Общий вид и состав реквизитов

ign="justify">В состав этого реквизита может входить  и почтовый адрес, который располагается  после названия организации и  должностного лица. На одном документе  может быть указано не более 4-х  адресатов. Слова «Копия» перед  вторым и т.д. адресатами не указывается. При большем количестве адресатов  составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адрес.

     При направлении документа физическому  лицу указывается фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:

                                               Смирехиной Н.Г.

                                               ул. Парковая, 17, кв. 7,

                                               г. Красноярск, 660075 
 

     Гриф  утверждения документа (16) располагается в правом верхнем углу документа.

     При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ. Его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

                                               УТВЕРЖДАЮ

                                               Генеральный директор

                                               ООО «Русский Узор»

                                               _____________А.В. Петров

                                               01.03.2011 

     При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагаются  на одном уровне.

     При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕН (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

                                               УТВЕРЖДЕН

                                               Постановлением администрации

                                               города Красноярска 

                                               от 31.03.2010 № 375 
 

     Резолюция (17) пишется руководителем непосредственно на документе и включает в себя: фамилию исполнителя, краткое изложение поручения, срок исполнения, подпись и дату. Обычно помещается справа в верхней части документа. Основная функция резолюции – побудить сотрудников к практическим действиям в соответствии с теми задачами, которые поставлены в документе. 

     Заголовок к тексту (18) – краткая формулировка основного смысла документа, располагается в левом верхнем углу бланка ниже даты (11) и регистрационного номера (12). Заголовок пишется одной фразой и должен грамматически согласовываться с названием документа. Например, отчет (о чем?) о работе приемной комиссии, протокол (чего?) заседания Ученого совета. На документах формата А5, в телефонограммах, письмах, телеграммах, содержание которых не более 7 строк, заголовок не указывается.

     Польза  заголовка в том, что он сразу  определяет тему документа. Это особенно удобно при регистрации и рассмотрении входящих документов. 

     Текст документа (20) – основная и важнейшая часть документа, пишется на русском (или национальном) языке. Основные требования – краткость, последовательность и логичность изложения, исключение повторений и излишних подробностей. Формулировки служебных документов должны быть точными, правильными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Тексты большинства документов состоят из вводной части и основной, в которой излагаются выводы, предложения, решения. Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому следует смысловые части текста разделять абзацами.

     Тексты  большого объема иногда делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел
1. Подраздел
1. Пункт
1. Подпункт

 

     В некоторых документах (акт, справка)текст может быть оформлен в виде таблицы. 

     Отметка о наличии приложения (21) располагается от границы левого поля бланка между текстом и подписью. Если полное наименование приложения к докумен6ту упоминается в тексте, то отметка о приложении оформляется в сокращенной форме:

Приложение: на 2л. в 3 экз.

     Если  документ имеет приложение, не названное  в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: 

Приложение: 1. Распоряжение администрации города от 23.02.2010 № 35

        на 2 л. в 1экз.

    2. Приказ департамента городского  хозяйства от 15.03.2010

        № 24 на 1 л. в 1 экз. 

     Документы-приложения должны иметь все необходимые  реквизиты: наименование вида документов (10), заголовок (18), дату (11), подпись (22). Кроме  того, на приложении в правом верхнем  углу делается отметка, указывающая  на его связь с основным документом. Например:

                                            Приложение 2

                                            к постановлению  администрации

                                            города от 23.05.2005 № 315

     Подпись (22) проставляется ниже текста (20) и отметки о приложении (21), ставится всегда на первом экземпляре. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы могут быть подписаны руководителем или одним из его заместителей. Например:

Руководитель  управления

образования   подпись             А.П. Семенова 

     Если  документ составлен на фирменном  бланке, тогда дается сокращенное  название должности. Например:

Руководитель   подпись              А.П. Семенова 

     Если  ответственность за содержание документа  несут несколько лиц (например за денежные документы), проставляются две подписи и более. Тогда подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Руководитель   подпись     А.П. Семенова 

Главный бухгалтер  подпись     Т.П. Пак 

     Если  документ составлен комиссией, то при  подписании указывают не должностных  лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии. Например:

Председатель  комиссии  подпись    Т.Р. Соколов 

Заместитель председателя

комиссии     подпись    С.С. Бурцев 

Члены комиссии:    подпись    Т.П. Голубева 

                                    подпись    С.В. Хохлова 

    При подписании документа несколькими  равными по должности лицами их подписи  располагаются на одном уровне. Например:

Директор  ООО «Омега»    Директор ЗАО «Союз» 

подпись     Е.П. Куликов    подпись С.Н. Матвеев 

     Документ  может быть подписан работником, исполняющим  обязанности должностного лица (с  указанием его фактической должности  и фамилии). Не допускается ставить  предлог «за», надпись от руки «Зам.»  или косую черту перед наименованием  должности. Лицо, подписавшее документ, берет на себя персональную ответственность  за его содержание.

     Подпись – обязательный реквизит документа. Не подписанный документ не имеет  юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации – автора документа. 

     Гриф  согласования документа (23) располагается ниже подписи (22) или на отдельном листе согласований, состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Например:

     СОГЛАСОВАНО

Руководитель  управления

образования

подпись А.П. Семенова

21.08.2010 

     Если  согласование осуществляется письмом, протоколом или другими документами, гриф согласования оформляют по следующей  форме:

     СОГЛАСОВАНО

Протокол  заседания правления

ТСЖ «Планета»

От 13.09.2010

     С помощью согласования расширяется  круг лиц, ответственных за составленный документ. Согласование осуществляется до того, как документ утвержден.

     Согласование  документа может быть внутренним и внешним.

     Внутреннее  согласование производится в учреждении со структурными подразделениями, а  также с ответственными работниками, специалистами, имеющими отношение к данному вопросу. Это повышает надежность документа.

     Внешнее согласование документа производится с заинтересованными или подчиненными организациями, а также с органами государственного надзора и вышестоящими органами. Как правило, на подобное согласование уходит много дополнительного времени. 

     Оттиск  печати (25) ставится на документах, содержащих наиболее важную информацию и подписанных должностным лицом, чем заверяется подлинность подписи и подтверждается достоверность документа. Печать проставляется таким образом, чтобы она захватывала часть личной подписи должностного лица и была хорошо читаема. Организации необходимо разработать свой перечень документов, на которых ставится печать.

     Примерный перечень документов, на которых ставится печать:

1. Акты.
2. Архивные справки.
3. Доверенности.
4. Договоры.
5. Командировочные удостоверения.
6. Положение об организации.
7. Письма гарантийные.
8. Сметы расходов.
9. Удостоверения.
10. Устав организации.
11. Штатные расписания.

    В государственных учреждениях используют гербовую печать и простую печать. Гербовая печать ставится на документах, удостоверяющих права организации  или должностных лиц, фиксирующих  расходование денежных средств, а также  предусмотренных государственными правовыми актами.

    Порядок изготовления и хранения печатей  регулируется законодательством Российской Федерации. 

     Отметка о заверении копии (26) ставится ниже подписи (22), пишется «Верно», указывается должность лица, заверившего копию, ставится его личная подпись, делается расшифровка подписи, отмечается дата. Например:

     Верно

Начальник отдела кадровой

политики     подпись   А.Р. Карпова