Общий вид и состав реквизитов

09.06.2010 

     Если  копия выдаётся на руки или пересылается в организацию, подпись удостоверяют простой печатью. В этом случае копия  имеет юридическую силу подлинника. 

     Отметка об исполнителе (27) располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, пишутся инициалы и фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона. Например:

А.Ф. Миронов 215-23-50

     Этот  реквизит очень важен для оперативной  связи с тем, кто будет работать над вопросами, затронутыми в  документе. Кроме того, подобные отметки воспитывают исполнительскую дисциплину у персонала. 

     Отметка об исполнении документа  и направлении  его в дело (28) располагается в левой нижней части первого листа документа ниже отметки об исполнителе (27), включает в себя: краткие сведения об исполнении; ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления); слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя и дату проставления отметки. Например:

Ответ составлен и направлен адресату

Письмо  от 22.08.2010 № 10/1089-гх

В дело 10

Подпись Е.А. Зайцева 

     Отметка о поступлении  документа в организацию (29) располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов: сокращенного наименования предприятия, получившего документ; входящего номера и даты поступления документа. Например:

                                                        ДГХ

                                                        Вх. № 820-гх

                                                        02.03.2011 

     Иногда  данную отметку делают с помощью  специального штампа. 

     Идентификатор электронной копии (30) - отметка (колонтитул),          проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. 

     ОБЩИЙ ВИД РЕКВИЗИТОВ

     См. приложения. 
 
 
 

                                                Приложение 1

ДЕПАРТАМЕНТ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА  АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КРАСНОЯРСКА (08) 

Карла Маркса ул., 93и, г. Красноярск, 660213, тел. (8-391) 267-31-93, факс (8-391) 267-82-66

e-mail: djkh@admkrsk.ru, (09), ИНН/КПП 2676092184/267601001 (06) 

 

     [Обращение «Уважаемый (ая)…»]! 

     [Текст письма с прописной буквы] (20) 

 
Приложение: на 1л. в 1 экз. (21) 

Должность  
руководителя   Личная подпись  Инициалы и фамилия (22) 
 

Фамилия Имя  Отчество Исполнителя (без слова  Исполнитель) (27)

Телефон

                                                Приложение 2

ДЕПАРТАМЕНТ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО

АДМИНИСТРАЦИИ  ГОРОДА КРАСНОЯРСКА  
 

ПРИКАЗ (10) 

_____________ (11)       №________ (12) 
 

[Заголовок] (18) 
 

     [Текст с прописной буквы] (20) 
 
 
 
 
 
 

 
Должность  
руководителя   Личная подпись  Инициалы и фамилия (22)       МП 
 
 

Согласовано

Должность    Личная подпись   Инициалы и фамилия (23)

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     В заключении хотелось бы сказать, что  документ представляет собой систему. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

     Чтобы документ имел юридическую силу, процесс  его создания регламентируется и  осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении  термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная  информация (документ) - зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".

     Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

     Как носитель информации документ выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а  также материалом для справочно-поисковой  работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет  труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе. 
 
 
 
 
 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2003.
2. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. М., 2000.
3. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
4. http://www.ait.spb.ru/demo/delo-koi8-r/a030106.htm