Оформление акта. Оформление протокола

- текст;

- подписи.

 

2.3. Виды протоколов

Существует два вида протоколов: полный и краткий.

-Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседаниях.

-Краткий протокол - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол совещания ...).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

-Вводная часть оформляется одинаково в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - "Список участников прилагается"), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, - в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

При этом слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" (без кавычек) печатают слева от поля, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Слова "Повестка дня" располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)...

В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается". В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Текст, краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.  Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

-Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тир указывают даты начала и окончания заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - "ПРОТОКОЛ" - или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа).

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

В связи с нарушениями в оформлении протоколов производственных совещаний организации был разработан образец протокола.

Протокол может содержать пункт об утверждении какого-либо документа. В таком случае документ должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на его номер и дату.

Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанности секретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Гриф (пометка об ограничении доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра документа печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пример 1:

Протокол №1 
Общего собрания учредителей 
Общества с ограниченной ответственностью «________________________»  
(учредителями ООО являются юридические или физические лица)

Дата проведения собрания: «__» __________ 20__ г. 
Место проведения собрания: ______________________________. Время начала / окончания собрания: 10 часов 00 минут / 11 часов 00 минут. 
Присутствовали учредители Общества с ограниченной ответственностью «______________» (далее Общество): - Фирменное наименование юридического лица, в лице руководителя Ф.И.О., действующего на основании Устава; - Ф.И.О. учредителя физического лица.

Единогласно решили избрать Счетную комиссию общего собрания учредителей, проводящую подсчет голосов, в составе: Ф.И.О. учредителей

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. 1. Об избрании председателя и секретаря собрания.
2. 2. Об учреждении Общества.
3. 3. Об утверждении Устава Общества.
4. 4. О заключении договора об учреждении Общества.
5. 5. Об избрании Генерального директора Общества.
6. 6. Об утверждении проекта трудового договора (контракта) с Генеральным директором Общества.
7. 7. Об утверждении денежной оценки вносимых в уставный капитал Общества не денежных вкладов.
8. 8. Об избрании ревизионной комиссии (Ревизора) Общества.
9. 9. Об избрании членов Совета директоров Общества.
10. 10. О назначении ответственного лица за осуществление государственной регистрации Общества.
11. 11. О выборе способа подтверждения принятия решения общим собранием учредителей и состава учредителей, присутствующих при его принятии.

ПРИНЯТЫЕ РЕШЕНИЯ:

1. Избрать председательствующим  на учредительном собрании Общества (председателем собрания) Ф.И.О. Избрать Секретарем собрания Ф.И.О.. 
Результат голосования: «ЗА» - единогласно; «ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» - нет.

2. Учредить (создать) Общество  с ограниченной ответственностью  «______________». Результат голосования: «ЗА» - единогласно; «ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» - нет.

3. Утвердить Устав Общества. 
Результат голосования: «ЗА» - единогласно; «ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» - нет.

4. Заключить договор об  учреждении Общества. 
Результат голосования: «ЗА» - единогласно; «ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» - нет.

5. Избрать Генеральным  директором Общества Ф.И.О. (паспорт  гражданина РФ: 00 00 000000, выдан _____________________ ________________________ 00.00.2000 года, код подразделения: 000-000, адрес регистрации: 000000, г. ________, ул. _____________, д.__, кв.____). Результат голосования: «ЗА» - единогласно; «ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» - нет.

6. Утвердить проект трудового  договора (контракта) с Генеральным  директором Общества. Подписание  трудового договора (контракта) с  Генеральным директором Общества  возлагается на Ф.И.О. учредителя. 
Результат голосования: «ЗА» - единогласно; «ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» - нет.

7. Утвердить денежную  оценку вносимого учредителями  Общества не денежных вкладов (имущества) в размере ___________ (____________) рублей, а именно: ____________, ___ шт., стоимостью __ рублей. Отчет об оценке вносимого  учредителями Общества имущества  подготовлен независимым оценщиком (оценочной компанией) _____________________________ от _________2014г. 
Результат голосования: «ЗА» - единогласно; «ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» - нет.

8. Вариант 1: Избрать ревизором  Общества Ф.И.О. 
   Вариант 2: Избрать членами ревизионной комиссии Общества: Ф.И.О, Ф.И.О, Ф.И.О. 
Результат голосования: «ЗА» - единогласно; «ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» - нет.

9. Избрать членами Совета  директоров Общества: Ф.И.О, Ф.И.О., Ф.И.О. 
Результат голосования: «ЗА» - единогласно; «ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» - нет.

10. Назначить ФИО учредителя  ответственным лицом за осуществление  государственной регистрации Общества. 
Результат голосования: «ЗА» - единогласно; «ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» - нет.

11. Определить в качестве  способа подтверждения принятия  решения общим собранием учредителей  и состава учредителей, присутствующих  при его принятии – подписание протокола всеми учредителями Общества. Решения, принятые учредителями Общества, являются добровольными, с требованиями действующего законодательства учредители ознакомлены. Настоящий протокол общего собрания учредителей согласно п. 3), п 3, Статьи 67.1 ГК РФ не удостоверяется путем нотариального удостоверения.

Результат голосования: «ЗА» - единогласно; «ПРОТИВ» - нет; «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» - нет.

Иных вопросов в повестке дня общего собрания учредителей нет. Собрание закрыто.

Подсчет голосов проведен счетной комиссией общего собрания учредителей в составе: Ф.И.О. 

 

Председатель собрания

Ф.И.О.                                                                                                    _____________

Секретарь собрания

Ф.И.О.                                                                                                    _____________

ПОДПИСИ УЧРЕДИТЕЛЕЙ:

Фирменное наименование ЮЛ

 
Ф.И.О. руководителя                                                ______________ 
  
Ф.И.О. учредителя ФЛ                                               ______________ 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                    Список литературы:

1. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник/Под ред. Проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб, и доп. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 592 с. - (Серия «высшее образование»).

2. Воронов Ю.С., Овчинников  С.А. Документоведение: Учебное пособие  для студентов специальности  «Документоведение и документационное  обеспечение управления» / Сост. Ю.С. Воронов, С.А Овчинников. - Саратов: Изд. центр СГСЭУ, 2009. - 176 с.

3. Основные декреты и  постановления советского правительства  по архивному делу 1918-1982 гг. -- М.: Главархив СССР, 1985.

4. Кудряев В.А. Управление документацией и новые информационные технологии. -- М: Научная книга/ Под ред. В.А. Кудряева 2010. -- 137 с.

5. Воронов Ю.С., Овчинников  С.А. Организация и технология  документационного обеспечения  управления: Учебное пособие для  студентов специальности «Документоведение  и документационное обеспечение  управления Ю.С. Воронов, С.А Овчинников. - Саратов: Изд. центр СГСЭУ, 2010. -64 с.

6. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.В. Стенюков М.: Приор, 2012.

7. Ларин М.В.  Управление  документацией в организации.  М., 2012.

8. Кирсанова М.В. Современное  делопроизводство. М., Информ-М, 2010.

9. Н.А. Храмцовская.  Проблемы современного делопроизводства. Секретарь-референт, №5 2010.

10. Елисеев В.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота.