные проступки  наказывались еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков».

       В 1722 году был принят «Табель о рангах», закон, по которому служба была разделена  на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 классов или рангов чиновников. Служащий, получивший чин  до восьмого класса, становится потомственным  дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.

       В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии, секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения.

       В конце XVIII века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари («Кабинетный или купеческий секретарь» И. Сокольского). Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и «паркетный» этикет.

       В 1802 г. был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Указом об учреждении министерств,  в 1811 г. были строго разделены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имеют право получать и подписывать лишь определенные виды документов. От царя получали манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления; от Сената и других органов высшей власти – указы и предписания; местные губернские власти имеют право рассылать указы от имени «его императорского величества»; министры и руководящие чины министерств направляли нижестоящим органам предложения, циркуляры, запросы. В вышестоящие учреждения направлялись рапорты, доношения, представления. К высочайшей власти обращались также со всеподданнейшими докладами, прошением, жалобами. Равные по положению учреждения обменивались отношениями. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, сменило коллегиальность на единоначалие. Это привело к дальнейшей централизации госаппарата, к быстрому росту прослойки бюрократов – чиновников, всецело зависящих от милости царя. В 1812 г. было учреждено восемь министерств, впоследствии число их увеличилось. Равные по положению учреждения обменивались между собой сообщениями и «официальными письмами». Для служебной переписки применялись бланки с  угловыми штампами содержащими сведения об организации, которые изготовлялись типографским рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.

       Роль  секретаря в начале XIX века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных.

       Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления. В соответствии с «Общим учреждением министерств» многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, директорами департаментов.

       Достаточно отчетливо функции секретарей видны в отделениях департаментов губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имелись три уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря.

       Работа  секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов XIX века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей.

       Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обязанность по контролю за исполнением документов.

       Рядовые секретари канцелярии несли всю  тяжесть огромного делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество  за маленькую зарплату.

       Во  второй половине XIX века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.

       В 1868 году в Харькове были созданы  специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография.

       Выходили  специальные журналы — «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика»  и другие.

       Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих лет занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения с начальником, искусство овладения хорошими манерами. Наука изучать характеры и приспосабливаться к ним давалась не каждому. Тональность отношений, стиль работы и стиль жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами жалованья и самим духом времени.

       Но  и Генеральный регламент и  последующее законодательство ХIХ  и начала ХХ в. под делопроизводством  понимали главным образом порядок  письменного оформления производства дел, а также переписку. [13, с. 34-37]

       Делопроизводство  же, как система документирования самых разнообразных сторон деятельности государственных учреждений, развивалось  в нескольких направлениях и было представлено несколькими системами документирования.

       Так, уже в приказах отчетливо обособляется система документирования административной деятельности, или административное делопроизводство. Управленческая, административная деятельность имеет место в каждом учреждении – большом, малом, центральном и местном. Без администрации, которая руководит работой учреждения, оно действовать не может. В силу этого административное производство было самым распространенным.

       Почти параллельно с административным делопроизводством как самостоятельная развивалась система документирования учета, вначале бухгалтерского, а затем и статистического.

       Отдельные системы документирования возникли в области военной, судебной и  дипломатической деятельности. Все  эти системы документирования носят  название специальных.

       Развитие  специальных систем документирования в дальнейшем еще более усилилось. Так, большое значение в царской  России приобрела коммерческая («деловая») корреспонденция. Она широко распространена в торговых, промышленных предприятиях и частично проникла в государственные учреждения.

       Октябрьский переворот 1917 года сопровождался изданием многочисленных декретов, обращений, предписаний  о необходимости «выявить лиц, желающих работать в качестве бухгалтеров, писцов, секретарей-машинисток, посыльных служащих в революционных организациях».

       Специальным декретом были отменены сословия гражданские  чины, так называемые «бывшие» стали  обращаться друг к другу —  не «господин» или «Ваше благородие», а скромно, по-советски, «товарищ».

       В советских учреждениях складывается система требований к исполнителям и секретарям.

       Рабочий день секретарей руководителей государства, наркомов, председателя и заместителей Высшего центрального исполнительного  комитета был чрезвычайно загружен.

       Поручения следовали одно за другим. Не успевали выполняться одни, как надвигалась новая волна. Революционный порядок сформировал секретарский характер: сдержанность, аскетизм, безупречная преданность идее и ее воплощению в лице непосредственного начальника.

       Движение  за научную организацию труда в 20-30-е годы сделало немало для облегчения секретарского труда. Разрабатывались правила работы с документами, за границей закупалось конторское оборудование.

       В 1932 г. секретарей разделили на 2-е  неравноценные группы:

               а) помощники – референты;

               б) машинистка, секретарь 1 группы.

       В 1960 г. секретари получили новую должность, секретарь – машинистка и секретарь  – стенаграфистка. Им были переданы все административные и технические  функции, которые ранее выполняли  помощники и референты.

       В 1970 г. была разработана и утверждена серия ГОСТов на управленческую документацию. В 1972 г. стали действовать единые правила подготовки и оформления организации распорядительных документов и единые правила организации работы с документами.

       В середине 1980–х гг. была разработана единая государственная система документированного обеспечения. [22, с. 57-58]

       В настоящее время в Украине  действует своя система законов, регулирующая делопроизводство. Эта  система неполна и потому постоянно  обновляется.

       Нормативно-правовую базу секретарской деятельности в Украине составляют следующие документы: Закон Украины «Об обращении граждан», ГОСТ 2732-94 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров АРК, местных органах исполнительной власти», утвержденная постановлением КМУ № 1153 от 17.10.1997 г. и другие.

 

       

       1.2. Классификация  секретарей 

       В настоящее время в любой организации  или на предприятии есть несколько позиций, которые занимают секретари:

       RECEPTIONIST – человек (чаще всего – девушка), работающий на телефоне. В его обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность. 

       На  этом же уровне находится должность  информатора. Только в этом случае человек  сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

       Если  человек владеет иностранным  языком, ему предусмотрена должность  OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.

       Самая же высокая должность – PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае человек работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английском языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры…

       Эффективность труда во многом зависит от склонностей, интересов, способностей, индивидуальных психологических особенностей людей.    

       Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой  подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой  секретарского труда. На первый взгляд, человеку  несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких  особых  знаний  не  требуется.