Назначение информационно-поисковой системы. Требования к ИПС. Виды ИПС

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования  «Российская таможенная академия» Санкт-Петербургский  имени В.Б.Бобкова филиал Российской  таможенной академии _______________________________________________________________ Кафедра информатики и ИТТ       Контрольная работа   по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» Вариант 12
	Выполнил: студент 6 курса заочной формы обучения экономического факультета группы 6531-з Рыбачук А.К.   Проверил: ____________________   Оценка _______________________   Подпись______________________  «____» _________________2012 г.
Санкт-Петербург                                                      2012

 

Содержание

 

1. Назначение информационно-поисковой системы. Требования к ИПС. Виды ИПС……………………………………………………………………..4
2. Реквизиты документов: эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), дата документа, текст документа (вводная и основная часть), оттиск печати, идентификатор электронной копии документа. ……………………...……………………………………………………………
3. Практическое задание: составьте служебную записку на имя начальника отдела тылового обеспечения Кингисепской таможни (звание, И.О.Ф.), в которой начальник отдела контроля таможенного оформления (звание, И.О.Ф.), просит выделить отделу канцелярские товары (укажите канцелярские товары, их количество и причину обращения).…………..……………………………………………………….6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Назначение  информационно-поисковой системы.

Требования  к ИПС. Виды ИПС

 

Информационная поисковая система – система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций.

Опыт и практика создания систем в различных сферах деятельности позволяет дать более широкое и универсальное определение, которое полнее отражает все аспекты их сущности.

Под информационной системой в дальнейшем понимается – организованная совокупность программно – технических  и других вспомогательных средств, технологических процессов и функционально – определённых групп работников, обеспечивающих сбор, представление и накопление информационных ресурсов в определённой предметной области, поиск и выдачу сведений, необходимых для удовлетворения информационных потребностей установленного контингента пользователей – абонентов системы.

Информационная система  – это определенным образом организованная совокупность взаимосвязанных средств  вычислительной техники и программного обеспечения, позволяющая решать те или иные функциональные задачи.

Информационные системы обеспечивают подготовку, ввод, хранение, обработку, контроль и передачу данных. Они отличаются иерархической структурой. Степень их автоматизации обычно относительно высока. Информационные системы бывают реализованы как сеть взаимосвязанных вычислительных машин разной величины и абонентских пунктов (терминалов). Их подсистемы выполняют функции на различных уровнях управления, как правило, используя общий банк данных.

Классифицировать  информационные системы достаточно сложно из-за их разнообразия и постоянного развития структур и функций.

В качестве признаков  классификации используются: область  применения, охватываемая территория, организация информационных процессов, направление деятельности, структура  и др.

По территориальному признаку информационная поисковая система (ИПС) классифицируются на геоинформационные, международные, общегосударственные, областные, республиканские, окружные, городские, районные и т.д.

По сфере  применения различают ИПС в экономике, в промышленности, в торговле, на транспорте, в правовой сфере, в медицине, в учебных заведениях и т.п.

В рамках одной  сферы ИПС можно классифицировать по видам деятельности. Так, например, все правовые информационные системы  можно условно разбить на ИПС, используемые в правотворчестве, правоприменительной практике, правоохранительной деятельности, правовом образовании и воспитании. Конечно, следует понимать, что подобного рода классификация достаточно условна, так как одни и те же ИПС могут использоваться в различных видах правовой деятельности.

Можно классифицировать правовые информационные системы с  точки зрения правового образования, в рамках которого они сложились  и задачи которого решают в процессе своего функционирования, – автоматизированные системы органов прокуратуры, юстиции, судов и др.

Один из основных подходов к классификации ИПС  в правовой сфере связан с видами обрабатываемой социально-правовой информации.

Так можно выделить ИПС, основанные на системе нормативных  правовых актов. Например, информационно-поисковые  по законодательству и справочные правовые системы. Для этих систем проблемы систематизации информации связаны с вопросами классификации и систематизации нормативных правовых актов.

С другой стороны, можно выделить системы, аккумулирующие и обрабатывающие разнообразную социально-правовую информацию ненормативного характера: криминологическую, криминалистическую, судебно-экспертную, оперативно-розыскную, научную правовую и др.

Автоматизированные  информационные системы принято  также подразделять на полнотекстовые и фактографические.

В полнотекстовых ИПС собираются и систематизируются  тексты документов или их библиографическое  описание. Поскольку документированная  информация – это зафиксированная  на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию, или в установленных законодательством Республики Беларусь случаях ее материальный носитель, то указанные реквизиты являются основанием для классификации обрабатываемой информации.

Опыт практического  применения ИПС показал, что наиболее точной, соответствующей самому назначению ИПС следует считать классификацию по степени сложности технической, вычислительной, аналитической и логической обработки используемой информации. При таком подходе к классификации можно наиболее тесно связать ИПС и соответствующие информационные технологии.

Соответственно, можно выделить следующие виды ИПС:

- информационно-справочные  системы (ИСС);

- информационно-логические  системы (ИЛС);

- экспертные  системы (ЭС) и системы поддержки  принятия решений;

- автоматизированные  рабочие места (АРМ);

- автоматизированные  системы управления (АСУ);

Под информационно-справочной системой (ИСС) в области права  будем понимать информационную систему, предназначенную для сбора, систематизации, хранения и поиска правовой информации по запросам пользователей (ИПС-Светоч, «Экспертцентр», «Бизнес-инфо», «Консультант+»).

ИСС используются для накопления и постоянного  корректирования больших массивов информации о лицах, фактах и предметах, представляющих интерес. Эти системы работают преимущественно по принципу «запрос – ответ», поэтому обработка информации в них связана в основном не с преобразованием первичных данных, а с их поиском.

Принципиальную  особенность ИСС составляет понятие  «информационный поиск». Информационный поиск – это процесс отыскания в каком-то множестве тех сведений, которые посвящены указанной в информационном запросе теме (предмету), информация о которой необходима пользователю.

Использование информационно-справочных систем правовой информации в различных областях деятельности имеет свои особенности и соответственно определяет специфические задачи и требования, которые позволяют говорить о них не только как о поисковом инструменте.

Можно выделить четыре основные сферы применения этих систем:

а) систематизация и исследование проблем законодательства;

б) законотворчество;

в) правоприменительная  практика;

г) правовое образование.

Информационно-логическими  системами (ИЛС) правовой информации называются информационные системы, призванные на базе хранящегося в них, специально систематизированного массива правовой информации с помощью специальных логических процедур решать задачи анализа правовой информации.

Сравнительно  новым и перспективным направлением использования компьютерных технологий являются экспертные системы (ЭС), относящиеся к системам искусственного интеллекта.

Эти системы  способны накапливать, обрабатывать знания из некоторой предметной области, на их основе выводить новые знания и  решать на основе этих знаний практические задачи, объясняя ход решения. С помощью экспертных систем решаются задачи неформализованные, слабо структурируемые, алгоритмы решения которых не существуют в силу неполноты, неопределенности, неточности, расплывчатости рассматриваемых ситуаций и знаний о них.

Автоматизированные  рабочие места (АРМ) – индивидуальный комплекс технических и программных средств, предназначенный для автоматизации профессионального труда специалиста. В состав АРМ входят, как правило, персональный компьютер, принтер, графопостроитель, сканер и другие устройства, а также прикладные программы, призванные решать конкретные задачи из профессиональной деятельности.

Понятие АРМ  не является до конца устоявшимся. Так, иногда под АРМ понимают только рабочее  место, оборудованное всеми аппаратными  средствами, необходимыми для выполнения определенных функций. Также можно встретить понятие АРМ как условного названия программного пакета, предназначенного для автоматизации рабочего процесса.

Поскольку АРМ  отличаются от ИСС развитыми функциональными  возможностями, последние могут входить в состав Обычно различают три способа построения АРМ в зависимости от структуры исполнения – индивидуального пользования, группового пользования и сетевой. Следует лишь заметить, что сетевой способ построения кажется наиболее перспективным, поскольку позволяет получать информацию из удаленных банков данных, вплоть до федерального и международного уровня, а также обмениваться интересующей информацией между структурными подразделениями, не прибегая к другим средствам связи.

При работе с  АРМ от специалиста не требуется детального знания системного и прикладного программного обеспечения.

Другими видами сложных информационных образований  являются автоматизированные системы  информационного обеспечения (АСИО) и автоматизированные системы управления (АСУ). Указанные системы становятся необходимым условием информационного обеспечения государственного регулирования и управления.

Автоматизированные  системы управления (АСУ) – комплекс программных и технических средств, предназначенных для автоматизации  управления различными объектами.

Основная функция  АСУ – обеспечение руководства  информацией. Автоматизированная система  управления обеспечивает автоматизированный сбор и передачу информации об управляемом  объекте, переработку информации и  выдачу управляемых воздействий на объект управления.

По характеру предоставления хранимой информации ИПС можно разделять  на:

- фактографические,

- документальные,

- геоинформационные.

Фактографические накапливают  и хранят данные в виде множества  экземпляров одного или нескольких типов структурных элементов. Каждый из таких экземпляров структурных элементов или некоторая их совокупность отражают сведения, по какому – либо факту, событию. Структура каждого типа информационного объекта состоит из конечного набора реквизитов, отражающих основные аспекты и характеристики сведений для объектов данной предметной области.

В документальных единичным  элементом информации является нерасчлененный на более мелкие элементы документ и информация при вводе, как правило, не структурируются, или структурируются в ограниченном виде. Для вводимого документа могут устанавливаться некоторые формализованные позиции – дата изготовления, исполнитель, тематика. Некоторые виды документальных информационных систем обеспечивают установление логической взаимосвязи вводимых документов – соподчиненность по смысловому содержанию.

В геоинформационных  данные организованы в виде отдельных  информационных объектов привязанных  к общей электронной топографической  основе. Геоинформационные системы  применяются для информационного обеспечения в тех предметных областях, структура информационных объектов и процессов в которых имеется географический компонент.

Другим критерием классификации  поисковых систем являются функции  или решаемые задачи.

- Справочные являются  наиболее распространенным типом функций информационных систем, и заключается в предоставлении абонентам системы возможностей получения установочных данных на определённые классы объектов.

- Поисковые являются  наиболее распространённым классом  информационных систем. В общем, виде можно рассматривать как некое информационное пространство, задаваемое в терминах информационно – логического описания предметной области.

- Расчетные заключается  в обработке информации, находящейся  в системе, по определённым  расчётным алгоритмам для различных целей.