Оформление акта. Оформление протокола

 

 

Государственное автономное профессиональное образовательное

 учреждение Тюменской  области

«Западно - Сибирский государственный колледж»

(ГАПОУ ТО «ЗСГК»)

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

на тему «Оформление акта. Оформление протокола.»

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка

группы ПР-031з

Габерман Н.Е.

Преподаватель:

                                                                                         Гладкова Т.Л.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тюмень 2015

Содержание:

Вопрос 1. Оформление акта:

1.1. Акт……………………………………………………..........................................3

1.2. Реквизиты акта…………………………………………………………………..3

1.3. Требования к оформлению текста акта………………………………………...4

1.4. Процедура оформления акта…………………………………………………....4

Пример 1. Акт выполненных работ…………………………………………………7

Пример 2. Акт сверки взаиморасчётов……………………………………………...8

Вопрос 2. Оформление протокола:

2.1. Понятие протокола и его назначение………………………………………….9

2.2. Правила оформления протоколов……………………………………………...9

2.3. Виды протоколов………………………………………………………………10

Пример 1. Протокол общего собрания учредителей……………………………..14

Список литературы…................................................................................................17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос 1. Оформление акта.

1.1. Акт

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами фирмы. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные о фирме.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилия председателя, фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности и фамилии присутствующих.

Акт может иметь заголовок, например, «Акт о недостаче ТНП» или «Акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».

В основной части акта излагаются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста могут быть указаны сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения. Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Коммерческий акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в коммерческом акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

 

                                                1.2. Реквизиты акта

Реквизиты акта:

- наименование организации (наименование министерства или  ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - АКТ;

- дата (дата актируемого  события, которую проставляют сразу, независимо от того, когда подписан акт);

- номер (на одной строке с датой);

- заголовок документа;

- место издания (город);

- текст (пишут через 1,5 интервала);

- приложение (если есть);

- грифы утверждения и  согласования (если необходимо);

- подпись (лиц, указанных  в вводной части, с расшифровкой  фамилий, указанием инициалов; должность не указывают);

- отметка об исполнении  документа и направлении его в дело.

 Реквизиты отделяют  друг от друга 1,5-3 интервалами.

 

1.3.Требования к оформлению текста акта

1. В заголовке к тексту  акта следует писать название  или краткое содержание актируемого факта или события.

2. Текст акта состоит  из двух частей: вводной и констатирующей.

2.1. Вводная часть акта строится по схеме:

- основание;

- составлен комиссией в составе…;

- председатель;

- члены комиссии.

2.2. При перечислении лиц, участвовавших в составлении  акта, указывают должности, инициалы, фамилии.

Если акт составлен комиссией, то первым указывают председателя комиссии, его должность, инициалы и фамилию. Фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами и пишут через полтора интервала.

2.3. В констатирующей части  излагаются цели и задачи, сущность  и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты.

2.4. В тексте акта должны  быть сведения о количестве  экземпляров акта и месте их  нахождения.

3. Дата акта должна  соответствовать дню актируемого  факта или события.

 

1.4. Процедура оформления акта

Акты всегда составляются в присутствии нескольких сотрудников, которые выступают в качестве свидетелей.  В дальнейшем благодаря составленному акту могут быть приняты решения, которые могут изменить ход событий, повлиять, на чью-либо жизнь.   Достаточно часто акты используются при судебных разбирательствах.   На основании статьи 230 ТК РФ, акты приема-сдачи документов, ценностей, при проведении инвентаризации и в других случаях составляются только специально созданной для этих целей комиссией.

Самой распространенной причиной в области составления актов является нарушение трудовой дисциплины сотрудником организации.

Отметим, что в данном случае установленной формы для издания акта с такой формулировкой нет. Поэтому будем прибегать к практической стороне вопроса.

       Итак, к  наиболее распространенным проступкам относят:

-прогулы;

-появление на работе в состоянии опьянения;

-несвоевременное выполнение  обязанностей, предусмотренных трудовым  договором, должностной инструкцией;

-некачественное выполнение  обязанностей, предусмотренных трудовым  договором, должностной инструкцией;

-некачественное выполнение  распоряжений, приказов, заданий руководства;

-несвоевременное выполнение  распоряжений, приказов, заданий руководства.

Структура акта о нарушении дисциплины труда состоит из следующих элементов:

- дата, место и время составления;

- автор акта;

- свидетели составления  акта;

- конкретное указание нарушения работника;

- предварительные объяснения нарушителя;

-подписи свидетелей;

-подпись составителя  акта;

 -подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.

В случае отказа работника, совершившего проступок, ставить свою подпись в акте об ознакомлении с ним, мы обязательно делаем пометку об этом факте.

Если на работе сотрудник появился в алкогольном или наркотическом опьянении, то акт незамедлительно составляется в этот же день. Ознакомление сотрудника, совершившего проступок, в данной ситуации происходит на следующий день.

В случае отказа дать объяснение в акте обязательно фиксируем причину, которую озвучил работник (почему он не захотел делать объяснение).

Если в организации существует утвержденный бланк для фиксации акта, то всю информацию мы фиксируем в нем. Либо можно использовать специальный бланк организации для оформления акта.  реквизитов:

Заголовок должен согласовываться со словом «акт» и стоять в родительном или предложном падеже.

Обязательно в акте укажите количество составленных экземпляров и, если есть, зафиксируйте приложения к акту.

Если акт подписан всеми участниками события, то он вступает в силу с момента его подписания всеми заинтересованными лицами.    В случае несогласия кого-либо, делается на акте отметка о его отношении, потом им ставится подпись, и акт вступает в силу.

                  

                                            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос 2. Оформление протокола.

2.1. Понятие протокола и его назначение

В ряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях

Нужно иметь в виду, что в деятельности организаций и предприятий часто составляются документы под названием «Протокол», однако они не подпадают под приведенное определение. Так, в области договорных отношений составляются протоколы о намерениях, протоколы разногласий, протоколы согласований; в числе основных документов общего собрания акционеров законодательство называет протоколы счетной комиссии и т.д. Подобные разновидности протоколов сходны по своему назначению с актами: они фиксируют и подтверждают факты или события.

Протоколы составляются в любой организации, где есть временные или постоянно коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности является обсуждение действующие тех или иных вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений, часто голосованием.

С появлением в нашей стране акционерных обществ возросло внимание к этому виду документа. Высшие органы управления акционерного общества - коллегиальные, и протоколы, в которых находит отражение их деятельность, становятся одними из важнейших управленческих документов. Речь идет о протоколах общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и правления. Не случайно Федеральный закон «Об акционерных обществах» и иные правовые акты уделяют специальное внимание содержанию этих документов. 

 

                                    2.2. Правила оформления протоколов

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания.

Обязательными реквизитами протокола являются:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер;

- место составления или издания;

- заголовок к тексту;