КРАСНОЯРСКИЙ  ФИЛИАЛ

АКАДЕМИИ  УПРАВЛЕНИЯ И ЭКОНОМИКИ

(г. Санкт Петербург) 
 
 

Факультет: «Экономики и управления»

Специальность: «Государственное и муниципальное 

управление» 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

ПО ДОКУМЕНТАЛЬНОМУ  ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ

 

Тема: ОБЩИЙ  ВИД И СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ 
 
 
 

 
 
 
 
 

г. Красноярск, 2011 г.

     СОДЕРЖАНИЕ

                                                                        Стр.

1. Введение          2
2. Состав реквизитов        2
3. Правила оформления реквизитов документа    4
4. Общий вид реквизитов       15
5. Заключение         18
6. Список литературы        19

     ВВЕДЕНИЕ

     Управление  предприятием неизбежно требует  создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная  на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.

     Любая управленческая деятельность связана  с запечатлением информации в  документе. Умение надлежащим образом  преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно составить  и оформить документ, является залогом  успешной деятельности в какой-либо сфере деятельности (бизнес, политика, наука и др.)   

     От  того, как оформлен текст документа, зависит краткость, ясность и  выразительность мысли в документе.

     Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой  организации. На основе ее принимаются  соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных  ситуациях, подтверждая тем самым  первичное определение термина  «документ» как «способ доказательства».

     Каждый  документ состоит из элементов, которые называются реквизитами.

     Реквизит специальный информационный элемент документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление.

     Состав  и правила оформления реквизитов определяется                   ГОСТом Р 6.30-2003. 

     СОСТАВ  РЕКВИЗИТОВ

     Всего установлено 30 реквизитов:

     01- Государственный герб Российской Федерации;

     02- герб субъекта Российской Федерации;

     03- эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

     04- код организации – автора документа;

     05- основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

     06- идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) ;

     07- код фирмы документа;

     08- наименование организации – автора документа;

     09- справочные данные об организации;

     10- наименование вида документа;

     11- дата документа;

     12- регистрационный номер документа;

     13- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

     14- место составления или издания документов;

     15- адресат;

     16- гриф утверждения документа;

     17- резолюция;

     18- заголовок к тексту;

     19- отметка о контроле;

     20- текст документа;

     21- отметка о наличии приложения;

     22- подпись;

     23- гриф согласования документа;

     24- визы согласования документа;

     25- оттиск печати;

     26- отметка о заверении копии;

     27- отметка об исполнителе;

     28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

     29- отметка о поступлении документа в организацию;

     30- идентификатор электронной копии 

     Однако  на одном документе всех реквизитов может и не быть, тем более некоторые  из них взаимоисключающие. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и  работы с ним.

     Различают постоянные и переменные реквизиты. Постоянные – повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. Переменные – указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

     Особенно  важно правильное оформление таких  реквизитов, как дата, подпись, гриф утверждения, которые придают документу  юридическую силу. 

     ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

     Государственный герб Российской Федерации (01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации». 

     Герб  субъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. 

     Эмблему организации или  товарный знак (знак обслуживания) (03) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

     Реквизиты 01, 02, 03 располагают в верхней части  документа. 

     Код организации (04)проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) ниже справочных данных об организации (09) и наименования вида документа (08). 

     Основной  государственный  регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица (05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами рядом с кодом организации (04). 

     Идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами рядом с ОГРН (05). 

     Код формы документа (07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) рядом с ИНН/КПП (06). 

     Наименование  организации (08) помещается в верхней части документа и пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах. Организация может иметь и сокращенное наименование, которое помещают (в скобках) ниже полного. Кроме наименования организации указывают (полное или сокращенное) наименование вышестоящей организации, в систему которой оно входит. 

     Справочные  данные об организации (09) включают в себя: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, факсов, расчетных счетов в банках (на практике часто не указываются), адрес электронной почты. Располагаются в левом верхнем углу по наименованием организации (08). 

     Наименование  вида документа (10) должно соответствовать видам документов, предусмотренным «Общероссийским классификатором управленческой документации» и располагается в левом верхнем углу ниже наименования организации (08) и справочных данных об организации (09). Как правило печатается крупным шрифтом от границы левого поля и проставляется на всех документах кроме писем, позволяет быстро классифицировать документ, помогает его адекватному восприятию. 

     Дата  документа (11) – обязательный реквизит документа, важнейший показатель для его поиска, располагается ниже наименования вида документа (10), оформляется в последовательности: число (пара арабских цифр), месяц (пара арабских цифр), год (четыре арабских цифры): 01.03.2010. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права  организаций и граждан, допускается применять словесно-цифровой способ оформления: 1 марта 20010 года. Документ, составленный несколькими организациями (юридическими лицами), должен иметь одну дату. Датой документа является:

     - дата его подписания (для приказов, справок, писем, докладных записок);

     - дата принятия документа коллегиальным  органом (для решений, постановлений);

     - дата утверждения (для положений, уставов, инструкций);

     - дата составления, события (для актов, протоколов). 

     Регистрационный номер документа (12) – условное обозначение документа, которое присваивается при регистрации, проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах рядом с датой документа (11). В его состав входят: индекс по номенклатуре дел, порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов, иные обозначения. Например: 11/674-гх. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация с начала года. Например; ПРИКАЗ № 28,               ПРОТОКОЛ № 7. 

     Ссылка  на регистрационный  номер и дату документа (13) помогает адресату, получившему письмо-ответ, быстро найти копию своего письма. Специальное место для этого реквизита обычно предусматривается на бланке писем под датой(11) и регистрационным номером (12). Заполняется при оформлении ответа на письмо, полученное от иной организации. Дата и номер для ссылки берутся из полученного письма и оформляются следующим образом: На № 28/6-5 от 25.02.2011. 

     Место составления или  издания документа (14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения, располагается под ссылкой на регистрационный номер и дату документа (13).

     Адресат (15) может состоять, максимально, из следующих частей:

     - наименование учреждения в именительном  падеже;

     - наименование структурного подразделения  в именительном падеже;

     - должность и фамилия в дательном  падеже;

     - почтовый адрес (в письмах).

     Этот  реквизит размещается в правом верхнем  углу документа. Каждая составная часть  должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк (составных  частей) знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Переносы слов не допускаются. Инициалы ставятся перед фамилией. Например:

                                               ООО «Омега»

                                               Бухгалтерия

                                               Главному бухгалтеру

                                               В.Е. Васильевой 

     Если  документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:

                                               Администрации районов

                                               города Красноярска 

     При направлении документа руководителю организации, наименование организации  включается в состав должности адресата. Например:

                                               Директору ООО «Омега»

                                               И.П. Соловьеву